Bürgerbüro in Bad Hersfeld führt Onlineterminbuchung ein

Bürgerbüros gehören im Verwaltungswesen zu den wichtigsten Anlaufstellen für Anwohner*innen und jene, die es werden wollen. Umso wichtiger ist es, die verschiedenen Verwaltungsprozesse wie Ummeldungen, Ausweiswesen oder Kirchenaustritte weiter zu optimieren, Termine schneller abzuwickeln und Wartezeiten für die Besucher*innen zu reduzieren. Dazu leistet die Terminmanagement-Lösung der ekom21, „tevis21“, in Bad Hersfeld seit dem 01. Juni einen wichtigen Beitrag. Dort können Bürger*innen über die Internetseite der Stadt Termine bequem von zu Hause buchen.

Verringerte Wartezeiten und optimierte Abläufe in Bad Hersfeld

„Auf der Internetseite des Bürgerbüros können derzeit schon viele Dienstleistungen direkt online abgewickelt oder vorbereitet werden. Wenn aber wirklich mal ein persönlicher Besuch notwendig ist, bieten wir mit dem modernen Terminmanagement Bürgerinnen und Bürgern jetzt verringerte Wartezeiten, optimieren die Abläufe und können die Personaleffizienz steigern. So macht das Bürgerbüro einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge“, äußerte sich Bürgermeister Thomas Fehling zur Einrichtung der Lösung in Bad Hersfeld.

Über die Buchungsseite können Besucher*innen direkt sehen, ob und wann noch Termine frei sind. So müssen die Anwohner*innen in Zukunft auch erst dann im Büro erscheinen, wenn sie dort empfangen werden können. Lange Wartezeiten vor Ort gehören damit der Vergangenheit an. Bei der Buchung erfahren die Bürger*innen direkt, welche Unterlagen sie zu ihrem Termin mitbringen müssen. Dies ist ein Segen für all jene, die schon einmal lange im Bürgerbüro auf einen Termin gewartet haben, nur um dann festzustellen, dass sie nicht alle nötigen Dokumente mitgebracht haben.

Die Verwaltung modernisieren mit tevis21

tevis21 ist eine IT-Lösung der ekom21. Mit ihrer Hilfe können Büros das Aufkommen ihrer Besucher*innen steuern. Das System ist modular aufgebaut, weswegen es auf die Strukturen der einzelnen Behörden anpassbar ist. Dank individueller Designs fügt sich tevis21 organisch in die Benutzeroberflächen der Webseiten der Büros ein. Die Lösung ist immer online. Termine können zu jeder Tages- und Nachtzeit komfortabel vom Computer oder Smartphone aus gebucht werden. Für einen reibungslosen Tagesablauf berücksichtigt das System nicht nur die gebuchten Termine, sondern auch die Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter*innen sowie der zu erwartenden Laufkundschaft. Somit wird eine Überlastung des Büros und der Angestellten vermieden. Mithilfe der integrierten Statistik-Funktion können Arbeitsabläufe evaluiert und ausgewertet werden, um die Prozesse zu optimieren und Wartezeiten noch weiter zu reduzieren.