Automatisierung in der Kreisverwaltung 

Bildunterschrift: Florian Ernst, Fachbereichsleiter E-Government Landkreis Bergstraße, und Gaby Wunderlich, prozessverantwortliche Projektmanagerin

Der Fachkräftemangel stellt Kommunen vor eine zentrale Herausforderung: Die Aufgaben werden nicht weniger, gleichzeitig stehen dafür immer weniger personelle Ressourcen zur Verfügung. Für den Landkreis Bergstraße ist Digitalisierung deshalb nicht nur eine Frage moderner Technik, sondern auch eine Möglichkeit, vorhandene Ressourcen gezielter einzusetzen.

„Wir wollen die Potenziale der Digitalisierung aktiv nutzen“, sagt Florian Ernst, Fachbereichsleiter E-Government, Landkreis Bergstraße. Ein wichtiger Ansatz dabei ist die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten mit EMMA.

Erst den Prozess verstehen, dann automatisieren

Für den Landkreis steht die Technik nicht am Anfang. Bevor ein Prozess automatisiert wird, wird er analysiert und möglichst optimiert. Anschließend wird geprüft, welche Arbeitsschritte sich für eine Automatisierung eignen und welchen konkreten Nutzen sie bringt.

Gaby Wunderlich beschäftigt sich beim Landkreis Bergstraße mit der Modellierung und Automatisierung von Prozessen mit EMMA. Sie weiß aus der Praxis: Besonders geeignet sind Abläufe, die sich häufig wiederholen, klar definiert sind und wenig Ermessensspielraum enthalten. Dazu gehören beispielsweise Dateneingaben, Abfragen in Fachverfahren oder die Übertragung von Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen.

Für die genannten Abläufe kann EMMA manuelle Arbeitsschritte übernehmen. Die Lösung arbeitet dabei mit den vorhandenen Benutzeroberflächen und kann Anwendungen bedienen, Daten erfassen und Informationen übertragen. Das macht sie auch dort interessant, wo eine klassische Schnittstelle zwischen zwei Systemen noch nicht vorhanden oder kurzfristig nicht wirtschaftlich umzusetzen ist.

Gesundheitsamt: Automatisierung im Arbeitsalltag

Ein Beispiel dafür findet sich im Gesundheitsamt des Landkreises. Dort wurden zahlreiche Prozesse betrachtet. Rund 100 Abläufe wurden hinsichtlich ihres Automatisierungspotenzials untersucht. Das Ziel: Mitarbeitende sollen von wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten entlastet werden und sich stärker auf die Aufgaben konzentrieren können, bei denen fachliche Einschätzung und menschliches Urteilsvermögen gefragt sind.

Dabei geht es nicht ausschließlich um die Frage, wie viele Minuten oder Stunden eingespart werden. Ein wesentlicher Effekt ist die Verlässlichkeit. Ist ein Prozess automatisiert, muss die zuständige Person nicht ständig daran denken, ihn auszuführen. EMMA arbeitet die definierten Aufgaben regelmäßig ab. Treten Probleme auf, können die Mitarbeitenden gezielt eingreifen.

„Die mentale Entlastung ist für mich ein ganz wichtiger Punkt“, betont Gaby Wunderlich. Mitarbeitende können sich darauf verlassen, dass wiederkehrende Aufgaben erledigt werden, und haben dadurch den Kopf frei für ihre eigentlichen Fälle.

Ein Prozess ist selten nur ein Prozess

Eine weitere Erfahrung des Landkreises: Der Aufwand für die Automatisierung eines neuen Prozesses kann deutlich sinken, wenn bereits ähnliche Abläufe vorhanden sind.

Während der erste komplexere Prozess noch mehrere Monate Entwicklungszeit benötigte, dauerte die anschließende Übertragung auf einen vergleichbaren Anwendungsfall nur noch ein bis zwei Wochen. Vorhandene Prozessbausteine können demnach wiederverwendet und an neue Anforderungen angepasst werden.

Das eröffnet Perspektiven für die kommunale Zusammenarbeit. Viele Verwaltungen bearbeiten ähnliche Aufgaben und arbeiten mit vergleichbaren Fachverfahren. Wenn Prozesse und Erfahrungen geteilt und nachgenutzt werden können, muss nicht jede Kommune bei null anfangen.

Automatisierung als Baustein der Digitalisierung

Für Florian Ernst ist EMMA deshalb ein Baustein auf dem Weg zu einer stärker digitalisierten Kreisverwaltung. Gleichzeitig sieht er die Lösung nicht als Ersatz für eine konsequente Digitalisierung der Fachverfahren. Langfristig sollten Daten möglichst durchgängig digital von einem Prozess zum nächsten fließen. Wo entsprechende Schnittstellen noch fehlen, kann Automatisierung eine pragmatische Brücke sein.

Die bisherigen Erfahrungen zeigen für den Landkreis Bergstraße vor allem eines: Automatisierung funktioniert dort besonders gut, wo Prozesse klar strukturiert sind und regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten anfallen. Dafür braucht es allerdings auch organisatorische Voraussetzungen und entsprechendes Know-how. Der Landkreis empfiehlt deshalb, die Expertise für Automatisierung zentral zu bündeln und die Fachbereiche bei der Umsetzung zu begleiten. 

„Automatisierungen können uns das Leben und die Arbeit erleichtern. Bots können monotone Handgriffe und Abläufe ersetzen. Aber, sie ersetzen keine Mitarbeitenden. Mit ERPEA (Entscheidungstool für den Einsatz von Automatisierungstechnologie in der öffentlichen Verwaltung) schaffen wir stattdessen Freiräume, damit unser Personal sich auf die Aufgaben konzentrieren kann, bei denen Erfahrung, Urteilsvermögen und persönliche Kommunikation gefragt sind“, betont Christian Engelhardt, Landrat Bergstraße.