4. Kommunalforum newsystem #digital

Auch virtuell ein voller Erfolg

Wie veranstaltet man ein Online-Event, dass das Besondere von Vor-Ort-Veranstaltungen ­wie dem persönlichen Austausch mit den Vorteilen des Digitalen kombiniert? Für das 4. Kommunalforum lässt sich die Frage folgendermaßen beantworten. Indem man seinem Publikum ein abwechslungsreiches Programm bietet, sympathische Redner*innen vor die Kamera stellt, die Teilnehmenden durch Interaktionsmöglichkeiten einbindet, Pausen zur Erholung schafft und zwischendrin ein paar aktivierende Übungen für Körper und Geist gegen das Mittagstief einbaut. 

Das Team im Bereich Finanzwesen hat sich für seine Kunden darüber hinaus noch mehr einfallen lassen: Im Vorfeld erhielten die Teilnehmer*innen ein kleines Begleitpaket u. a. mit Kaffee und gesunden Snacks zur Stärkung. Zusätzlich wurden alle zu Beginn der Veranstaltung gebeten, ein Selfie von sich zu machen, von wo aus sie den Vortrag gerade erleben. Aus allen Einsendungen wurde eine schöne Collage erstellt, die zum Abschluss der Veranstaltung gezeigt wurde. 

Die neuen Infoma newsystem Modern Clients – mobil, einfach, individuell

Nachdem ekom21-Unternehmensbereichsleiter Andreas Schemel alle Teilnehmer*innen begrüßte, stellte Christian Diste, Fachbereichsleiter von der ekom21, die neue Oberfläche des Web-Clients vor. Unterstützt wurde er von Armin Schiller, Produktmanager von Axians Infoma. 

Mit dem neuen User Interface stehen Anwender*innen jetzt noch mehr Funktionen zur Verfügung wie zum Beispiel das individuell anpassbare Rollencenter mit neuem Oberflächen-Design. Das Rollencenter bietet nun die Möglichkeit, Kennzahlen und Grafiken einzubinden für alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Auch im Bereich der Usability hat sich einiges getan. Das Abteilungsmenü wurde durch ein Navigationsmenü mit dynamischem Aufbau ersetzt. Nutzer*innen können sich ihr Menü nach eigenen Wünschen zusammenstellen, z. B. durch die Einbindung von Lesezeichen. Eine erweiterte Suchfunktion ermöglicht die Anzeige von Suchbegriffen in allen zur Verfügung stehendenRollencentern. Zudem lässt sich die Filtersuche abspeichern und im Bedienfeld hinterlegen. Die spaltenübergreifende Suche in Tabellen sowie die Anpassung der Spaltenbreite sind ebenfalls neu. Während sich die Spaltenbreite vorher nur manuell anpassen ließ, wird ähnlich wie in Excel durch einen Doppelklick die optimale Spaltenbreite ermittelt. Über die Browser-Funktion haben Nutzer*innen zudem die Möglichkeit, die Anwendung individuell zu vergrößern oder verkleinern.  

All diese neuen Funktionen entsprechen der gewohnten Weise wie wir uns im Internet bewegen. Auch das Abrufen von Informationen auf verschiedenen Geräten gehört dazu und ist durch eine Anbindung an Tablet und Smartphone gelöst worden. Die neuen Modern Clients sind auf eine einfache Bedienung ausgelegt. Sie ermöglichen Anwender*innen ihren ganz persönlich zugeschnitten Arbeitsplatz einzurichten, um Verwaltungshandeln noch effizienter zu gestalten. 

Die Projektlaufzeit zur Einführung der neuen Modern Clients ist für 21 Monaten vorgesehen. Zunächst wird in einem ersten Schritt der Web-Client ausgerollt, ehe dann im zweiten Schritt entsprechende Clients für Smartphone und Tablet den ekom21-Kunden bereitgestellt werden. Bereits im Mai wird die erste Version für den Echtbetrieb ausgeliefert und im Juni sollen die ersten Datenbanken umgestellt werden. Bis Ende 2022 sollen alle Kunden der ekom21 die neuen Funktionen der Finanzsoftware nutzen können. 

Spannender Informations- und Erfahrungsaustausch

Neben den umfassenden Neuerungen zu den Modern Clients, wurden die 274 Teilnehmer*innen über gesetzliche Änderungen der neuen Gebühren- und Bargeldkasse (Webkasse) und die Anbindung der technischen Sicherungseinheit (TSE) von Janina Weber, Produktmanagerin der ekom21, informiert. 

Weiter ging es mit einem Vortrag zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen, bei der Jelena Götz, Produktmanagerin der ekom21, u. a. die eRechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung vorstellte sowie die aktuelle Gesetzeslage dazu beleuchtete.  

Die Teilnehmer*innen erhielten zudem einen umfassenden Einblick in die Archivierung von Dokumenten mit Hilfe der elektronischen Akte (eAkte), zu der Nadine Herbst von der Gemeinde Hasselroth ihre Erfahrung als Anwenderin teilte.  

Den abschließenden Rahmen bildete die Vorstellung der digitalen Agenda für die kommenden Jahre. Die Umsetzung des OZG unter Berücksichtigung von künstlicher Intelligenz, die Einführung von Apps für eine anwenderfreundliche Arbeit sowie die Einbindung von Chatbots sind nur ein kleiner Ausschnitt an Themen, mit denen sich die ekom21 aktuell beschäftigt. 

Gelungenes Online-Event

Auch wenn ein persönliches Zusammentreffen in diesem Jahr nicht stattfinden konnte, bot die ekom21 ihren Kund*innen mit dem digitalen Kommunalforum einen würdigen Ersatz.

Mit einer ausgewogenen Mischung aus Fachvorträgen, Interviews, Erfahrungsaustausch und aktiver Einbindung der Teilnehmer*innen durch Umfragen und die Möglichkeit, jederzeit Fragen über den Chat zu stellen, trug das abwechslungsreiche Programm zu einer rundum gelungenen Veranstaltung bei. Das bestätigen auch die zahlreichen positiven Resonanzen der Teilnehmer*innen:  

„Vielen Dank für diese tolle und informative Veranstaltung. Ich empfinde diese Art der Veranstaltungen als großen Pluspunkt von Corona. Mir hat es sehr gut gefallen; lange Autofahrten, Organisation von Vertretung - alles ist entfallen. Perfekt!“

„Ich war zu Beginn skeptisch, gerade was den bewährten Erfahrungsaustausch angeht. Aber ich muss sagen, es war eine gelungene Veranstaltung mit vielen nützlichen Informationen. Herzlichen Dank an das Team, super und weiter so.“

„Die lockere Art und Weise der Präsentation, die Möglichkeit Fragen zu stellen und Antworten zu erhalten sowie die Umfragen haben mir gut gefallen.“