videma21 für mehr Effizienz

Heuchelheim schafft Sicherheit

Großer Schritt

Aufgrund der stetig wachsenden Anforderungen der Digitalisierung beschloss die Heuchelheimer Gemeinde bereits im vergangenen Jahr die gesamte IT an die ekom21, Hessens größten IT-Dienstleister, auszulagern. Mit den Sanierungsmaßnahmen im Rathaus verschob sich der Termin, sodass der Aufbau der neuen Infrastruktur erst mit dem Umzug in das Übergangsgebäude erfolgte. Die Rechner und Drucker wurden im Zeitraum August bis September innerhalb von vier Tagen parallel zur bestehenden Infrastruktur im Rathaus in Betrieb genommen und auf Funktionalität getestet. Ausfallzeiten konnten hierdurch auf null reduziert werden. Mit dem Umzug in die neuen Räumlichkeiten wurden die Benutzer auf das neue System umgestellt. Möglich war dies durch stetige Synchronisierung der Datenbestände.

Basis für die neue IT-Struktur bildet die ekom21-Lösung „videma21“, ein virtuelles Desktop-Management, mit dem die gesamte Arbeitsplatzumgebung im Rechenzentrum der ekom21 bereitgestellt wird. Die Rechner der Verwaltung werden durch eine verschlüsselte Datenleitung mit dem Rechenzentrum verbunden. Beim Start eines installierten Arbeitsplatzes sieht der Mitarbeitende zwar seinen gewohnten Desktop, physisch aber laufen alle Anwendungen in der Ferne.

„Mit der Einführung videma21 in der Gemeinde Heuchelheim an der Lahn haben wir einen großen Schritt in Richtung der weiteren Digitalisierung unserer Kommunalverwaltung getan. Die E-Akte und die Umsetzung des OZG wurden für uns dadurch leichter“, fasst Bürgermeister Lars Burkhard Steinz zufrieden zusammen.

Die Umsetzung 

Die Migration des Fachverfahrens erfolgte in mehreren Schritten. Zu Beginn wurde die gesamte Infrastruktur sowie die Hard- und Software umfassend analysiert. Weil keine Verwaltung die gleichen Anforderungen wie die andere hat, konzipierte die ekom21 eine exakt auf die Bedürfnisse der Gemeinde abgestimmte Lösung und plante anschließend detailliert den Projektablauf.

Vor dem Umzug der Gemeinde in die neuen Räumlichkeiten, startete das ekom21-Team mit dem Aufbau der neuen Computersysteme sowie Monitore und vernetzte diese anschließend mit dem ekom21-Standort Gießen. Mit dem Druckpartner aus Felsberg wurde ein mehrmandantenfähiges Druckerkonzept installiert. Dieses bietet ein zentrales Druck- und Scanmanagement-System und sorgt mittels Chip-Authentifizierung für die größtmögliche Sicherheit vor fremden Blicken. Zudem bietet sich nun die Möglichkeit, an jedem Großkopierer im Rathaus seine Dokumente abzuholen.

Im Anschluss erfolgte die Implementierung der Software sowie der Umzug der Programme und Daten in videma21. Bestehende Benutzerprofile wurden eingerichtet, das Zeiterfassungsterminal sowie u.a. Unterschriftentablets, Fingerprinter und Smartcardreader aufgebaut. Neben der Implementierung eines sicheren WLAN-Konzepts mit mehreren zentral verwalteten Access Points (Basisstationen), wurde eine IP Telefonanlage installiert sowie die Beschaffung sämtlicher Hardware über die ekom21 zeitnah durchgeführt.

"Wenn man einen Umzug zu managen hat und dann zusätzlich eine neue EDV-Anlage mit dem neuen System videma21 anschafft, ist es schön, mit einem so starken und zuverlässigen Partner wie der ekom21 zusammen zu arbeiten. Alle Zusagen wurden von den Mitarbeitern termingetreu eingehalten. Die Installationen vor Ort waren wegen der guten Vorarbeiten nicht einmal in einem Viertel der geplanten Zeit erledigt", berichtet Hauptamtsleiter Frank Stein. 

Insgesamt 35 Arbeitsplätze der Gemeindeverwaltung Heuchelheim wurden auf das neue Verfahren umgestellt – das bisher größte Projekt von videma21.

Verwaltung der IT-Infrastruktur

Für die Gemeinde Heuchelheim hat sich die IT-Modernisierung gelohnt, bestätigt auch Frank Stein: "Wir arbeiten mit videma21 jetzt schon seit zwei Monaten ohne nennenswerte Störungen. Die Daten unserer Bürgerinnen und Bürger werden sicher in einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum rund um die Uhr aufbewahrt. Die Daten sind nicht nur vor Einbrechern sicher, sondern auch vor Hackerangriffen. Das können wir als Gemeinde einfach nicht leisten."

Mussten früher regelmäßig Aktualisierungen der Software, Virenscanner oder Verfahren vorgenommen werden, so arbeiten die Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter heute in einer stets aktuellen Arbeitsumgebung auf dem neuesten technischen Stand. Während die ekom21 sich um die Administration, Sicherheit, Aktualität und Pflege der IT kümmert, bleibt den Heuchelheimer Verwaltungsexperten mehr Zeit für das Tagesgeschäft.

Haben Sie eine Frage zu videma21? Schreiben Sie uns eine E-Mail an videma21@ekom21.de.