Wo beginnt der zukunftsweisende Wandel?

Digitaler Gewerbesteuerbescheid: Ein innovativer Schritt für Eichenzell und ganz Hessen 

Technik im Detail: Infoma und die Schnittstelle zu Elster

Grundlage für den digitalen Gewerbesteuerbescheid ist ein medienbruchfreier Prozess. Das Finanzamt stellt der steuererhebenden Kommune die Bescheiddaten digital zur Verfügung, welche über eine Schnittstelle in die Finanzsoftware Infoma eingelesen und dort verarbeitet werden (Eingangskanal). Sofern der Steuerpflichtige bei Einreichung der Gewerbesteuererklärung gegenüber dem Finanzamt die digitale Zustellung des Bescheides wünscht, findet dieser Wunsch im weiteren Verlauf Berücksichtigung. Der von der Kommune in Infoma erstellte Gewerbesteuerbescheid wird dann mittels ELSTER-Transfer im Elster-Unternehmensportal bereitgestellt (Ausgangskanal). Wer die Papierform bevorzugt, erhält von seiner Kommune den Gewerbesteuerbescheid bis auf Weiteres aber auch weiterhin postalisch und gedruckt. Wie sieht der ganze Prozess im Einzelnen aus? 

Prozessbeschreibung: Digitalisierung der Gewerbesteuer in 5 Schritten
  • 1. Elster Online-Finanzamt 

    Der Prozess beginnt mit der Einreichung der Gewerbesteuererklärung und gegebenenfalls der Zerlegungserklärung über das Elster-Portal. 

  • 2. Finanzamt

    Das Finanzamt prüft jetzt die eingereichten Daten und erstellt die Mitteilung über den Gewerbesteuermessbetrag sowie gegebenenfalls über Zerlegungsanteile. Diese Informationen werden den Kommunen in einem elektronischen Datenformat bereitgestellt.

  • 3. Kommunale HKR-Systeme

    Die Mitteilungen werden in die kommunalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR)-Systeme eingespielt. Die Kommune nutzt diese Daten zur Erstellung des Gewerbesteuerbescheids (Eingangskanal).

  • 4. Elster-Transfer 

    Der erstellte Gewerbesteuerbescheid (inkl. XML-Anhang mit maschinenlesbaren Daten) wird innerhalb des HKR-Systems über die Schnittstelle zu Elster-Transfer an das zentrale Postfach des Unternehmens gesendet.

  • 5. Postfach und Weiterleitung 

    Das Unternehmen oder das Steuerbüro ruft den Gewerbesteuerbescheid über das Unternehmensportal (z. B. Elster-Unternehmenskonto) ab. 

So ermöglicht der digitalisierte Prozess die effiziente Bearbeitung und den papierlosen Austausch von Gewerbesteuerdaten zwischen Finanzamt, Kommunen und Unternehmen. Der Einsatz von standardisierten Formaten und sicheren Übertragungswegen via ELSTER-Transfer optimiert den gesamten Ablauf und minimiert manuelle Eingriffe. 

Einer der Vorreiter in Zusammenarbeit mit der ekom21: Die Gemeinde Eichenzell. Jana Farnung, Mitarbeiterin im Steueramt von Eichenzell und zuständig für die Digitalisierung der Gewerbesteuer, hebt hervor: „Die Lösung der ekom21 mit einer Schnittstelle zu ELSTER war ein entscheidender Schritt. Sie automatisiert viele Vorgänge und hat uns den Arbeitsalltag enorm erleichtert.“

Daten werden mittlerweile täglich eingespielt und verarbeitet. Ein besonders großer Vorteil ist, dass Infoma von der ekom21 als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) bereitgestellt wird, was Wartung und Betrieb für die Gemeinde vereinfacht. Während Updates, Wartung und Weiterentwicklung zentral im Rechenzentrum der ekom21 erfolgen, konzentrieren sich die Verwaltungsprofis auf fachliche Fragen. 

Eichenzell als Pilotprojekt: Herausforderungen und Erfolge

Die Gemeinde Eichenzell war eine der ersten Kommunen in Hessen, die den digitalen Gewerbesteuerbescheid zunächst testweise eingeführt hat. Bereits im März 2024 fand der erste Kickoff-Termin mit der ekom21 statt. In regelmäßigen Abständen wurden offene Fragen geklärt und Prozesse optimiert. Eine wichtige Erkenntnis aus der Testphase war – neben der Anwenderfreundlichkeit – die gute Betreuung durch die ekom21: „Bei diesem innovativen Projekt machen wir sehr gerne mit, denn die Frage ist nicht, ob wir umstellen, sondern wann. Und wenn alle Beteiligten das identische Ziel verfolgen, geht man gerne voran“, so Simon Herr, Leiter der Finanzverwaltung in Eichenzell.

Der entscheidende Meilenstein ist im Juli 2024 erreicht: Die Kommune hat die ersten digitalen Gewerbesteuerbescheide erstellt und automatisierte Prozesse implementiert. 

Mehrwert für Kommunen: Effizienzsteigerung und Bürgerfreundlichkeit

Die Umstellung auf den digitalen Gewerbesteuerbescheid bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Dazu zählen:

  • Zeitersparnis: Die Prozesse wurden beschleunigt, wodurch die Verwaltung entlastet wird.
  • Ressourcenschonung: Papierverbrauch und manuelle Arbeitsschritte entfallen.
  • Bürgerfreundlichkeit: Unternehmen können Bescheide direkt digital abrufen und weiterverarbeiten.

Jana Farnung zieht ein positives Fazit: „Unser Ziel war es, die Effizienz zu steigern und die Zufriedenheit der Steuerpflichtigen zu erhöhen – beides haben wir erreicht.“

Ein Blick in die Zukunft: Weitere Digitalisierungsschritte

Die Erfahrungen aus Eichenzell zeigen, dass der digitale Gewerbesteuerbescheid nicht nur technisch umsetzbar, sondern auch ein bedeutender Schritt in Richtung moderner Verwaltung ist. Der nächste Fokus liegt darauf, weitere Prozesse – wie die Verarbeitung von Grundsteuerdaten– ebenfalls zu automatisieren.

Dank der Unterstützung von der ekom21 als verlässlichen Partner können Kommunen sicher sein, dass der Übergang reibungslos verläuft. Mit Infoma im SaaS-Betrieb und der Schnittstelle zu ELSTER bietet die ekom21 ein Rundum-sorglos-Paket, das nicht nur bei der Einführung, sondern auch im laufenden Betrieb überzeugt.

Gemeinsam mit unseren Kunden gestalten wir die digitale Zukunft der Kommunalverwaltung“, sagt Janina Bornmann, Produktverantwortliche aus dem Produktmanagement bei der ekom21. „Die Gemeinde Eichenzell hat gezeigt, was möglich ist und durch kurze Entscheidungswege einen wichtigen Beitrag zur Umsetzung geleistet. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit anderen Kommunen und auf weitere digital versendete Gewerbesteuerbescheide“.