Gemeinde wechselt in den ASP-Betrieb der ekom21

Die Projektbeteiligten vor dem Rathaus in Groß-Zimmern

(Sehr) kurzer Zeitplan

Um es vorweg zu nehmen: Es handelt sich um die erfolgreiche und erstmalige Datenübernahme eines DATEV-Kunden in den RZ-Betrieb der ekom21.
Das Umstiegsprojekt wurde trotz aller Eile und Effizienz mit großer Sorgfalt und termingetreu durchgeführt: Nach dem ersten Kontakt auf der eXPO22 folgte im darauffolgenden Monat eine Präsentation der einzelnen Infoma-Module sowie der ekom21-Services – Ende Juli wurde der Auftrag zur Übernahme erteilt. Beauftragungen für solch einen Umstieg zum nächsten Jahreswechsel müssen normalerweise bis spätestens April erfolgen, damit ausreichend Zeit für Abstimmungen, Einrichtungen und Tests gegeben ist. Nach interner Klärung und Prüfung der Ressourcen wurde das Projekt trotz des sehr knappen Umsetzungszeitraumes zum 01.01.2023 dennoch angenommen.

Anfang September konnte das Kickoff zum Umstieg gegeben werden, wobei u. a. die Erwartungen und Ziele im Projekt, der zeitliche Ablauf und viel Organisatorisches mit der Gemeinde Groß-Zimmern abgestimmt wurden. Für den Kunden ist eine neue Infoma-Datenbank aufgebaut und zunächst die Grundeinrichtungen, wie Gemeindedaten, Anschrift, Logo/ Wappen, Bescheide usw. vorgenommen worden. Seitens der Gemeinde wurde ein Datenabzug aus dem Alt-Verfahren DATEV bereitgestellt und eine Überleitungstabelle angefertigt. Die Abstimmung dieser zahlreichen Daten erfolgte dann mit dem Kunden im Rahmen der Teilprojekte Finanzbuchhaltung und Veranlagung.

Detailabstimmungen

Die Mitarbeiter der Gemeinde Groß-Zimmern mussten in die bereits bestehende Schulungsplanung mit eingebunden werden. Schnittstellen zu Fachverfahren, wie z. B. dem Abrechnungsprogramm für Kindergärten, wurden aufgebaut und getestet. Die Benutzer wurden in Infoma angelegt und mit entsprechenden Zugriffsrechten versehen.

Die notwendigen Fachschulungen wurden im November 2022 durchgeführt, im Dezember startete der Echtbetrieb des Rechnungsworkflows (RWF) und Ende Dezember konnte die Fertigstellung der Migrationsphase abgenommen werden. Aufgrund der sehr guten Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und der ekom21 konnte die Testmigration denkbar knapp am 23.12.2023 fertig gestellt werden und es blieb nur eine knappe Woche zum Prüfen der migrierten Daten.

Nach erfolgreicher Migration der Daten erfolgte am 1. Januar der Echtstart mit Unterstützung der ekom21. Gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen des Projektteams der ekom21 wurden die ersten Rechnungen erfasst, die ersten Kontoauszüge gebucht, die ersten Zahlläufe erstellt – und nach einer erfolgreichen Einarbeitung in Infoma erfolgte im April 2023 die Übergabe eines sehr zufriedenen Kunden in den Infoma-Support der ekom21.

Zufriedener Kunde

Das größte Lob für die ekom21 als kommunalen IT-Dienstleister ist, wenn sich der Kunde nach einem gemeinsamen Projekt zufrieden äußert, wie es die Gemeinde Groß-Zimmern getan hat: „Endlich kommen wir wieder gerne an die Arbeit. Wir können nun ordentlich buchen und auch den Bürgerinnen und Bürgern eine nachvollziehbare Auskunft geben“.

Die Qualität von Infoma und die vielfältigen Leistungen der ekom21 sorgen dafür, dass Prozesse anwenderfreundlich, praxisnah und Effizient erledigt werden. Selbst wenn mitunter ein klein wenig höherer Preis zu Buche schlägt, erspart man sich in der Summe betrachtet Mehraufwendungen, die ärgerlich und zeitintensiv sein können. Bleibt nur der Dank für eine intensive und erfolgreiche Zusammenarbeit: Seitens der Finanzverwaltung der Gemeinde Groß-Zimmern waren Stephanie Heine und Martin Seibert (Projektleitung sowie Fibu, Jan-Michael Uebel (Migration, Zahlungsverkehr) und Konstantin Schmidt (Steuern und Abgaben) beteiligt. Von der ekom21 kamen hinzu Thomas Luschmann (Migration), Sebastian Heerdt (Steuern und Abgaben), Birgit Path-Harnisch (Fibu), Peter Kohaupt (RWF) und Julian Recknagel (Projektleitung ekom21 sowie Teilprojekt Zahlungsverkehr).