Große Zufriedenheit mit neuem Zulassungsverfahren

Haugut verband dies mit einem großen Lob für das Fachteam der ekom21: „Die Vor-Ort-Betreuung in den Zulassungsstellen nach dem Livegang sowie die Betreuung im eigens dafür eingerichteten Webex-Chat wurde von den Kolleginnen und Kollegen für sehr gut befunden und entsprechend rege genutzt. Dies trug zu einem nicht geringen Teil ebenfalls zum Erfolg bei“. 

Die Anerkennung kann postwendend erwidert werden, denn auch das Team der ekom21 zeigt sich sehr zufrieden mit dem Ablauf der Umstellung. Vor allem das große Engagement der Sachbearbeiter*innen der Behörde habe erheblich zum Erfolg beigetragen. Im Vorfeld der Umstellung waren wöchentlich zwei Stunden zum Üben im Umgang mit der neuen Software angesetzt, die offensichtlich rege genutzt wurden zur Vorbereitung auf die zweiwöchige Phase der Intensivschulungen – unmittelbar vor der Umstellung. 

Als großer Vorteil erwies sich, dass die Schulungen vollständig in Präsenz vor Ort in Friedberg abgehalten wurden, was dem Trainerteam ermöglichte, persönlich, direkt und individuell auf Fragestellungen einzugehen. Das trug nicht nur dazu bei, dass die Lerninhalte kompetent vermittelt wurden, sondern auch, dass anfängliche Ängste der Sachbearbeiter*innen schnell ausgeräumt werden konnten und sogar in eine spürbare Vorfreude übergingen.

Nachdem die Datenmigration von der Behördenleitung ohne Beanstandung abgenommen werden konnte und die Umstellung der Software schon am frühen Nachmittag abgeschlossen war, wurden noch am gleichen Tag erste Zulassungsvorgänge und Händlervorgänge vom Vortag erfolgreich durchgeführt.

Während die Betreuung am Umstellungstag ausschließlich per Videokonferenz erfolgte, war das kfz21-Fachteam der ekom21 zusätzlich an den ersten Tagen mit Bürgerbetrieb in wechselnder Besetzung am Hauptstandort in Friedberg und den Außenstellen persönlich vor Ort. Als gute Entscheidung erwies sich die reduzierte Terminvergabe für den ersten Tag in Echtbetrieb. Damit blieb den Sachbearbeiter*innen mehr Zeit für die Bearbeitung der Bürgeranliegen und erleichterte so die Umgewöhnung. 

Nicht nur diese Maßnahme sorgte für eine entspannte Atmosphäre – überhaupt wurde die Zusammenarbeit zwischen den Sachbearbeiter*innen, den Trainern und dem Fachteam der ekom21 als überaus freundlich und kollegial empfunden. 

Sehr erfreulich ist, dass die professionelle Vorbereitung aller Beteiligten den Supportbedarf seitens der ekom21 im Anschluss an die Umstellung deutlich reduziert hat.

Nach dieser rundum positiven Erfahrung sieht sich das kfz21-Team bestens gerüstet für die noch folgenden Umstellungsprojekte in den kommenden Monaten.