Transparenz durch „newsystem“

Von links nach rechts: Mike Frey (stellvertretender Abteilungsleiter Finanzen), Bürgermeister Christof Heller, Christian Diste (ekom21), Stefan Keltsch (Vertrieb Axians Infoma), Holger Schmelzeisen (Geschäftsleitung Axians Infoma) und Patrick Gronych (Leiter der Abteilung Finanzen in der Gemeindeverwaltung Hüttenberg).

Optimiertes Rechnungsworkflowverfahren für mehr Transparenz und schnellere Bearbeitung

Diste war zu einem besonderen Anlass nach Hüttenberg gekommen: Als einer von drei Finalisten erhielt die Gemeinde am Montag den Innovationspreis 2021 der Firma Axians Infoma GmbH für ihr fortschrittliches Finanzsystem. Der Preis wird seit neun Jahren ausgelobt: Alle 1300 Verwaltungen, mit denen das Softwareunternehmen bundesweit zusammenarbeitet, können zukunftsweisende Projekte einreichen.

„Es liegt immer an den handelnden Personen, wie gut eine so umfassende Aufgabe wie die Verwaltungsdigitalisierung umgesetzt wird“. Der Hüttenberger Bürgermeister Christof Heller ist beim Pressetermin merklich stolz auf sein Finanz-Team: Abteilungsleiter Patrick Gronych und dessen Stellvertreter Mike Frey hatten sich vor der Bewerbung um den Innovationspreis intensiv mit dem Rechnungsworkflow der Gemeinde befasst. Die eingehenden Rechnungen werden dabei in das digitale System übertragen und gehen dort über die Vorkontierung, Prüfung bis zur Zahlung durch mehrere Abteilungen. „Im Prinzip haben diese Veränderungen Auswirkungen auf die gesamte Verwaltung“, erklärt Mike Frey. Ein Großteil der in der Vergangenheit manuell erfassten Daten wird nun – auch unterstützt durch Künstliche Intelligenz – auf der Grundlage von Rechnungsinformationen automatisch vervollständigt. Das spart Zeit und Geld und setzt Ressourcen für andere Tätigkeiten frei. Ein weiterer Vorteil ist die Transparenz: Doppelbuchungen, Dokumentenverlust oder Mahnungen kommen praktisch nicht mehr vor. Dafür mussten zunächst die Mitarbeiter für die Idee gewonnen und geschult, Abläufe neu geordnet und Programme aufeinander abgestimmt werden.

Hüttenberg ist Vorreiter-Kommune

„Wenn man ein Leuchtturmprojekt startet und sich nichts bei anderen Kommunen abschauen kann, ist das immer spannend“, berichtet der Abteilungsleiter Finanzen, Patrick Gronych. „Ihr Einsatz hat sich gelohnt: Hüttenberg ist jetzt eine Vorreiter-Kommune, von der andere lernen können. Dies ist ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl der Preisträger“, entgegnet Holger Schmelzeisen, Geschäftsführer der Axians Infoma GmbH. Mit Professor Jens Weiß von der Hochschule Harz hatte ein Experte das Unternehmen bei der Bewertung der Bewerbungen unterstützt. Der erste Platz unter den drei Preisträgern ging in diesem Jahr an den Landkreis Leer.

Zukunftsideen gehen nicht aus

Auch für die Zukunft haben die beiden Finanzexperten der Verwaltung Ideen. Wir hinterfragen laufend unsere Abläufe, um herauszufinden, wie wir besser werden können“, so Patrick Gronych. Mike Frey ergänzt: „Wir überlegen zum Beispiel, warum und wie lange Bescheide noch mit der Post versendet werden müssen“. Hier müsse aber erst der Gesetzgeber die Grundlagen für Rechtssicherheit schaffen.
In Kürze gibt es aber in jedem Fall eine Verbesserung, von der nicht nur die Verwaltung, sondern die gesamte Gemeinde profitieren wird. Das mit der Auszeichnung verbundene Preisgeld in Höhe von 2.500 Euro soll in eine moderne Sitzgruppe mit Tisch hinter dem Rathaus investiert werden. Dort entsteht ein aktiver Treffpunkt für Spaziergänger, Rathausbesucher, Kinder und auch Mitarbeiter; auch ein Bereich für Wikinger-Schach und Boulespiel ist vorgesehen.

Quelle und Foto: Gemeinde Hüttenberg