Rollout für rund 250 kommunale Kunden

Integrationsfähigkeit

Ausschlaggebende Entscheidungskriterien waren für den größten kommunalen IT-Dienstleister in Hessen die Integrationsfähigkeit sowie die einfache Installation und komfortable Handhabung für die Anwender. Für den Einsatz vorgesehen sind zunächst die im Paket angebotenen E-Akten für den Finanz- und Steuerbereich sowie die Anlagenbuchhaltung. Weitere Akten, wie Adressverwaltung, Vollstreckung, Liegenschafts- und Gebäudemanagement sowie Zentrale Vertragsverwaltung, werden darüber hinaus bei Bedarf umgesetzt. Zwanzig Kunden der ekom21 sind bereits im Produktivbetrieb. Nach dem erfolgreich durchgeführten Rollout des elektronischen Rechnungsworkflows bei bisher 180 Kunden ist die Umsetzung der E-Akte ein weiterer Meilenstein in der seit 2002 bestehenden partnerschaftlichen Zusammenarbeit der beiden Unternehmen.

So einfach wie möglich

„Wir haben uns für den Einsatz entschieden, um die Vorteile dieses integrierten Systems zu nutzen“, erläutert Christian Diste vom Kunden- und Produktmanagement Finanz- und Rechnungswesen der ekom21. „Vorrangiges Ziel ist immer, unseren Kunden die Arbeit so einfach wie möglich zu machen. Diese Anforderung erfüllt die elektronische Akte vollständig. Der Anwender arbeitet auf seiner alltäglichen Oberfläche und die in Infoma newsystem erzeugten Dokumente, wie beispielsweise Steuerbescheide, Eingangsrechnungen, Mahnungen, Stundungen etc., gehen automatisch, ohne zusätzlichen manuellen Schritt, in die jeweilige Akte“.

Damit realisiert die ekom21 im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie eine weitere Maßnahme auf dem Weg zu optimierten durchgängigen Verwaltungsprozessen. Denn als integraler Bestandteil von Infoma newsystem gewährleistet die E-Akte effiziente Prozessunterstützung. Die Bearbeitung – Dokumente ablegen, suchen und bearbeiten – erfolgt komfortabel in der gewohnten Umgebung, ohne dass der Anwender auf ein DMS-System zugreifen muss. Die revisionssichere Archivierung aller Dokumententypen kann somit in beliebigen DMS-Systemen bzw. Hardware-/Software-Archivlösungen erfolgen.

 „Die Effizienzvorteile für die Verwaltungen durch die Automatisierung von Abläufen sind enorm“, kommentiert Holger Schmelzeisen, Geschäftsführer Axians Infoma. „Die papierlose Bearbeitung aller internen Verwaltungsprozesse zu ermöglichen, hat für uns oberste Priorität und ist entsprechend in unserer konsequent fortgeschriebenen digitalen Agenda formuliert“.

Keine Medienbrüche

Dafür stehen auch die u.a. neu entwickelten Highlights Elektronischer Grundsteuermessbescheid und Versandmanager. Hierbei erfolgt die Ablage der digitalen Mess- und Steuerbescheide automatisch in der integrierten Steuerakte; über den Versandmanager ist gleichzeitig der elektronische Versand möglich. Christian Diste sieht in den aktuellen Erweiterungen eine wirksame Unterstützung, um Prozesse von Anfang bis Ende digital bearbeiten zu können: „Wir gehen den von uns eingeschlagenen Weg Richtung Verwaltungsmodernisierung und Digitalisierung konsequent weiter, indem wir weitere bürgernahe Services im Sinne des Onlinezugangsgesetzes bereitstellen. So kann dann beispielsweise die Hundean- und -abmeldung übers Internet angeboten, der Bescheid im Finanzwesen digital erstellt und aus der E-Akte heraus automatisch zugestellt werden – ganz ohne Medienbrüche. Wie bei allen Projekten werden wir uns auch dabei auf die bewährte Erfahrung des Teams von Axians Infoma stützen“.

Holger Schmelzeisen ergänzt: „Mit der ekom21 haben wir einen langjährigen Partner, der über ein großes Know-how und eine außergewöhnliche Kompetenz verfügt. Die konsequente Umsetzung ihrer zukunftsweisenden Digitalisierungsstrategie mit durchgängigen elektronischen Prozessen u.a. auf Basis der Infoma newsystem Digitalisierungslösungen haben wir deshalb in diesem Jahr mit der Auszeichnung als Best Practice Partner honoriert. Wir freuen uns darauf, die Herausforderungen der digitalen Transformation weiterhin gemeinsam zu meistern“.