Verwaltung digital mit eAkte Office

Usingen und Neu-Anspach starten Pilotbetrieb

Bürgermeister Thomas Pauli (Neu-Anspach), ekom21-Geschäftsführer Ulrich Künkel, Kerstin Klein (Usingen), Karin Schütz (Neu-Anspach), Roswitha Brenner (Neu-Anspach), Michael Guth (Usingen), Bürgermeister Steffen Wernard (Usingen) und Julia Spindler (ekom21) geben den Startschuss (v.l.n.r.)

eAkte Office

Viele Dokumente kommen nicht aus einem Fachverfahren, sind aber wichtiger Bestandteil eines Vorgangs. Dazu gehören beispielsweise Schreiben aus einem Textverarbeitungsprogramm, Pläne oder Tabellengraphiken, E-Mails, Eingangspost, Telefaxe oder sonstiger Schriftverkehr. Mit dem Modul eAkte Office ist gewährleistet, dass solche Dokumente mittels Knopfdruck der entsprechenden eAkte des Fachverfahrens übergeben werden und abrufbar sind. Nach der erfolgreichen Einführung der eAkten in den Anwendungen Rechnungsworkflow, Personenstandsregister und Einwohnermeldewesen werden Digitalisierungslücken – wie sie bei der „normalen“ Post und deren Dokumenten entstehen – nun durch die eAkte Office geschlossen.

Als Pilotanwender startete Usingen am 15. Oktober; Neu-Anspach schloss sich am 19. Oktober an.

Mehrere Phasen

Die Einführung erfolgt in mehreren Phasen, zunächst mit der reinen Dokumenten- bzw. Schriftgutverwaltung im Haupt- und Personalamt; in einer nächsten Phase kommt der Bereich Finanzen dazu. Andere Bereiche folgen. Nachdem die Dokumenten-/Schriftgutverwaltung in der ganzen Verwaltung im Einsatz ist, werden Module wie z.B. der digitale Posteingang folgen.

In Neu-Anspach wurde die eAkte zuerst im Bereich „Zentrale Steuerung und Personalwesen“ sowie im Assistenzbereich des Bürgermeisters geschult und eingeführt. Anschließend erfolgte die Umstellung bei der Wasserversorgung, die eine IKZ-Abteilung (Interkommunale Zusammenarbeit) mit Usingen ist.

Im bisherigen Projektverlauf beider Städte konnten bereits wichtige Fragen, wie die Erstellung des Aktenplans abgeschlossen werden. Darüber hinaus wurde ein verwaltungsübergreifender Aktenplan in Zusammenarbeit mit der Firma Lorenz erstellt, der nun auch für andere Kunden der ekom21 zur Verfügung steht. Der nächste entscheidende Punkt ist die Anbindung der Digitalisierungsplattform „civento“; damit ist dann eine lückenlose und medienbruchfreie Verwaltungsdigitalisierung möglich.

Wichtiger Meilenstein

Steffen Wernard, Bürgermeister der Stadt Usingen, äußert sich zufrieden über die Einführung der eAkte Office: „Wie die meisten Kommunalverwaltungen beschäftigt auch uns derzeit die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), der effiziente und kostensenkende Einsatz von Informationstechnologie und somit insgesamt die fortschreitende Digitalisierung unserer Verwaltung. Wir sind sicher, mit der ekom21 und ihren Produkten einen zuverlässigen und kompetenten Partner auf dem Weg zum digitalen Rathaus an unserer Seite zu haben“.

Ulrich Künkel, Geschäftsführer der ekom21, erklärt: „Die Einführung der eAkte ist ein wichtiger Meilenstein in Sachen Verwaltungsdigitalisierung. Wir freuen uns, dass Usingen und Neu-Anspach so zielstrebig und konsequent den Weg zur Verwaltungsmodernisierung verfolgen. Beide Städte sind Vorreiter bei der Digitalisierung und zählen zu den Modellkommunen“.

„Mit einer umfassenden Digitalisierungsstrategie und praxiserprobten Lösungen bieten wir allen Kommunen in Hessen ein festes Fundament, ihre Prozesse OZG-konform und sicher zu digitalisieren – von der Vorgangsbearbeitung bis hin zur elektronischen Bezahlung und Langzeitarchivierung“, so Künkel abschließend.

Haben Sie Fragen zur Digitalisierung Ihrer Verwaltung? Interessieren Sie sich für die eAkte Office? Dann nehmen Sie mit Ihrem zuständigen Kommunalberater Kontakt auf oder schreiben eine E-Mail an: Vertrieb@ekom21.de