RWF 3.0

Optimierte Arbeitsprozesse im Rechnungslauf

Rechnungsworkflow und eRechnungs-Manager gewährleisten die vollumfängliche Verarbeitung elektronischer Rechnungen und sorgen für kürzere Durchlaufzeiten, optimierte Abläufe und hohe Prozess-Sicherheit.

Rechnungen in Papierform, die nach Eingang in der Verwaltung verteilt werden müssen, Forderungen und Zahlungseingang manuell abgleichen, Rückmeldung zum Status quo einer Belastung abwarten, Fristen einhalten, Gutschriften verbuchen – der Rechnungslauf ist komplex, aufwändig und doch zentral für das Finanzwesen der Kommunen. Mit RWF 3.0 behalten Sachbearbeiter*innen nicht nur den Überblick über Rechnungen, Gutschriften und Fristen, sondern die Lösung optimiert den Rechnungslauf insgesamt.

Was bietet RWF 3.0?
Vom Posteingang bis zur Buchung können zuständige Mitarbeiter*innen Rechnungen oder Gutschriften in RWF 3.0 bearbeiten. Das Verfahren bildet alle Arbeitsschritte des Rechnungslaufs ab und optimiert den Arbeitsprozess durch Digitalisierung und Automatisierung. RWF 3.0 ist eng mit dem Finanzwesen auf Basis der Lösung Infoma integriert. Daten lassen sich automatisch und ohne Brüche zwischen den beiden Anwendungen austauschen.
Transparenz von Anfang an
Schon der Posteingang sorgt für Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung: Bei Eingang werden Rechnungen zunächst digitalisiert und können dann komplett in RWF 3.0 bearbeitet werden. Es folgt die Zuordnung zur verantwortlichen Organisationseinheit, die auch über die notwendigen Kenntnisse für die Prüfung verfügt. Im System kann der Verlauf der jeweiligen Bearbeitungsschritte jederzeit eingesehen werden. So lassen sich auch Fristen mühelos wahren. Gleichzeitig können die Verantwortlichen den Bürger*innen oder auch den eigenen Kolleg*innen stets schnell und korrekt Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstatus der Rechnung geben.
Prozesse – standardisiert, individuell und reibungslos
Trotz Standardisierung lassen sich die Prozesse einfach an individuelle Anforderungen anpassen. So lässt sich das Vieraugen-Prinzip für bestimmte Schritte – beispielsweise bei Kontierung oder Buchung – verankern: Dann können Sachbearbeiter*innen, die eine Rechnung bereits bearbeitet haben, diese nur noch aufrufen, aber nicht mehr ändern. Oder es lassen sich Plausibilitätsprüfungen für die laufenden Buchungsvorgänge anlegen. Auch können Nutzer*innen Erinnerungsmails oder Eskalationsbenachrichtigungen einrichten. Am Ende steht die revisionssichere Archivierung der Rechnungen inklusive prozessbegleitender Dokumentation. Einen reibungslosen Arbeitsablauf gewährleisten auch Vertretungsregelungen, die in den Benutzereinstellungen der Anwendung hinterlegt werden. Egal ob Urlaubs- oder Krankheitsvertretung: Rechnungen bleiben nicht unbearbeitet, sondern werden gemäß der hinterlegten Vertretungsregelung von der Vertretung finalisiert.
Komfort und Effizienz
Mit RWF 3.0 können sowohl debitorische als auch kreditorische Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen bearbeitet werden. Eingerichtete Kontierungsvorlagen erleichtern die Bearbeitung von wiederkehrenden Belegen. Durch die vollständige Integration in das Finanzwesen bleiben die Nutzer*innen in ihrer vertrauten Arbeitsoberfläche – alle Felder aus Infoma sind auch in RWF 3.0 verfügbar, einblendbar und buchbar. Das ganzheitliche Management von Rechnungen mit Workflows, Digitalisierung und intuitiven Nutzeroberflächen optimiert den Rechnungslauf. Das ist Verwaltungsmodernisierung und der Schlüssel zu maximaler Effizienz.