Siegel- und Signaturdienste

Durch den Wegfall von Papierdokumenten werden Verwaltungsprozesse erheblich verkürzt. Unterschriftsvorgänge dauern nur noch Sekunden, wodurch Bearbeitungszeiten für Bürgeranfragen deutlich sinken.

Alle Anforderungen der eIDAS-Verordnung, insbeson­dere im Hinblick auf die qualifizierte elektronische Signatur, werden erfüllt. Dies garantiert die höchste Rechtssicherheit für alle signierten Dokumente.

Vor der Signatur erfolgt eine Identifizierung über den Vertrauensdienst – wahlweise per Video-Ident-Verfahren oder mit dem neuen Personalausweis (eID-Funktion). Das Portal führt Schritt für Schritt durch den Prozess.

Die Umstellung auf elektronische Signaturen und Siegel spart Papier-, Druck- und Archivierungskosten. Zudem wird der Aufwand für die Verwaltung mini­miert, da digitale Dokumente einfacher verarbeitet, überprüft und gespeichert werden können. 

Weniger Papierverbrauch und reduzierte Transport­wege bedeuten weniger CO₂-Ausstoß und Ressour­censchonung. Kommunen werden durch die Nutzung zu einer umweltfreundlicheren Verwaltung.

Die Lösung Siegel- und Signaturdienste basiert auf langjähriger Erfahrung im kommunalen Umfeld und hat sich als zuverlässige Lösung im Echtbetrieb bewährt.

Intuitive Bedienung ohne umfangreiche Schulungen.

Der Betrieb erfolgt im BSI-zertifizierten Rechenzentrum der ekom21. Ein durchdachtes Rechte- und Rollenkonzept sorgt für einen sicheren, datenschutzkonformen Zugang und schützt alle Dokumente vor unbefugtem Zugriff.

Siegel werden zentral durch die ekom21 verwaltet. Eine regelmäßige Auswertung stellt detaillierte Informationen zum Signaturverbrauch bereit, einschließlich Signaturniveaus, Identifikationen und weiteren Nutzungsdaten.

Mehrere Dokumente können in einem Schritt rechtskonform signiert werden – ideal für Serienbriefe, Bescheide oder Verträge. Das beschleunigt die Abläufe erheblich.

Signatur- und Siegel-Annotationen lassen sich zentral verwalten und individuell anpassen. So kann das digitale Siegel einem klassischen Amtsstempel entsprechen. Zusätze wie i. V., i. A. oder ppa. sind ebenfalls möglich.

Mehrere PDF-Dokumente lassen sich zu einem Gesamtdokument zusammenführen. Transparente Workflow-Statusanzeigen schaffen Übersicht, Vertretungen können flexibel festgelegt und Unterschriftenanfragen weitergeleitet werden.

Die Workflow-Funktion ersetzt die physische Umlaufmappe. Dokumente werden digital bearbeitet, freigegeben und weitergeleitet – mit Echtzeit-Status, automatischer Weiterleitung und Protokollierung für maximale Effizienz.

Die für Mobilgeräte optimierte Weboberfläche ermöglicht jederzeit und überall rechtsverbindliche
Signaturen zu erstellen – ganz bequem und unabhängig vom Standort – sofern eine Internetverbindung besteht.

Die Lösung überprüft automatisch, ob das Dokument unverändert ist, das zugehörige Zertifikat gültig und vertrauenswürdig bleibt und die Signatur von einer anerkannten Zertifizierungsstelle stammt.