Wie erfolgreich sind Onlinedienste?

Datengewinnung

Die Online-Angebote werden bereitgestellt über eine Vielzahl an technischen Möglichkeiten. Eine besondere Herausforderung liegt hier in der Datengewinnung, da sie aus heterogenen Systemlandschaften der öffentlichen Verwaltung hervorgehen, u. a. die OZG-Plattform des Landes Hessen (civento), die Formular-Dienste, Online-Module vom Fachverfahrenshersteller, die HTML-Formulare in kommunalen Webauftritten (umgesetzt im Content-Management-System) sowie die EfA-Leistungen, bereitgestellt durch verschiedene Bundesländer und ggf. Drittanbieter-Online-Systeme für sehr spezifische Anforderungen (z. B. Ticketing-Systeme).

Jedes Realisierungssystem bietet im besten Fall, wenn überhaupt, rudimentäre Auswertungsmöglichkeiten und verwaltet eigene Zugänge, aber ein Gesamtbild der Nutzung der Online-Services kann durch die Systemvielfalt nur unzureichend zur Verfügung gestellt werden. Aktuell sind der manuelle Aufwand der Datenauswertung und die Datenintegration aus den unterschiedlichen Quellsystemen sehr mühsam und es benötigt ausgeprägtes fachliches Wissen, was nicht immer vorhanden ist.

Die Lösung

Eine effektive und effiziente Lösung des Problems liegt in einer Software Plattform, welche Daten automatisiert einsammelt und die visuelle und inhaltliche Aufbereitung automatisch erledigt. Ein System, welches Daten aus verschiedenen Online-Service-Systemen darstellt, hat den Vorteil, dass es Vergleiche vereinfacht und die teilweise sehr unterschiedlichen Reporting-Möglichkeiten in den einzelnen Systemen standardisiert. Die automatische Darstellung und Aufbereitung der Daten soll den Verantwortlichen in Kommunalverwaltungen Unterstützung bei der Optimierung bestehender Online-Services, wie auch Hinweise bei der Gestaltung/Konzeption weiterer Services bieten.

Ein Plattform-System mit integrierter Visualisierung kann die Nutzung der Online-Services transparent innerhalb der Verwaltung und bei Veröffentlichung im Internet auch für die interessierte Öffentlichkeit darstellen und so einen Mehrwert an Transparenz und Partizipation in der Verwaltungsdigitalisierung bewirken. Insbesondere durch das Anbieten von „vorgefertigten“ Auswertungen, zugeschnitten auf das kommunale Leistungsspektrum anhand von z. B. kommunalen Aufgabenbereichen nach KGSt bzw. kommunalen Statistikmeldungen, Lebenslagen, Leistungsschlüsseln nach FIM-Systematik oder Fachbereichen/Organisationsstruktur in der Behörde, wird die Interpretation vereinfacht und in einem sinnvollen überschaubaren Rahmen gehalten. Eine ansprechende grafische Visualisierung der Daten hilft dabei, wesentliche Erkenntnisse schnell „ergreifen“ zu können.

Herausforderungen

Die Digitale Kommune@Hessen hat diese Herausforderungen erkannt und einen Lösungsvorschlag als Projektantrag eingereicht. Das Projekt „eGovernment Service- und Analyse-Dashboardsystem“ ist gefördert durch das Land Hessen, genauer gesagt der Hessischen Staatskanzlei durch die Hessische Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung. Die Stadt Marburg leitet dieses Projekt. Weitere Projektpartner sind die Städte Fulda, Gießen, Limburg, Offenbach und Wetzlar. Projektinhalte sind die Entwicklung des Software-Plattform-Systems, gemäß den Anforderungen der vielen Fachexperten aus den sechs Städten, durch die ekom21 und die Beauftragung von Online-Modul-Herstellern, um die benötigten Datenkonnektoren zu entwickeln. Reale Daten aus diesen Kommunen dienen schon bei der Konzeption als Validierung.

Das eGovernment Service- und Analyse-Dashboardsystem (eGovSAD) sammelt Nutzungsdaten über eine offene, herstellerneutrale Webserviceschnittstelle und ermöglicht Darstellungen, welche auf Anhieb Interpretationen über Nutzung und Service-Zufriedenheit des Online-Angebots einer Behörde zulassen. So ist eine Software-Plattform entstanden von Praktiker*innen für Praktiker*innen und als Projekttransfer ist die Nachnutzung in allen hessischen Verwaltungen möglich. Das Verwaltungsportal Hessen liefert die Stammdaten für das Dashboard-System. Beim Rollout in den Kommunen finden die Verantwortlichen bereits ein konfiguriertes und nutzbares System vor.

Das meist eingesetzte System im Land Hessen für die Realisierung von Onlinediensten, civento von der ekom21, hat bereits einen integrierten Datenkonnektor und kann so für alle hessischen Kommunen Nutzungsdaten liefern. Die Befüllung des Systems mit Bewegungsdaten ist daher für über die Hälfte der aktuell im Verwaltungsportal Hessen existierenden Onlinedienste sofort möglich.

Vorstellung in Marburg

Nach zweijähriger Projektlaufzeit wurden am 29.02.2024 die Ergebnisse im Rahmen eines Empfanges von Bürgermeister Dr. Thomas Spieß durch die Projektleiterin Dr. Karen Verbist in Marburg dem hessischen Staatssekretär für Digitalisierung und Innovation, Stefan Sauer, vorgestellt.

Dr. Verbist stellte heraus, dass neben der intuitiven Oberfläche mit vorgefertigten Auswertungsmodulen auch Schnittstellen zum Verwaltungsportal Hessen und ein Datenkonnektor zum herstellerunabhängigen Import von Nutzungsdaten, den Mehrwert der Lösung ausmachen.

Sauer zeigte sich beeindruckt von den entstandenen Ergebnissen und würdigte insbesondere die Zusammenarbeit der sechs beteiligten Kommunen Fulda, Gießen, Limburg, Marburg, Offenbach und Wetzlar, die noch in drei weiteren gemeinsamen Förderprojekten die Digitalisierung in Hessen vorantreiben. Der Staatssekretär betonte, dass es der richtige Weg sei, mit den Erkenntnissen aus dem Wirkungscontrolling den Nutzungsgrad der digitalen Verwaltungsleistungen weiter voranzutreiben. Hierfür steht nun mit dem eGovernment Service- und Analyse-Dashboard endlich ein geeignetes Werkzeug zur Verfügung.

Matthias Drexelius, Geschäftsführer der ekom21, sicherte zu, die Lösung in den Regelbetrieb bei der ekom21 zu überführen. Er unterstrich den hohen Stellenwert der Erkenntnisse, die durch die Analysen über das Dashboard möglich sind. Um die sich daraus ergebenen Optimierungspotentiale für die digitalen Anwendungen auszuschöpfen, steht die ekom21 den Kommunen zur Seite.