ekom21 bringt weitere Angebotsoption zur
Aktenverscannung an den Start

Um kleineren Scanprojekten gerecht zu werden, war ein neuer Prozess und damit ein neues Verfahren notwendig, um die Digitalisierung wirtschaftlich abbilden zu können. Mit Version 2 können nun auch kleinere Mengen an Bestandsakten digitalisiert werden, ohne dabei auf die Vorteile eines professionellen Scanprozesses verzichten zu müssen.

Die Erweiterung des Angebots ist ein wichtiger Schritt für die ekom21 und ihre Kunden, da sie nun noch flexibler auf individuelle Anfragen reagieren kann. Die Herausforderung bei der Anpassung des Prozesses bestand darin, die Dokumente richtig zu organisieren und zu indexieren, damit sie in der Praxis auch einfach gefunden werden können. Da diese Dokumente häufig vertrauliche Informationen enthalten, war es zudem wichtig sicherzustellen, dass sie angemessen geschützt sind.

Die Vorteile der Aktendigitalisierung im Überblick

Neben Online-Services und der elektronischen Vorgangsbearbeitung bildet die elektronische Akte (eAkte) eine der grundlegenden Säulen der Verwaltungsdigitalisierung. Viele Kommunen haben über die Jahre hinweg große Mengen an physischen Dokumenten angesammelt, die sie aufbewahren und verwalten müssen. Die Digitalisierung dieser Altakten ermöglicht es den Kommunen, diese Informationen effizienter zu nutzen und zu verwalten. Bei der Aktendigitalisierung handelt es sich um eine Methode zur langfristigen Speicherung von wichtigen Informationen. Papierdokumente werden in elektronische Dateien umgewandelt und auf einem Computer oder Server revisionssicher gespeichert. 

Einer der wesentlichen Vorteile daran ist die Platzersparnis. Da digitale Dokumente in elektronischer Form vorliegen, müssen sie nicht mehr in Aktenordnern oder Regalen aufbewahrt werden, was nebenbei auch die Organisation der Dokumente erleichtert. Durch die schnelle Verfügbarkeit können Dokumente einfach durchsucht und gefunden werden. Das wiederum beschleunigt die Arbeitsprozesse und erhöht die Produktivität von Kommunen. Auch die Zusammenarbeit und der Austausch von Dokumenten wird erleichtert, da die Dokumente einfach per E-Mail oder Cloud-Speicher geteilt werden können. Die Digitalisierung von Altakten ermöglicht es auch, diese Dokumente besser zu sichern. Während physische Dokumente leicht beschädigt oder gestohlen werden können, bieten digitale Dokumente mehr Sicherheit. Mit Hilfe von Passwörtern und Verschlüsselungen wird das Risiko von Verlust oder Diebstahl minimiert. Schließlich kann die Aktendigitalisierung auch dazu beitragen, die Nachhaltigkeit zu verbessern. Durch die Reduzierung des Bedarfs an physischem Speicherplatz und die Einsparung von Papier und Tinte können Kommunen ihren Teil zu einem grüneren Hessen beitragen.

Insgesamt ist die Digitalisierung von Altakten ein wichtiger Schritt für Unternehmen und Organisationen, um ihre Effizienz und Sicherheit zu verbessern. Durch die Reduzierung von Platzbedarf, verbesserte Zugänglichkeit, bessere Sicherheit und Nachhaltigkeit können Geschäftsprozesse effektiver und effizienter gestaltet werden.

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