Interkommunale Zusammenarbeit
Einführung der eAkte bei elf Kommunen im Werra-Meißner-Kreis geplant
Bild: Copyright Staatskanzlei / MinD
Seit 2013 arbeiten die Städte Bad Sooden-Allendorf, Sontra, Waldkappel und Witzenhausen sowie die Gemeinden Meinhard, Berkatal, Herleshausen, Neu-Eichenberg, Ringgau, Wehretal und Weißenborn im Bereich IT in einer sogenannten Interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) zusammen. Nun planen die elf Kommunen gemeinsam die Einführung der elektronische Aktenführung in ihren Verwaltungen. Unterstützt wird das Projekt vom Land Hessen durch die Förderung smarter Kommunen und Regionen im Programm „Starke Heimat Hessen“ mit 575.473 Euro. Digitalstaatssekretär Patrick Burghardt überreichte Anfang September die Förderzusage im Beisein der Bürgermeister aller teilnehmenden Kommunen stellvertretend an Meinhards Bürgermeister Gerhold Brill. Die Gemeinde Meinhard hat die offizielle Federführung des Projekts.
„Die Digitalisierung der Verwaltungen ist ein großer Kraftakt, der nur gemeinsam zu bewältigen ist. Gerade für kleine Kommunen ist es meist finanziell und personell nicht alleine zu leisten. Daher begrüßen wir als Hessische Landesregierung ausdrücklich Interkommunale Zusammenarbeiten wie hier im Werra-Meißner-Kreis. Damit wird allen die Teilhabe an der Digitalisierung ermöglicht, zudem aber auch Ressourcen geschont und die Arbeit effizient gestaltet“, sagte Staatssekretär Burghardt. „Gleichzeitig sind digitale Verwaltungsabläufe unabdingbare Voraussetzung für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Dieses bietet künftig deutlich mehr Komfort und Service für die Bürgerinnen und Bürger, aber auch die Beschäftigten in den Verwaltungen werden entlastet.“
Synergien nutzen
Aktuell verfügen die elf Kommunen über eine gemeinsame IT-Infrastruktur und kümmern sich zentral um Betrieb und Support. Da alle Kommunen zudem bereits mit einer großen Zahl an Lösungen der ekom21 – wie emeld21 und Infoma newsystem – arbeiten und die vom Land Hessen allen Kommunen kostenfrei zur Verfügung gestellte und durch die ekom21 betreute Digitalisierungsplattform civento nutzen, bietet es sich an, auch die Digitalisierung der Aktenverwaltung mit der Lösung der ekom21 zu vereinheitlichen. Die eAkte löst bei drei Kommunen daher auch die bisherige Lösung eines Mitbewerbers ab. Hierdurch wird gewährleistet, dass alle Aktenvorgänge in einem Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden können, ohne aufwendig neue Schnittstellen zu schaffen. Durch die einheitliche Struktur werden zudem eine gegenseitige Unterstützung und ein einfacherer Austausch in der Zusammenarbeit ermöglicht. So kann die ekom21 bei zukünftigen Problemen jeglicher Art direkt unterstützend eingreifen, unabhängig vom Standort. Teil des Projekts ist zudem die Einführung eines einheitlichen Fachverfahrens für Gewerbe und Haushaltsplan, so dass die Interkommunale Zusammenarbeit weiter ausgebaut wird.
Eine nie dagewesene Zusammenarbeit
Eine Zusammenarbeit dieser Größenordnung ist nicht nur für die ekom21 neu, sondern für das gesamte Land Hessen. Als Thomas Holzapfel, der selbst fünf Jahre lang als IT-Spezialist für die ekom21 tätig war, 2005 eine Kooperation zwischen Witzenhausen, Bad Sooden-Allendorf und Neu-Eichenberg initiierte, war wohl noch keinem der Beteiligten bewusst, dass es schließlich zu einer derart großen Zusammenarbeit kommen würde. Auch heute noch ist Thomas Holzapfel der verantwortliche Mitarbeiter für die Koordination der gesamten IKZ Werra-Meißer und mittlerweile kann die gemeinschaftliche Arbeit einige Erfolge vorweisen. So zeigen diese elf Kommunen, was Städte und Gemeinden erreichen können, wenn sie sich zusammenschließen. Eine flächendeckende Digitalisierung der Aktenverwaltung in diesem Umfang hätten die elf Kommunen vermutlich nicht alleine geschafft. Umso wünschenswerter ist es, dass das Land Hessen Gemeinschaftsprojekte auch weiterhin unterstützen und fördern wird.
