aktenplan21

Verwaltungseinheitliche Struktur für eAkte|Office 

Aktenplan in Kürze

Das Thema Aktenplan ist in Verwaltungen kein unbekanntes, allerdings muss es mit der eAkte in einigen Punkten neu gedacht werden. Wo früher der analoge Aktenplan darauf ausgelegt war, sicherzustellen, dass jedes Dokument seinen Platz findet, verfügt der digitale Aktenplan noch über die zusätzlichen Strukturebenen „Akte“ und „Vorgang“. Die Vergabe von Aktenzeichen in den einzelnen Strukturen müssen bei der Sachbearbeitung nicht berücksichtigt werden. Akten-, Vorgangs- und Dokumentenzeichen werden z. B. bei Neuanlage automatisch anhand der Aktenplannummerierung in eAkte|Office erstellt. 


Die Struktur des Aktenplans sollte eine feste und weitgehend beständige Struktur sein, um den Pflegeaufwand so gering wie möglich zu halten. Eine Orientierung am Organigramm oder generell Strukturen, die z. B. einem politischen Wandel unterliegen, sind daher eher ungeeignet. Stattdessen bietet ein produktbezogener Aktenplan durch seine Themenbündelung längerfristige Stabilität.

aktenplan21 – sofort startklar für eAkte|Office

Mit dem aktenplan21 bietet die ekom21 einen Vorschlagsaktenplan, der die Hürden des steten Wandels und Wachsens überblickt, indem er einen verwaltungseinheitlichen Strukturplan bietet, der in jeder Kommune eingeführt werden kann. Darüber hinaus sind individuelle Ergänzungen bei Bedarf möglich. Der Aufbau orientiert sich an den Vorgaben des BMI – Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit – Baustein eAkte. 

Mit dem Vorschlagsaktenplan der ekom21 für eAkte|Office werden nicht nur Strukturen für die Ablage aller Dokumente ohne Fachverfahrensbezug gegeben. Auch die fachspezifischen eAkten, die mit Daten aus Fachverfahren befüllt werden, sind im aktenplan21 verortet, sodass mit dem aktenplan21 in eAkte|Office die eAkte-Produkte gebündelt werden.

Der Zugriff auf die einzelnen Aktenplanknoten und fachspezifischen eAkten wird durch ein ausgeklügeltes Rechtekonzept gesteuert – jede*r Mitarbeiter*in erhält nur auf ausgewiesene Bereiche Zugriff und kann diese anhand einer aktenplanübergreifenden Suche ansteuern. Somit bildet der aktenplan21 Struktur und Zugriffsrechte in einem ab.  

Der aktenplan21 wird allen Kommunen kostenfrei zur Verfügung gestellt. Wenden Sie sich dafür gerne an Ihre*n zuständige*n Kommunalberater*in. 

Den Beitrag zur verfahrensintegrierten eAkte und eAkte|Basis finden Sie zum Nachlesen hier:
https://www.ekom21.de/einfo21-eakte/


Bildquelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an BMI (2013), Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit – Baustein eAkte, https://www.verwaltung-innovativ.de/SharedDocs/Publikationen/Organisation/e_akte.pdf, S. 15.