Organisation

Matthias Drexelius

Matthias Drexelius ist seit 1. Oktober 2021 Direktor der ekom21 – KGRZ Hessen (Körperschaft des öffentlichen Rechts) und Geschäftsführer der ekom21 GmbH.

Er studierte Jura an der Universität Gießen, in der er auch seinen Abschluss machte. Der Diplom-Finanzwirt war über elf Jahre Bürgermeister seiner Heimatstadt Usingen und danach zwei Jahre im Vorstand des Regionalverbandes FrankfurtRheinMain.

Matthias Drexelius ist Rechtsanwalt und war als Associated Partner in einer mittelständischen Kanzlei in Frankfurt tätig. Weitere sechs Jahre war er Direktor des Hessischen Landkreistages.

Björn Brede

Björn Brede ist seit 1. April 2022 Direktor der ekom21 – KGRZ Hessen (Körperschaft des öffentlichen Rechts) und Geschäftsführer der ekom21 GmbH.

Der Diplom-Verwaltungswirt (FH) war nach seinem Abitur zunächst elf Jahre bei der Stadt Kassel tätig, unter anderem im Sozialamt, bei der Arbeitsförderung und zuletzt beim Amt für Kämmerei und Steuern.

Björn Brede war anschließend 12 Jahre Bürgermeister der Nationalparkstadt Frankenau und langjähriger stellvertretender Vorsitzender des Hauptausschusses beim Hessischen Städte- und Gemeindebund sowie in vielfältiger Verantwortungen bei weiteren Gremien und Verbänden.

Martin Kuban

Dipl.-Ing. Martin Kuban ist seit 1. Juli 2022 Direktor der ekom21 – KGRZ Hessen (Körperschaft des öffentlichen Rechts) und Geschäftsführer der ekom21 GmbH.

Der Diplom-Ingenieur ist ein ausgewiesener Experte für moderne Softwareentwicklung und digitale Transformation. Er begleitete die Entwicklung sowie Markteinführung von gleich mehreren Softwarelösungen der ekom21 maßgeblich mit.

Martin Kuban kann mehrjährige Erfahrungen als Geschäftsführer der „Softplan Slovakia s.r.o.“ (Bratislava, Slowakische Republik), ein Tochterunternehmen der Softplan Informatik GmbH und der Beteiligung der ekom21, vorweisen.

Zentrale Dienste

Verwaltung
Die Verwaltung sorgt für eine stabile Infrastruktur unserer Geschäftsstellen und organisiert den optimalen Rahmen für unsere Arbeit in der ekom21. Damit ist sie im täglichen Betrieb der interne Dienstleister für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Finanzwirtschaft
Der Fachbereich Finanzwirtschaft kümmert sich um die Abrechnung der Aufträge. Er sorgt dafür, dass Rechnungen korrekt ausgestellt werden und den rechtlichen Bestimmungen entsprechen. Auch die Anlagenbuchhaltung und das Finanzcontrolling sind Verantwortungsbereiche der Finanzwirtschaft.

Personalwirtschaft
Unser Fachbereich Personalwirtschaft kümmert sich um alle Themen rund um unsere Beschäftigten. Denn wir wissen: Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind es wert, sich täglich für sie einzusetzen.

Recht und Verträge
Unsere juristischen Expertinnen und Experten im Fachbereich Recht und Verträge kümmern sich um alle Belange von A wie Ausschreibung bis Z wie Zweckverbandsrecht. Für uns basieren erfolgreiche Kundenprojekte auch auf einem professionellen Vertragsmanagement. Mit kundenindividuellen Ausschreibungen unterstützt der Fachbereich die Beschaffungsvorhaben unserer Kunden.

Organisation
Der Fachbereich Organisation ist mit allen Themen rund um die Entwicklung unseres Unternehmens sowie unserer Mitarbeitenden betraut. Er kümmert sich um die (Weiter-)Entwicklung von Prozessen und Strukturen im Unternehmen genauso wie um die (Weiter-)Entwicklung unserer Mitarbeitenden durch vielfältige Lernangebote und Entwicklungspfade. Auch das Betriebliche Gesundheitsmanagement ist hier angesiedelt.

IT-Operations

Aufgabenstellung

• Produktion
  
• Print-Services
  
• IT-Services
• Interne IT-Services 
  
• Command Center
  
• IT-Sicherheit 
• IT-Produkte
• Stab 2A - IT-Operations
• Stab 2B – SAP Operations

Kunden- und Produktmanagement

Fachbereiche

• Kundenservice
• Personalwesen
• Einwohnerwesen, Wahlen
• Öffentliche Sicherheit & Ordnung
• Agentursoftware, Sozialwesen
• eGovernment/Dokumentenmanagement
• KPM Stab

KPM Finanz- und Rechnungswesen

Infoma Support:
Das Team Infoma Support ist die erste Anlaufstelle bei Fragen rund um unsere Software Infoma für das Finanzwesen. Bei allen Fragen rund um das tägliche Geschäft sind unsere Mitarbeitenden für unsere Kunden da. Darüber hinaus erstellen sie Schulungsunterlagen und Newsletter und pflegen den Bereich auf unserem Kundenproduktportal. Die Durchführung von Schulungen ist ebenfalls Bestandteil von unserem Support

Infoma Steuern und Abgaben:
Der Fachbereich Infoma – Steuern und Abgaben bietet unseren Kunden einen Finanzverwaltungsservice. Dieser Service umfasst zum Beispiel die Verwaltung der Einnahmen aus Steuern, Gebühren und Abgaben sowie die Erledigung der Jahressollstellungen entsprechend nach Kundenvorgabe.

Infoma Produktmanagement und Innovation
Dem Infoma Produktmanagement obliegt die strategische Verantwortung für die Gesamtlösung Infoma – von der Planung über die Vermarktung bis hin zur Ausmusterung von Produkten. Dabei arbeitet das Team eng mit den anderen Fachbereichen zusammen. Hauptaufgaben sind die Begleitung der Produktweiter- und Produktneuentwicklungen beim Softwarehersteller hinsichtlich der Anforderungen unserer Kunden, die Vorbereitung und Durchführung der Markteinführung, die laufende Marktbeobachtung und die Versorgung des Unternehmensbereiches Vertrieb/Marketing mit den entsprechenden Informationen zu unseren Lösungen. Des Weiteren trägt das Produktmanagement die fachliche Verantwortung für neue Updates, erstellt Update- und Versionsbeschreibungen und ist für den Rollout gemeinsam mit dem Bereich Technik verantwortlich.

Infoma Consulting
Der Fachbereich Consulting unterstützt unsere Kunden vielseitig im Bereich von Infoma. Sei es eine Projektbegleitung der Neukunden im Umstellungsprozess des Finanzwesens oder Begleitung der Bestandskunden in folgenden Bereichen:

• Einrichtung von neuen Mandanten

• Einführung neuer Module wie eAkte, RWF, LuGM, Kommunale Betriebe, usw.

• Aufbau einer Kosten- und Leistungsrechnung

• Aufstellung und/oder Überprüfung eines Jahresabschlusses

• Mandantencheck

• Schulung und Unterstützung auch vor Ort

Das Consulting-Team steht unseren Kunden mit Rat und Tat gern zur Seite und erstellt nach Wunsch ein individuelles Dienstleistungspaket.

Infoma Technik
Der Fachbereich Infoma Technik sorgt für die technische Bereitstellung der Anwendung. Die Mitarbeitenden stellen sicher, dass die Lösungen rund um unser Produkt Infoma produktiv zur Verfügung stehen und der Betrieb stetig optimiert wird.

Stab Finanzwesen und Controlling
Der Stab Finanzwesen und Controlling ist zentrale Ansprechperson für das Finanzwesen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernehmen das Controlling und managen die Zahlen.

Softwareentwicklung

Qualitätssicherung
Unser Bereich Qualitätssicherung ist immer einen Schritt voraus. Software muss effizient und benutzerfreundlich sein. Deshalb testen wir schon heute - manuell und automatisiert – auch die Anwendungen von morgen. Wir beraten und begleiten in aktuellen Projekten und wenden dazu unsere Expertise zu Teststrategien, Standards und Best-Practices an. Wir bewegen uns am Puls der Zeit und bringen neue und kreative Ideen ein. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Entwicklerinnen und Entwicklern sowie den Kundenberaterinnen und Kundenberatern schaffen wir Qualität von Anfang an.

Lösungen
In unserem Bereich Lösungen ist der Name Programm: hier entstehen maßgefertigte und innovative Softwarelösungen für die täglichen Herausforderungen unser Kunden. Wir analysieren die Problemstellungen und entwickeln daraufhin die passenden Produkte – stets im engen Kontakt und auf Augenhöhe mit unseren Kunden. Egal ob auf dem PC, Smartphone oder Tablet: Unsere Anwendungen unterstützen dabei, die Ziele der Anwenderinnen und Anwender so effizient wie möglich zu erreichen. Dafür bringen unsere cross-funktionalen Teams alle Fähigkeiten mit, diese Anwendungen so sicher, stabil und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.

Services
Der Bereich Services steht für Standardisierung und Effizienzsteigerung. Moderne Software braucht mehr als eine zeitgemäße und funktionale Bedieneroberfläche. Deshalb arbeiten wir hier an benutzer- und bürgerfreundlichen Services, die sich nahtlos in die Fachverfahren integrieren und damit eine durchgängige Digitalisierung ermöglichen. Hierzu gehören schlanke, prozessoptimierte Service-Lösungen zu Mehrwertdiensten wie Online-Bezahlung, Registerauskünften und sicherer Nachrichtentransport. Aber auch dort, wo bestehende Anwendungen den Kundenbedarf nicht abdecken, entwickeln wir abgestimmte und nutzerfreundliche Weblösungen.

Unternehmensbereich Digitalisierung

Der Unternehmensbereich Digitalisierung unter der Leitung von Michael Heinze bündelt in sechs Fachbereichen und vier Stäben ein breites und tiefgehendes Angebot, das darauf abzielt, Verwaltungsprozesse durchgängig zu digitalisieren und zukunftsfähig zu gestalten. Das Spektrum an Produkten deckt dabei alle Aspekte der Verwaltungsdigitalisierung ab – von großen Projekten und Themen wie dem Onlinezugangsgesetz (OZG) oder KI bis hin zur Altaktendigitalisierung und dem Zweiwohnungssteuer-Prozess. Unser Leistungsspektrum umfasst sowohl technische Produkte als auch umfassende Dienstleistungen und Wissensmanagement durch das Community-Prinzip.

Im Stab des Unternehmensbereichs befindet sich zudem das Produkt cosma21, eine urbane Datenplattform, die alle relevanten Daten aus der Verwaltung bündelt, harmonisiert und analysiert. Diese Wissensbasis stellt sowohl den Bürgerinnen und Bürgern als auch den Mitarbeitenden der Verwaltung wertvolle Informationen zur Verfügung, die zur Weiterentwicklung und Steuerung ihrer Kommunen und Region beitragen. cosma21 ist somit ein zentraler Baustein für die smarte, digitale Verwaltung von morgen. Zudem bietet unser Team strategische Beratung, um eine gezielte und effektive Digitalisierung in Behörden und Institutionen zu ermöglichen.

Unsere Fachbereiche im Detail:

Competence Center
Das Competence Center sorgt dafür, dass alle Digitalisierungsprodukte stets verfügbar sind und die gewohnte hohe Qualität beibehalten und kontinuierlich weiterentwickelt werden. Dies umfasst die Verwaltung von Anforderungs-, Release- und Qualitätsmanagement sowie die Qualitätssicherung.
Zudem stellt die Clearingstelle Schnittstellen zu anderen Fachverfahren sicher, um einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen zu gewährleisten.

eAkte
Im Bereich eAkte dreht sich alles um die papierlose Verwaltung. Das Team betreut unsere Kunden bei der Einführung und Nutzung der eAkte, einem Produkt, das die digitale Aktenführung und -verwaltung forciert. Statt meterlanger Aktenschränke und Papierbergen bietet die eAkte eine einfache, schnelle und sichere Möglichkeit zur Verwaltung von Dokumenten und Akten. Die Beratung in diesem Bereich spielt eine wichtige Rolle, da die elektronische Aktenführung als eine der zentralen Säulen der Verwaltungsdigitalisierung gilt und nur mit einem strukturierten Aktenplan zukunftsfähig realisiert werden kann.

Digitalisierung Kommunal
Unsere Kolleginnen und Kollegen des Fachbereichs Digitalisierung Kommunal begleiten unsere kommunalen Kunden bei ihren Digitalisierungsvorhaben. Die Digitalisierungsplattform civento spielt hier die Hauptrolle und ist die Basis vieler kommunaler Digitalisierungsprozesse. Das Team Consulting kümmert sich dabei um die Umsetzung von Projekten in unterschiedlichen Größenordnungen – von kleinen Aufgaben bis hin zu umfangreichen, komplexen Prozessen. Im Bereich Prozessentwicklung werden mit Hilfe von civento und verschiedenen KI-Lösungen spezifische Arbeitsabläufe entworfen und optimiert, um die Verwaltung noch effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.

EfA und Digitalisierungsprodukte
Zunehmend wünschen sich Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit, Verwaltungsdienstleistungen digital zu beantragen – Kommunen wünschen sich wiederum Standards in den Prozessen. Der Fachbereich EfA und Digitalisierungsprodukte entwickelt deshalb im Rahmen des „Einer für Alle“-Prinzips (EfA) bundesweite Lösungen mit der Digitalisierungsplattform civento. Auch Produkte wie die Content-Management-Lösung cms21, die einen modernen und benutzerfreundlichen Online-Auftritt ermöglicht, sowie esina21, die digitale Alternative zum Fax, werden hier betreut. Neu im Produktsortiment sind der Amt-O-Mat oder die kommunale App.

Digitalisierung Land/Bund
Der Fachbereich Digitalisierung Land/Bund realisiert umfassende Projekte auf Landes- und Bundesebene und bringt die civento-Prozesse über verschiedene Institutionen hinweg in die Fläche. Neben der engen Zusammenarbeit mit dem Land Hessen und den hessischen Regierungspräsidien kümmert sich das Team um die Betreuung und Ausgestaltung von Projekten für Institutionen wie den Landeswohlfahrtsverband oder das Bundesverwaltungsamt. Hier läuft die Koordination aller größeren Digitalisierungsprojekte zusammen, um eine zukunftsorientierte Verwaltung zu gestalten.

Service Center
Im Service Center steht der Kunde stets im Mittelpunkt. Hier werden sämtliche Anfragen zu den Digitalisierungsprodukten kompetent bearbeitet und individuelle Beratungsleistungen angeboten. Das Service Center betreut nicht nur das Kundeninformationssystem (KIS), sondern auch das Thema Barrierefreiheit, um sicherzustellen, dass alle digitalen Lösungen für alle Bürgerinnen und Bürger zugänglich sind. Darüber hinaus bietet das Schulungsteam maßgeschneiderte Lernprogramme zu den verschiedenen Produkten an und informiert unsere Kunden regelmäßig in verschiedenen Formaten, um sie immer auf dem neuesten Stand zu halten und die Community zu fördern.

Unternehmensbereich Vertrieb/ Marketing

Aufgabenstellung

Kommunalberatung
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunalberatung sind zentrale Ansprechpersonen für unsere Kunden und stehen in allen Fragen rund um die Fachverfahren und Dienstleistungen der ekom21 zur Verfügung. Sie beraten und informieren über neue Themen und pflegen die Beziehungen zu unseren Kunden bei diesen vor Ort. Ergänzend dazu unterstützt der Vertriebsinnendienst bei der täglichen Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung.

Digitalisierungsberatung
Die Digitalisierungsberatung unterstützt Kommunen bei der digitalen Transformation und begleitet sie bei der Umsetzung des OZG. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erarbeiten gemeinsam mit den Kommunen individuelle Konzepte rund um Themen wie Organisationsberatung, interkommunale Zusammenarbeit sowie Umsetzung der Anforderungen des Hessischen Kommunalabgabengesetzes (KAG).

Zentrales Auftragsmanagement
Das zentrale Auftragsmanagement (ZAM) spielt eine wichtige Rolle im Vertrieb, indem es eingehende Kundenaufträge aus dem Vertriebsinnendienst nochmals überprüft, weiterverarbeitet, den Fachbereichen zuweist und dem Kunden eine Auftragsbestätigung zusendet. Darüber hinaus unterstützt das ZAM die Fachbereiche der ekom21 in diversen Themenfeldern, wie zum Beispiel beim Auftragsmanagement und –Controlling, bei nachträglichen Anpassungen von Aufträgen und deren Abrechnung oder bei der Anlage von Bestellanforderungen und Bestellungen.

Marketing
Das Team Marketing steht für Information und Kommunikation. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreiben die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, steuern den Internetauftritt, kümmern sich um Produktvideos und Kampagnen für unsere Produkte und bespielen die Social-Media-Kanäle. Darüber hinaus übernimmt der Bereich Marketing die Planung, Organisation und Durchführung sämtlicher Veranstaltungen und Messebeteiligungen.

Stab Geschäftsführung

Der Stab LA ist direkt den Geschäftsführern zugeordnet, unterstützt diese und übernimmt bei Bedarf in deren Auftrag Sonderaufgaben. Die Leitung der Stabsstelle ist zusammen mit der Sachbearbeitung verantwortlich für die Organisation der Gremienarbeit (Vorstand, Aufsichtsrat, Gesellschafterversammlung, Finanzausschuss, Verbandsversammlung und Strategiemeeting der Gremien). Ebenso für die Organisation und Durchführung der Unternehmensbereichsleiter-Runden, der Geschäftsführerkonferenzen (interne Gremien) sowie der Führungskräftetreffen. Die Leitung LA ist als Geheimschutzbeauftragter der ekom21 bestellt.

Stab Strategische Geschäftsfeldentwicklung

Kernaufgaben des Stab LB (Strategische Geschäftsfeldentwicklung) sind die Identifizierung und Entwicklung neuer Geschäftsfelder sowie die Unterstützung der Geschäftsführung in entsprechenden strategischen Fragen. Dazu gehört auch die Vertretung der ekom21 in den relevanten Organisationen und Verbänden. Außerdem gehören auch das Management unserer strategischen Partnerschaften und die Leitung von Sonderprojekten, wie z.B. OZG- und EfA-Projekte zu den Aufgaben des Stabs LB.

Informationssicherheit - operativer Datenschutz

Innenrevision / Compliance

Der Stab LD Innenrevision/Compliance unterstützt die ekom21 bei der Erreichung ihrer Ziele – und zwar durch professionelle, an den Richtlinien den berufsständischen Richtlinien des Deutschen Instituts für interne Revision (DIIR) e.V. ausgerichtete Prüfungs- und Beratungsleistungen. Zusätzlich übt die Stabsstelle das Risikomanagement und die Aufgaben der Korruptionsprävention aus.