Siegel- und Signaturdienste

Durch den Wegfall von Papierdokumenten werden Verwaltungsprozesse erheblich verkürzt. Unterschriftsvorgänge dauern nur noch Sekunden, wodurch Bearbeitungszeiten für Bürgeranfragen deutlich sinken.

Alle Anforderungen der eIDAS-Verordnung, insbeson­dere im Hinblick auf die qualifizierte elektronische Signatur, werden erfüllt. Dies garantiert die höchste Rechtssicherheit für alle signierten Dokumente.

Vor der Signatur erfolgt eine Identifizierung über den Vertrauensdienst – wahlweise per Video-Ident-Verfahren oder mit dem neuen Personalausweis (eID-Funktion). Das Portal führt Schritt für Schritt durch den Prozess.

Die Umstellung auf elektronische Signaturen und Siegel spart Papier-, Druck- und Archivierungskosten. Zudem wird der Aufwand für die Verwaltung mini­miert, da digitale Dokumente einfacher verarbeitet, überprüft und gespeichert werden können. 

Weniger Papierverbrauch und reduzierte Transport­wege bedeuten weniger CO₂-Ausstoß und Ressour­censchonung. Kommunen werden durch die Nutzung zu einer umweltfreundlicheren Verwaltung.

Die Lösung Siegel- und Signaturdienste basiert auf langjähriger Erfahrung im kommunalen Umfeld und hat sich als zuverlässige Lösung im Echtbetrieb bewährt.

Intuitive Bedienung ohne umfangreiche Schulungen.

Der Betrieb erfolgt im BSI-zertifizierten Rechenzentrum der ekom21. Ein durchdachtes Rechte- und Rollenkonzept sorgt für einen sicheren, datenschutzkonformen Zugang und schützt alle Dokumente vor unbefugtem Zugriff.

Siegel werden zentral durch die ekom21 verwaltet. Eine regelmäßige Auswertung stellt detaillierte Informationen zum Signaturverbrauch bereit, einschließlich Signaturniveaus, Identifikationen und weiteren Nutzungsdaten.

Mehrere Dokumente können in einem Schritt rechtskonform signiert werden – ideal für Serienbriefe, Bescheide oder Verträge. Das beschleunigt die Abläufe erheblich.

Signatur- und Siegel-Annotationen lassen sich zentral verwalten und individuell anpassen. So kann das digitale Siegel einem klassischen Amtsstempel entsprechen. Zusätze wie i. V., i. A. oder ppa. sind ebenfalls möglich.

Mehrere PDF-Dokumente lassen sich zu einem Gesamtdokument zusammenführen. Transparente Workflow-Statusanzeigen schaffen Übersicht, Vertretungen können flexibel festgelegt und Unterschriftenanfragen weitergeleitet werden.

Die Workflow-Funktion ersetzt die physische Umlaufmappe. Dokumente werden digital bearbeitet, freigegeben und weitergeleitet – mit Echtzeit-Status, automatischer Weiterleitung und Protokollierung für maximale Effizienz.

Die für Mobilgeräte optimierte Weboberfläche ermöglicht jederzeit und überall rechtsverbindliche
Signaturen zu erstellen – ganz bequem und unabhängig vom Standort – sofern eine Internetverbindung besteht.

Die Lösung überprüft automatisch, ob das Dokument unverändert ist, das zugehörige Zertifikat gültig und vertrauenswürdig bleibt und die Signatur von einer anerkannten Zertifizierungsstelle stammt.

Die eIDAS-Verordnung ist eine EU-weit gültige Rechtsgrundlage für elektronische Identifizierung sowie elektronische Signaturen, Siegel und Zeitstempel. Sie stellt sicher, dass elektronische Signaturen und Siegel rechtsverbindlich, fälschungssicher und europaweit anerkannt sind. Die in der ekom21-Lösung eingesetzten Fernsignaturen und Fernsiegel erfüllen die Anforderungen der eIDAS-Verordnung.

Der rechtlich korrekte Begriff lautet „elektronische Signatur“ und ist in der eIDAS-Verordnung definiert. Der Begriff „digitale Signatur“ wird oft umgangssprachlich verwendet. Gemeint sind in beiden Fällen rechtskonforme elektronische Signaturen, wie sie auch in der ekom21-Lösung eingesetzt werden.

Eine elektronische Fernsignatur ist eine elektronische Signatur, bei der der private Signaturschlüssel sicher bei einem Vertrauensdiensteanbieter liegt und nicht auf einer lokalen Karte oder einem Token. Die Signatur wird nach erfolgreicher Identifizierung und Freigabe (z. B. per Zwei-Faktor-Authentisierung) ausgelöst.

Fernsignatur: wird von natürlichen Personen genutzt (z. B. Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter, Bürgermeisterin/Bürgermeister). 
Fernsiegel: wird von juristischen Personen genutzt (z. B. Kommune). Ein Siegel bestätigt die Herkunft und Integrität eines Dokuments, nicht die persönliche Willenserklärung.

Fernsignaturen und Fernsiegel bieten mehrere Vorteile gegenüber klassischen Signaturkarten:

• Ortsunabhängig: Sie können z.  B. im Homeoffice oder unterwegs genutzt werden.
• Keine zusätzliche Hardware nötig: Kartenleser oder physische Signaturkarten werden überflüssig.
• Skalierbar: Ideal für Massenprozesse oder automatisierte Dokumentenerstellung.
• Einfacher Betrieb: Updates, Verlängerungen und Verwaltung laufen zentral beim Vertrauensdiensteanbieter (d-trust) über die ekom21.

Kurz gesagt: Fernsignaturen und Fernsiegel sind flexibler, komfortabler und zentral verwaltbar, ohne dass die rechtliche Sicherheit verloren geht.

Eine QES ist erforderlich, wenn

• ein Schriftformerfordernis gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. bestimmte Verwaltungsakte),
• die elektronische Form die handschriftliche Unterschrift rechtlich ersetzen soll. Rechtsgrundlage ist die eIDAS-Verordnung in Verbindung mit nationalem Recht (z. B. VwVfG).

Nein. Sie nutzen die Anwendung über den Browser – eine separate Software muss nicht installiert werden.

Für qualifizierte elektronische Fernsignaturen und Fernsiegel schreibt die eIDAS-Verordnung die Einbindung eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (VDA) vor. Die ekom21 nutzt hierfür die d-trust – ein Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe. d-trust übernimmt dabei insbesondere:

• die Identifizierung von Mitarbeitenden und der Kommune
• die Ausstellung der Signatur- und Siegelzertifikate
• die sichere Verwahrung der Signaturschlüssel
• die rechtssichere Erzeugung von Signaturen und Siegeln

Die Kommune nutzt die Funktionen über die ekom21-Lösung, während d-trust die gesetzlich vorgeschriebenen Vertrauensdienste im Hintergrund bereitstellt.

Für die Nutzung von qualifizierten Fernsignaturen ist eine gesetzlich vorgeschriebene Identifizierung erforderlich. Die Identifizierung erfolgt durch Online-Identifizierung (eID/Video-Ident).

Die Identifizierung einer Kommune erfolgt anhand offizieller Nachweise (z. B. Organisationsdaten, Bevollmächtigungen). Erst danach kann ein Siegelzertifikat (Seal ID) ausgestellt werden.

Die Zertifikate für qualifizierte Siegel werden mit einer Laufzeit von zwei Jahren ausgestellt und automatisch erneuert. Sie erhalten zur Information 30 und 14 Tage vor Ablauf eine Benachrichtigung. Wenn das Zertifikat also nach Ablauf des Zwei-Jahres-Zeitraums weiterhin benötigt wird, läuft die Verlängerung automatisch weiter und Sie müssen nichts unternehmen.

Nach Ablauf der standardmäßigen Zwei-Jahres-Gültigkeit wird Ihr Zertifikat automatisch verlängert. Sie müssen dafür nichts unternehmen. 30 bzw. 14 Tage vor Ablauf erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. Möchten Sie Ihr Zertifikat weiterhin nutzen, können Sie diese Nachrichten einfach ignorieren.

Die Lösung ist sehr intuitiv und lässt sich ohne umfangreiche Schulungen nutzen.

Ja. Elektronische Fernsignaturen und Fernsiegel können ortsunabhängig, z. B. aus dem Homeoffice, ausgelöst werden. Voraussetzung ist lediglich der Zugriff auf die jeweilige Anwendung sowie die erforderliche Authentifizierung. Spezielle Hardware wie Signaturkarten oder Kartenleser ist auch hier nicht erforderlich.

Ja. Die ekom21-Lösung stellt die notwendigen Schnittstellen (API) bereit, sodass Fachverfahren Signaturen und Siegel auslösen können. Die technische Umsetzung innerhalb des Fachverfahrens liegt dabei in der Verantwortung des Fachverfahrensherstellers.