Kai

Kai ist eine Lösung zur Verwaltung jeder Art von Inventargütern: Verantwortliche der Fachbereiche erfassen mit Kai das Inventar initial, führen den Bestand, sichern die Einsatzbereitschaft der Gegenstände und buchen sie beim Inventarabgang wieder aus. Neben der Inventarverwaltung erleichtert Kai Inventuren und sorgt mit Schnittstellen für den komfortablen Austausch zwischen Inventarlisten und dem Anlagebuch des Finanzbereichs. 

Kai lässt sich flexibel an die Erfordernisse der Nutzer*innen anpassen: Mandanten und Buchungskreise bilden organisatorische Verantwortlichkeiten so ab, dass etwa Schwimmbad oder Bauhof ihre Inventargüter im eigenen Buchungskreis erfassen und pflegen können. Je nach Notwendigkeit lassen sich auch Buchungsvorlagen mit Plausibilitätsprüfungen anlegen. Bei der ersten Erfassung vergibt das System zudem eindeutige Inventarnummern inklusive Barcode, der auf Etiketten gedruckt und am erfassten Gegenstand angebracht werden kann. Das erleichtert Inventuren, denn die Güter lassen sich zum Stichtag bequem via Barcode-Scanner erfassen.

Neben Grund- und Finanzdaten lassen sich zum Inventargut auch beliebige andere Informationen erfassen. Die Fachverantwortlichen haben damit beispielsweise Wartungsintervalle oder Garantiezeiten zuverlässig im Blick. Neben Desktop-Anwendung und mobilen Erfassungsgeräten erlaubt Kai den Zugriff auf die Lösung auch über den Internet-Browser. Das kommt Fachbereichen zugute, denn sie können für die Bestandsführung Inventar und Änderungen auch dezentral am Standort des Gegenstandes pflegen oder Informationen abrufen. Ein Beispiel: Den neuen Rasenmäher erfassen Mitarbeiter*innen im Bauhof noch am Wareneingang im Inventar.

Während früher für die Inventur aufwändige Vorbereitungen notwendig waren, erleichtert Kai den Prozess nicht nur deutlich, sondern dokumentiert zugleich die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur – von der Inventurplanung über die Standortbegehung mit Inventurzählung und der Inventurnachbearbeitung im Ist-Soll-Vergleich. So wird die Inventur nachvollziehbar und revisionssicher.

Die kommunale Doppik verlangt eine solide Dokumentation der mobilen und immobilen Sach- und Vermögensanlagen. Hierzu verknüpft Kai über eine Schnittstelle die Inventarverwaltung mit Infoma oder anderen Lösungen. So lassen sich automatisiert die Stammdaten zwischen beiden Anwendungen austauschen, was Aufwand und Fehlerquellen reduziert. Viele Verwaltungen führen in Kai den Einzelnachweis zu den Anlage-Sammelpositionen für Festwerte, Gruppenwerte und GWGs. So ist auch sofort erkennbar, welche Inventargüter zu welchem Anlagegut gehören.