elektronische Sammelakte

Effiziente Unterstützung der Datenverwaltung

Der Gesetzgeber hat mit dem am 1. Januar 2009 in Kraft getretenen Personenstandsgesetz (PStG) die elektronische Registerführung im Standesamt vorgegeben.

Die in Büchern gebundenen Einträge, wie sie nahezu unverändert seit 1875 existierten, wurden durch elektronisch geführte Personenstandsregister ersetzt.

Mit ePR21 hat die ekom21 bundesweit die erste Lösung für die elektronische Registerführung in Standesämtern entwickelt. Neben den elektronischen Personenstandsregistern sieht die Personenstandsverordnung (PStV) in § 22 ausdrücklich auch die Führung elektronischer Sammelakten vor.

Dies ist auch sinnvoll, denn es wäre ein immenser Aufwand, die Personenstandsregister elektronisch, die Sammelakten hingegen in Papierform zu führen. ePR21 ist ganzheitlich konzipiert und die optionale Anwendungslösung für Ihre elektronische Sammelakten.
Nach einer Verfügung in das eigentliche Personenstandsregister können die zugehörigen Sammelakten über eine separate Anwendung in einem eigenen revisionssicheren Sammelaktenregister elektronisch gespeichert und später recherchiert werden.
Das Betriebs- und Sicherheitskonzept sowie die Datenverarbeitungssysteme sind, wie es § 13 der PStV vorgibt, mit denen der Personenstandsregister identisch. 

Leistungsmerkmale

Die Handhabung der Sammelakten-Anwendung ist denkbar einfach: Wird eine Beurkundung im ePR21 vorgenommen, wird automatisch für diesen Registereintrag eine Sammelakte im elektronischen Sammelaktenregister mit den relevanten Such Feldern, wie Name, Vorname, Geburtsdatum usw. angelegt.
Ist eine Sammelakte aufgrund einer Erstbeurkundung bereits vorhanden, werden bei einer Folgebeurkundung die neuen Dokumente dieser Sammelakte hinzugefügt. Der manuelle Aufwand und mögliche Erfassungsfehler werden damit auf ein Minimum reduziert. Sammelakten und Registereinträge enthalten automatisch dieselben Sucheinträge.

Darüber hinaus ist es möglich, in der ePR21-Sammelakten-Anwendung zwischen vorläufigen und endgültigen Sammelakten zu unterscheiden. Eine Anmeldung zur Eheschließung kann beispielsweise über die  Sammelakten-Anwendung vorgenommen werden.
Identitätspapiere werden über die Anwendung gescannt und der vorläufigen elektronischen Sammelakte hinzugefügt. Erfolgt im Nachgang die Eheschließung, wird die dazugehörige Beurkundung vorgenommen.

Mit der Beurkundung werden automatisch die endgültigen Suchdaten an die Sammelakte übergeben; Registereintrag und Sammelakte können exakt nach denselben Kriterien recherchiert werden. Mit der Verfügung im Register wird der Status der bereits vorhandenen Sammelakte automatisch von „vorläufig“ auf „endgültig“ geändert. Den Benutzern werden automatisch die letzten Verfügungen zur Vervollständigung der Sammelakte angeboten. Dokumente, wie z. B. Identitätspapiere, beglaubigte Abschriften, Urkunden etc. werden einfach über einen Dokumentenscanner oder ein vorhandenes MFP-Gerät (digitaler Kopierer) hinzugefügt.

Organisatorisch lassen sich die Arbeiten innerhalb des Standesamtes auch aufteilen: Bestimmte Mitarbeiter sind für die Beurkundung zuständig, während andere die Sammelakten bearbeiten. Die Recherche kann wiederum von allen berechtigten Mitarbeitern ausgeführt werden. Der Anwender im Standesamt erhält für die ePR21-Sammelakte eine Benutzeroberfläche, mit der er nicht nur angefallene Papierdokumente scannen, sondern auch Dateien und eMails importieren und dem Sammelakten-Register zuführen kann. Die komplette Aktenführung des Standesamtes kann damit elektronisch und zukunftssicher abgebildet werden. Die Speicherung der Sammelakten erfolgt, wie bei den Registereinträgen auch, zentral im Rechenzentrum. Das Standesamt benötigt keine lokale Technik.

  • Weitere Funktionen:

    Sichtet ein Benutzer eine Beurkundung im Fachverfahren, kann er sich durch einfachen Knopfdruck die dazu gehörige Sammelakte anzeigen lassen. Durch einen Posteingangskorb wird die elektronische Aktenbearbeitung und die Einbeziehung von MFP-Geräten unterstützt.

    Eine Wiedervorlagefunktion sorgt für das termingerechte Bearbeiten und die Einhaltung von Fristen.

    Um dem veränderten Kommunikationsverhalten in modernen Verwaltungen Rechnung zu tragen, ist das ePR21-Sammelakten-Modul direkt in das Mailsystem integriert und kann ohne Umwege eingehende Dokumente ablegen und abgelegte Dokumente versenden.

    Für den Import von vorhandenen Dokumenten steht eine komfortable Funktion mittels Drag and Drop zur Verfügung.

Bei der Entwicklung der ePR21-Sammelakten-Anwendung wurde großer Wert auf einfache Bedienung gelegt. Der Schulungsaufwand für die Benutzer ist deshalb denkbar gering.

Damit die elektronischen Sammelakte der ekom21 auch bequem aus AutiSta heraus zu bedienen ist, wird derzeit eine Schnittstelle zwischen den Verfahren umgesetzt und steht unseren Kunden demnächst zur Verfügung.

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