Ganzheitliches Prozessdesign statt nur Online-Service

Was macht die Digitalisierungsstrategie in Herborn so erfolgreich?

Dominic Fehling: Wir! (lacht). Tatsächlich sind es viele Bausteine: Die Mitarbeiter*innen, die unheimlich gut mitziehen, und das Prinzip der „zwei Köpfe“ haben sich bewährt. Zwei Köpfe bedeutet in diesem Fall Personen aus den für die Digitalisierung relevanten Verwaltungsbereichen – und zwar nicht nur aus der IT. Außerdem haben wir die volle Unterstützung unserer Bürgermeisterin Katja Gronau und – auch nicht unwichtig – mit civento ein Tool, mit dem wir Prozesse im Bausteinprinzip hervorragend digital abbilden können.

Marco Klingelhöfer: Im Kern werden bestehende Verwaltungsabläufe digitalisiert. Damit nicht aus einem schlechten analogen Prozess ein schlechter digitaler wird, schauen wir uns die Abläufe genau an, bleiben natürlich ganz nah am Gesetz, aber fragen eben auch: „Was davon ist notwendig?“

 Im Zweifel war es schon immer so …

Klingelhöfer: Überhaupt nicht! Die Sachbearbeiter*innen, die sich täglich mit den Anliegen beschäftigen, können am besten beurteilen, welche Bearbeitungsschritte womöglich überflüssig sind – insbesondere mit Blick auf die medienbruchfreie Abwicklung der Prozesse – oder ob beispielsweise persönliches Erscheinen zwingend erforderlich ist. Mit civento modellieren wir dann einen Prozess vom Antrag bis zum Ende, idealerweise medienbruchfrei.

Wie nehmen die Bürger*innen den Online-Service an?

Fehling: Sehr gut! Wir haben die Nutzung unseres Angebotes über das Jahr 2021 auswerten lassen. Die Ergebnisse sind deutlich: Gewerbeanmeldungen erfolgen zu 80 Prozent online, die Beantragung von Standesamtsurkunden ebenfalls zu 80 Prozent, die An- oder Abmeldung eines Hundes zu 65 Prozent. In diesem Fall sorgt die Zusendung der Steuermarke für den „Medienbruch“. Dieser schreckt die Antragsteller*innen aber keinesfalls ab. 100 Prozent erzielen wir bei den Bewohnerparkausweisen.

Klingelhöfer: Quasi als Gegenprobe dient die Voranmeldung oder Ummeldung eines Wohnortes mit nur einem Prozent Online-Nutzung. Da ist persönliches Erscheinen im Rathaus noch unerlässlich, entsprechend unattraktiv ist die Abwicklung über das Internet.

Der Bund möchte mit dem „OZG-Booster“ sicherstellen, dass die „relevanten Leistungen“ bis Jahresende umgesetzt werden.

Klingelhöfer: Wenn wir die relevanten Leistungen bis Ende des Jahres umsetzen, sind wir gut.

Fehling: Das lösen Sie durch die richtigen Fragen: „Was ist relevant für die Bürgerinnen und Bürger?“ Da arbeiten wir dran.