Die E-Akten-Lösung der ekom21 im Überblick
Daten rechtssicher aufbewahren
Die eAkte unterstützt die Sachbearbeitung durch sofortige, ortsunabhängige Verfügbarkeit der Dokumente im Kontext der jeweiligen Vorgangsbearbeitung, sodass die Pflege und Ablage der Dokumente z.T. automatisch erfolgt. Dokumente können dabei über verschiedene Wege der eAkte hinzugefügt werden – entweder direkt elektronisch aus der Fachanwendung heraus, über Digitalisierungsarbeitsplätze oder andere Eingangskanäle wie z. B. E-Mail oder Fax.
eAkte und eAkte|Basis
Generell muss man zwischen der im Fachverfahren integrierten eAkte und der eAkte|Basis unterscheiden.
Die integrierte eAkte wird anhand des Schaubilds durch das obere Stockwerk verdeutlicht. Sie ist ein Modul im Fachverfahren, mit dem Dokumente innerhalb des Fachverfahrens abgelegt werden können. Damit ermöglicht sie den Verwaltungsmitarbeiter*innen, aus der gewohnten Umgebung heraus zu arbeiten, ohne eine weitere Applikation zu öffnen. Über eine integrierte eAkte verfügen z. B. die Digitalisierungsplattform civento, die Meldeamts-Software emeld21, das Finanzwesen Infoma newsystem, der Infoma RWF 3.0 und die Personalmanagement-Software P&I LogaAll-in.
Um Dokumente langfristig zu sichern, benötigen Kommunen die Anbindung an die eAkte|Basis, besser bekannt als Langzeitspeicherung. In dem Schaubild wird sie als Keller dargestellt und bildet die Basis für das Gesamtpaket eAkte, das wiederum durch das Haus symbolisiert wird. Der Keller ragt seitlich über das Haus hinaus, da auch Fachverfahrens-eAkten, die nicht über eine integrierte eAkte verfügen, mit der eAkte|Basis verbunden werden können.
Die Dokumente werden mit einer CMIS-Schnittstelle (=Content Management Interoperability Services) in die eAkte|Basis überführt, hier dargestellt als Förderband. Das Förderband liefert die Dokumente aus der Fachanwendung nach unten in den Keller und kann sie auch wieder aus dem Keller hochführen, d. h. die Dokumente können jederzeit wieder aufgerufen werden. Dieser Vorgang läuft vollständig automatisiert ab und bedarf keiner weiteren Handlung durch Anwender*innen.
Die integrierte eAkte kann auch ohne die eAkte|Basis zur Ablage und Verwaltung von Dokumenten genutzt werden. Jedoch fällt damit auch die Funktion der rechtssicheren Langzeitspeicherung weg.
Um diese Rechtssicherheit auch für Dokumente ohne Fachverfahrensbezug zu ermöglichen, bietet die ekom21 mit dem Produkt der eAkte|Office die entsprechende Lösung. Basierend auf der eAkte|Basis erhalten Kommunen die Möglichkeit, sämtliche Schriftgüter elektronisch und einheitlich strukturiert zu speichern.
Als Grundlage für die verwaltungseinheitliche Struktur dient ein Aktenplan (aktenplan21), der neben Dokumenten ohne Fachverfahrensbezug auch die fachspezifische eAkte umfasst und einbindet. Der aktenplan21 der ekom21 wird allen Kommunen kostenfrei zur Verfügung gestellt.
