KAI

kann alles inventarisieren 

Mit KAI können Kommunen alle beweglichen sowie immobilen Sach- und Anlagegüter inventarisieren und einfach verwalten. Mit dem Werkzeug lässt sich jederzeit feststellen, wo sich ein Inventargut aktuell befinden sollte – und meist auch, wo es sich befindet. Wie von den Prüfungsämtern gefordert, können so jederzeit Inventuren durchführt werden.

Über wie viele Rasenmäher verfügt der Bauhof, wie hoch sind die Streusalz-Bestände? Welchen Vermögenswert haben die Heizöl- und Streusalz-Bestände, der Fuhrpark? Kommunen verfügen über vielfältige Güter und Gegenstände, die Inventar-Verantwortliche der Fachbereiche wirtschaftlich einsetzen, pflegen und via Inventur nachweisen müssen. Der Finanzbereich führt das Inventar für den kaufmännischen Vermögensnachweis im Anlagenbuch – eine entscheidende Voraussetzung für die kommunale Buchhaltung. Den Überblick behalten Fachbereichs- und Finanzverantwortliche mit KAI. 

Was bietet KAI?

KAI ist eine Lösung zur Verwaltung jeder Art von Inventargütern: Verantwortliche der Fachbereiche erfassen mit KAI das Inventar initial, führen den Bestand, sichern die Einsatzbereitschaft der Gegenstände und buchen sie beim Inventarabgang wieder aus. Neben der Inventarverwaltung erleichtert KAI Inventuren und sorgt mit Schnittstellen für den komfortablen Austausch zwischen Inventarlisten und dem Anlagebuch des Finanzbereichs.  

So geht Inventarverwaltung: mit Barcode-Etiketten

KAI lässt sich flexibel an die Erfordernisse der Nutzer anpassen: Mandanten und Buchungskreise bilden organisatorische Verantwortlichkeiten so ab, dass etwa Schwimmbad oder Bauhof ihre Inventargüter im eigenen Buchungskreis erfassen und pflegen können. Je nach Notwendigkeit lassen sich auch Buchungsvorlagen mit Plausibilitätsprüfungen anlegen. Bei der ersten Erfassung vergibt das System zudem eindeutige Inventarnummern inklusive Barcode, der auf Etiketten gedruckt und am erfassten Gegenstand angebracht werden kann. Das erleichtert Inventuren, denn die Güter lassen sich zum Stichtag bequem via Barcode-Scanner erfassen.

Zusatzinformationen und dezentraler Bestandführung

Neben Grund- und Finanzdaten lassen sich zum Inventargut auch beliebige andere Informationen erfassen. Die Fachverantwortlichen haben damit beispielsweise Wartungsintervalle oder Garantiezeiten zuverlässig im Blick. Neben Desktop-Anwendung und mobilen Erfassungsgeräten erlaubt KAI den Zugriff auf die Lösung auch über den Internet-Browser. Das kommt Fachbereichen zugute, denn sie können für die Bestandsführung Inventar und Änderungen auch dezentral am Standort des Gegenstandes pflegen oder Informationen abrufen. Ein Beispiel: Den neuen Rasenmäher erfasst der Mitarbeiter im Bauhof noch am Wareneingang im Inventar.

Inventur im Handumdrehen

Während früher für die Inventur aufwändige Vorbereitungen notwendig waren, erleichtert KAI den Prozess nicht nur deutlich, sondern dokumentiert zugleich die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur – von der Inventurplanung über die Standortbegehung mit Inventurzählung und der Inventurnachbearbeitung im Ist-Soll-Vergleich. So wird die Inventur nachvollziehbar und revisionssicher.

Von der Inventarverwaltung ins Anlagenbuch

Die kommunale Doppik verlangt eine solide Dokumentation der mobilen und immobilen Sach- und Vermögensanlagen. Hierzu verknüpft KAI über eine Schnittstelle die Inventarverwaltung mit Infoma newsystem oder anderen Lösungen. So lassen sich automatisiert die Stammdaten zwischen beiden Anwendungen austauschen, was Aufwand und Fehlerquellen reduziert. Viele Verwaltungen führen in KAI den Einzelnachweis zu den Anlage-Sammelpositionen für Festwerte, Gruppenwerte und GWGs. So ist auch sofort erkennbar, welche Inventargüter zu welchem Anlagegut gehören.

Bewährte Lösung für den Überblick

KAI ist von der TÜViT GmbH zertifiziert und bundesweit bei mehr als 500 Kommunen im Einsatz. In Hessen setzen 30 Städten, Gemeinden und Landkreise – von 416 bis 266.000 Einwohnern – auf die Inventarisierungslösung. Mit KAI gewinnen Kommunen verlässlich Überblick über alle fachlichen und kaufmännischen Informationen des Inventars und können diesen für Planungen, Neuanschaffungen und zu Kontrollzwecken nutzen.

KAI – auf einen Blick
  • bietet die Verwaltung aller Arten von Inventargütern
  • sorgt für Vollständigkeit bei der Bestandsaufnahme und präzise Bestandsführung
  • unterstützt bei der Inventarisierung mit Vorlagen und Barcode-Etikettierung
  • vereinfacht Inventuren und schafft Revisionssicherheit
  • verknüpft die Inventarverwaltung über das Anlagebuch mit der Finanzverwaltung
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