Digitalisierungsberatung

Sicher und schnell zum OZG

Im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) gilt es, bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen den Bürger*innen auch digital anzubieten. Nicht zu vergessen und mindestens genauso wichtig ist die durchgängig digitale Vorgangsbearbeitung innerhalb der Behörde sowie die Auseinandersetzung mit weiteren Zukunftsthemen wie Smart City/Smart Region. Der digitale Wandel fordert von den Verwaltungen zu Beginn viel Vorarbeit. Ist die Umstellung erst einmal geschafft, profitieren die Verwaltungsmitarbeiter*innen durch die automatisierten Prozesse von einer Steigerung der Produktivität und Effizienz, was zu einer Arbeitserleichterung führen kann. 

Im Zuge einer gemeinsamen Umsetzungsvereinbarung zwischen dem Land Hessen und den Kommunalen Spitzenverbänden bietet die ekom21 ihren kommunalen Kunden seit Oktober 2020 geförderte Beratungsleistungen zu verschiedenen, zum Teil auch aufeinander aufbauenden, Services der Digitalisierung. 

Ziel ist eine umfassende Beratung Ihrer Kommune zum OZG und der Verwaltungsdigitalisierung zu gewährleisten sowie die Umsetzung des OZG und der digitalen Transformation zu beschleunigen. 

Die Beratungsmodule im Überblick

Die Digitalisierungsberatung besteht aus vier Modulen, die aufeinander aufbauen, aber auch unabhängig voneinander gebucht werden können. Jedes Modul setzt bei der konkreten Ausgangssituation und dem Wissensstand der jeweiligen Kommune an. Die Beratungsleistung aller Module ist produktunabhängig. 

Modul 1 gibt eine Einführung in das Thema OZG. Der Schwerpunkt liegt auf der Grundlagenvermittlung. Ziel ist es, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand sind, von der Amtsleitung bis zur Sachbearbeitung, der Mitarbeiter*in in der Kita oder auf dem Bauhof. Hier werden u. a. die rechtlichen Hintergründe sowie die Auswirkungen, die das OZG in den unterschiedlichen Ämtern der Kommunen hat, näher beleuchtet. 

In Modul 2 geht es um die Umsetzungsberatung für die Digitalisierung der Verwaltung. Gemeinsam mit den Berater*innen der ekom21 werden Prozesse und Handlungsfelder analysiert und die nächsten Schritte in Richtung Verwaltungsdigitalisierung herausgearbeitet. Dabei wird anhand von Beispielen definiert, wie man einen analogen Arbeitsablauf in einen digitalen Prozess transformiert. 

In Modul 3 wird die weiterführende Beratung im Bereich der elektronische Aktenführung behandelt. Hierbei wird u. a. behandelt, wie ein System einer elektronischen Akte aufgebaut sein kann und welche Funktionsbereiche existieren.

In Modul 4 dreht sich alles um das Zukunftsthema Smart Region/Smart City. Mittels Vorab-Abfragen wird individuell ermittelt, in welcher Digitalisierungsphase sich die jeweilige Kommune befindet. Dabei entscheidet jede Kommune selbst, welche Wirkungsbereiche genauer betrachtet werden sollen. Darauf aufbauend erstellen die Berater*innen exemplarisch einen Anwendungsfall (Use Case) oder erarbeiten gemeinsam mit den Kommunen ein Muster für einen Umsetzungsplan.

Das sagen die Kommunen

Immer mehr Kommunen nehmen das Beratungsangebot der ekom21 in Anspruch. Seit Oktober 2020 sind insgesamt 385 Anträge eingegangen, davon 108 abgeschlossen (Stand 04.08.2021). Das Modul 2 „Umsetzungsberatung für die Digitalisierung der Verwaltung“ ist mit 194 Anträgen und 77 abgeschlossenen Fällen das beliebteste und meistgebuchte Modul.

Die gezielte Unterstützung zur Umsetzung des OZG und der Verwaltungsdigitalisierung kommt bei den Kommunen gut an, wie die nachfolgenden Kundenstimmen bestätigen:

„Wir bedanken uns für die umfassende und kompetente Beratung. Wir haben sehr positiv aufgenommen, dass eine Anpassung des Moduls an die Bedürfnisse der Kreisverwaltung möglich war und wir so den größstmöglichen Nutzen daraus ziehen konnten. Ebenso in der zeitlichen Aufteilung des Moduls war der Berater sehr flexibel und ist planerisch und thematisch stets auf die Wünsche der Kreisverwaltung eingegangen. Seine umfassenden Kenntnisse und Praxiserfahrung haben das Modul abgerundet und stets interessant gestaltet.“

„Vielen Dank für die gute Präsentation und Beratung. Es waren zwei sehr interessante Workshop-Tage bei denen deutlich wurde, dass wir bei der Digitalisierung noch einen großen Handlungsbedarf haben.“

„Die Organisation und Terminfindung war einfach und unkompliziert. Der Berater ging hierbei auf alle Wünsche ein. Der Vortrag war informativ, gut strukturiert und vor allem für „Neulinge“ in diesem Bereich sehr hilfreich.“

Fördermöglichkeiten

Das Land Hessen finanziert pro Kommune jeweils zwei Module. Zur Auswahl stehen:

  • entweder Modul 1 oder Modul 2 – gefördert durch das Hessische Ministerium des Inneren und für Sport sowie
  • entweder Modul 3 oder 4 – gefördert über das Programm "Starke Heimat Hessen" durch die Hessische Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung
  • sofern eine Kommune Modul 1 in Anspruch nimmt, kann sie über das Programm Starke Heimat Hessen zusätzlich auch Modul 2 in Anspruch nehmen, aber keine weiteren Module aus 3 und 4.

Die Fördermöglichkeiten für die Module 1 und 2 stehen noch bis Ende 2022 zur Verfügung. Die Module 3 und 4 sind noch zwei weitere Jahre förderfähig. 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Mehr Infos unter: https://www.hessen-kommunal.digital/de/finanzierung-foerderung/digitalisierungsberatung/