Interview

Zulassungsstelle Marburg-Biedenkopf fokussiert Kunden 

einfo21-digital: Herr Koenemann, Sie sind Leiter der Kfz-Zulassung beim Landkreis Marburg-Biedenkopf. Wie groß ist Ihr Team, was sind die Aufgaben und wie haben Sie sich organisiert? 

Jochen Koenemann: Insgesamt arbeiten in meinem Team 25 Experten, die sich mit der Zulassung von Kraftfahrzeugen befassen. Dazu gehören die zahlenmäßig weit überwiegenden Routine-Arbeiten, aber auch viele Spezialfälle. Also beispielweise dann, wenn ein Bastler sein Fahrzeug so verändert, dass eine Sonderzulassung mit vorangehender technischer Prüfung notwendig ist. Die meisten Kollegen sitzen direkt hier in Marburg, nur vier Kollegen arbeiten in der Außenstelle in Biedenkopf. Aber technisch sind wir so eng vernetzt, als säßen wir alle auf der gleichen Etage. 

einfo21-digital: Alle Aufgaben erledigen Sie aber nicht ohne technische Unterstützung, oder? 

Jochen Koenemann: Nein, auf keinen Fall. Eine moderne und dienstleistungsorientierte Verwaltung wie wir ist heutzutage ohne modernste Datenverarbeitung und IT nicht denkbar. Die Wege wären lang, die Vorgänge extrem komplex und damit fehleranfällig sowie die Kosten enorm. Wer knapp 200.000 Fahrzeuge verwaltet, braucht Profi-Werkzeuge. 

Insofern setzen wir auf kfz21 – ein Zulassungsverfahren der ekom21, das alle Aufgabenbereiche einer Kraftfahrzeug-Zulassungsbehörde abdeckt. Dazu gehören sowohl Prozesse während des Publikumsverkehrs, als auch die nachgelagerten Verwaltungsarbeiten. Das fängt an bei Zulassungen und Umschreibungen und geht bis hin zum automatischen Datenaustausch mit angeschlossenen Prüf-Behörden. Zur optischen Archivierung nutzen wir Optimal Systems und ein Kassenautomat vereinfacht die Bezahlung der Gebühren vor Ort. 

einfo21-digital: Letztes Jahr stand eine Umstellung der Software an, was waren die Gründe?

Jochen Koenemann: Das ist richtig und war für uns eine große Herausforderung, denn der Anbieter unserer Zulassungssoftware kündigte seinen Rückzug vom Markt zum 31.12.2018 an. Wir mussten schnell handeln: Einen neuen Lieferanten finden, Angebot und Software auf Herz und Nieren prüfen und auf die neue Software umstellen. 

einfo21-digital: Welche Anforderungen haben Sie damals für die neu einzuführende Zulassungssoftware definiert? 

Jochen Koenemann: Wir hatten einige Anforderungen an die neue Zulassungssoftware. Wichtig war zum einen eine nutzerfreundliche Bedienung, um den Mitarbeitern den Umstieg zu erleichtern und auch für künftige Mitarbeiter die Arbeit so leicht und effizient wie möglich zu machen. Um Zulassungsprofis möglichst umfassend zu unterstützen, haben wir Wert auf Schnittstellen zu anderen Behörden sowie Standards gelegt. Sonst könnte es sich am Ende ergeben, dass man trotz aller Automatisierung Daten noch händisch übertragen muss. Wer will schon Einwohnermelde-Daten per Telefon erfragen, wenn es auch auf Knopfdruck geht? Und dann haben wir als sogenannte „Bündelungsbehörde“ noch spezielle Anforderungen. 

einfo21-digital: Welche Aspekte haben bei Ausschreibung und Auswahl den Ausschlag für kfz21 gegeben? 

Jochen Koenemann: Wir haben verschiedene Angebote geprüft und verglichen. In der Tat hat uns die ekom21 am Ende am meisten überzeugt. Es war das beste Gesamtpaket, Preis-Leistung stimmten, die Funktionalitäten passten und vor allem waren die Mitarbeiter vom System überzeugt. Mehr kann man sich als Projektverantwortlicher nicht wünschen. 

einfo21-digital: Wie und in welchen Schritten ist die Implementierung abgelaufen? 

Jochen Koenemann: Wir haben zunächst eine Projektgruppe zur Lenkung gegründet. In diversen Sitzungen haben wir dann im Laufe des Jahres die Software auf den in Marburg gewünschten Stand gebracht. Seit dem 01.12.2018 läuft die Software im ASP-Modell im Echtbetrieb reibungslos. 

einfo21-digital: Welche Rolle hatte die ekom21 während des Projektes? Gab es Besonderheiten bis zum Go-Live?

Jochen Koenemann: Die ekom21 hat uns sehr eng bis zum Start begleitet, beraten und Anforderungen umgesetzt. Aber auch nach dem Start des Echtzeitbetriebs sind wir in engem Kontakt, teilweise mit „ekom-lern“ vor Ort, aber auch via Mail oder Telefon. Diese Art der Begleitung haben wir als sehr positiv empfunden, da auch Mitarbeiter der ekom21 speziell für uns im Landkreis abgestellt waren.

einfo21-digital: Nun kümmern Sie sich nicht nur um die Kfz in der Region, sondern auch in anderen Teilen Hessens. Hat das etwas mit Ihrer Aufgabe als „Bündelungsbehörde“ zu tun? 

Jochen Koenemann: In der Tat, sechs Mitarbeiter meines Teams gehören zur Bündelungsbehörde. Wir sind ein wenig „besonders“, denn wir erfüllen für das Land noch zusätzliche Aufgaben. Diese sind bei uns „gebündelt“, weil sie nicht an jedem Ort in großer Fallzahl vorkommen. Als eine von zwei Bündelungsbehörden in Hessen sind wir für die Erteilung von Betriebserlaubnissen und Einzelgenehmigungen zuständig, unser Zuständigkeitsbereich erstreckt sich auf den südhessischen Raum mit 12 Landkreisen und Städten. Alle außergewöhnlichen Fahrzeuge – vom Cadillac bis zum Hanomag – aus diesem Raum kommen zu uns. Außerdem lassen wir alle Dienstfahrzeuge der hessischen Polizei zu. 

einfo21-digital: Das heißt, nicht nur jeder Cadillac- oder Hanomag-Besitzer kennt Sie, sondern auch die Polizei. Oder geht das alles digital?

Jochen Koenemann: Richtig, das kann ich bejahen. Und natürlich muss man nicht persönlich bei uns vorstellig werden. Die Anträge können per E-Mail, Fax oder auch per Post gestellt werden und werden dann innerhalb von maximal drei Werktagen bearbeitet. Wer aber zu uns kommen und sein Auto anmelden möchte, ist auch persönlich herzlich willkommen. Wir freuen uns über den direkten Kontakt. 

einfo21-digital: Die Verwaltung im Landkreis legt großen Wert auf Kundenfokussierung. Planen Sie weitere Maßnahmen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit? 

Jochen Koenemann: Wir sind ständig damit beschäftigt, Prozesse zu kontrollieren und wenn möglich, zu optimieren. Darin sind wir ziemlich gut. Deshalb sind wir auch an einem Punkt, an dem die durchschnittliche Wartezeit unserer Kunden unter sieben Minuten liegt. Weitere Optimierungen sind dann kaum mehr messbar.

einfo21-digital: Wenn Sie mal nicht Software einführen oder harte Verwaltungsnüsse knacken, was unternehmen Sie zur Entspannung? 

Jochen Koenemann: Die Familie bietet mir den idealen Rückzugsort. Ich fahre aber auch gerne in Urlaub. Wenn ich dann abends auf dem Nachhauseweg nach einer Wanderung in den Sonnenuntergang schaue, dann ist die Kfz-Zulassung kein Thema mehr. 

einfo21-digital: Herr Koenemann, vielen Dank für das Interview!