Digitalisierungsberatung der ekom21 unterstützt Marburg

Die Digitalisierung der Verwaltung kann ein langwieriger Prozess mit unerwarteten Verzögerungen sein. Gerade Einrichtungen der Kinderbetreuung stehen selten im Fokus der städtischen Digitalisierungsvorhaben. In Marburg wurde nun genau diese Herausforderung in den Blick genommen. Für eine erfolgreiche Digitalisierung ist Planung zunächst das Wichtigste, um die Bedarfe aller Beteiligten im gezielten Austausch adressieren zu können. Daher haben sich Frau Dr. Karen Verbist – Verantwortliche für die gesamte Verwaltungsdigitalisierung der Stadt Marburg – und Frau Carla Sack – Fachberatung Marburger Sprachförderkonzept für Kindertagesstätten der Stadt Marburg – für die vom Land angebotenen Digitalisierungsberatung durch die ekom21 entschieden. In einem Team mit den Vertretungen des Fachdienstes Kinderbetreuung – bestehend aus den Leitungen der Kita-Einrichtungen, der Kitaverwaltung, der Fachberatung, der Entscheidungsebene sowie der IT der Stadt Marburg – wurde der Beratungsprozess begonnen und erste daraus resultierende Maßnahmen umgesetzt.

Nicht nur Beratung, sondern auch Vermittlung

Dabei war es zunächst wichtig, Ziele und Prioritäten festzulegen. Was wichtig ist und was nicht, darüber haben die unterschiedlichen Beteiligten jedoch meist eigene Auffassungen. Für Kindertagesstättenleitungen können andere Maßnahmen wichtiger erscheinen als für die zuständigen Verwaltungskolleg*innen. Daher wurden von der ekom21 im Beratungsprozess entsprechende Gruppen gebildet und befragt. Die Ergebnisse dieser Befragungen waren dann die Grundlage dafür, mit allen Akteur*innen gemeinsam daran zu arbeiten, wie genau die Digitalisierung im Bereich der Kitaverwaltung am effizientesten umgesetzt werden kann.

In mehreren gemeinsamen Gesprächen mit den Leitungen und der Verwaltungssteuerung der Kitas kamen viele Punkte auf, die genauer betrachtet werden mussten: so ging es zum Beispiel um Fragen der elektronischen Zeiterfassung in Kitas oder um die notwendige Basisausstattung für Digitalisierung in den Einrichtungen. Besonders groß war der Wunsch nach einem einheitlichen Dokumenten-Management-System. Alle Beteiligten erhielten den Raum, ihre individuellen Bedürfnisse zu anzusprechen.

Erste Erfolge wurden bereits erzielt

Schnell wurde klar, dass sich die Beteiligten in der Arbeitsgruppe auf gemeinsame Ziele und Prioritäten einigen konnten. Die Beratung durch die ekom21 war dabei wichtig, um für die einzelnen Themen auch schon konkrete Punkte anzusprechen. Als erster Schritt erfolgte eine Bestandsaufnahme der technischen Ausstattung in den 17 Kitas Marburgs. Daraufhin einigten sich die Teilnehmer*innen auf eine technische moderne Standardausstattung für sämtliche Kitas.

Des Weiteren wurden die Termine für die Einrichtung einer Lösung zur digitalen Arbeitszeiterfassung und die Anbindung an die DMS-Lösung der Marburger Stadtverwaltung forciert und priorisiert. Besonders groß war auch der Wunsch nach einheitlichem Auftreten nach außen, weswegen nun die Homepages der Kitas vereinheitlicht und in Zukunft in die Webseite der Stadt Marburg, die zurzeit noch umgestaltet wird, eingegliedert werden sollen.

Gemeinsam mit Frau Carla Sack, Frau Dr. Karen Verbist, allen weiteren Beteiligten und der ekom21 konnte ein guter Start für die Verwaltungsdigitalisierung der Kitaverwaltung vorbereitet werden. Die Möglichkeit der Durchführung und Nutzung der Digitalisierungsberatung des Landes Hessen wurde aufgrund ihrer individuellen Betrachtungsweise als sehr hilfreiche Unterstützung wahrgenommen, um auch im Bereich der Kitas mit der Digitalisierung voranzukommen. 

Die ersten Erfolge der Digitalisierungsberatung sind bereits auf der Homepage der Stadt Marburg zu sehen, wo Bürger*innen Kindergartenanmeldungen ganz einfach online vornehmen können.