Schulungsangebot rund um die eAkte

Damit dieser Wandel gelingt, brauchen Beschäftigte Sicherheit im Umgang mit der neuen Arbeitsweise. Genau hier setzt das Schulungsangebot der ekom21 an.
Die Antwort liegt nicht allein in der Technik, sondern vor allem in den Menschen, die damit arbeiten. Damit sich Mitarbeitende sicher fühlen und die Vorteile der eAkte nutzen können, bietet die ekom21 ein modular aufgebautes Schulungsprogramm an. Schritt für Schritt werden Kommunen und ihre Beschäftigten begleitet – und das vom ersten Kennenlernen der eAkte bis hin zu speziellen Vertiefungen.

Der Startschuss: Kick-Off eAkte

Am Anfang steht das „Warum“. In der Einführungsveranstaltung erfahren Führungskräfte, Projektverantwortliche und Mitarbeitende, warum die eAkte so wichtig ist: Sie sorgt für eine rechtssichere Ablage, ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff und macht medienbruchfreies Arbeiten möglich. Wer schon einmal im Homeoffice dringend eine Akte gebraucht hat, weiß, welchen Unterschied dieser ortsunabhängige Zugriff macht.

Der Kick-Off-Termin findet in der Regel vor Ort in Form einer Präsentation statt. Das Ziel ist es, Akzeptanz und gemeinsames Verständnis als Grundlage für die weiteren gemeinsamen Schritte zu schaffen. 

Der praktische Einstieg: eAkte|Office – Langzeitspeicherung

Nach dem „Warum“ folgt das „Wie“. In dieser zentralen Praxisschulung lernen die Mitarbeitenden alles, was sie für die tägliche Arbeit benötigen: Aktenpläne nutzen, Dokumente ablegen, Informationen suchen oder die Office-Integration einsetzen. Ohne diesen Baustein ist ein produktiver Einsatz der eAkte nicht möglich. Die Schulung findet im Rathaus der Kommunen oder in den Räumen der ekom21 in Präsenz statt. Onlineschulungen sind im Ausnahmefall auch möglich.

Nach Abschluss der Schulung können Teilnehmende eigenständig und sicher mit der eAkte arbeiten. Anschließend bietet das begleitende Format eAkte-Sprechstunde die Möglichkeit, im Nachgang entstandene Fragen zu klären und das Gelernte zu festigen.

Ein sanfter Einstieg für Ungeübte: eAkte|Office – Intensiv

Nicht alle Mitarbeitenden bringen dieselben PC-Kenntnisse mit. Damit auch Menschen mit wenig Computerkenntnissen und/oder Berührungsängsten einen sicheren Start haben, bietet die ekom21 eine optionale Intensiv-Schulung an. Die Schulung wird vorzugsweise persönlich durchgeführt. Hier geht es zunächst um Grundlagen wie den Umgang mit Maus und Tastatur, den Aufbau von Ordnerstrukturen und das Arbeiten in webbasierten Anwendungen. Anschließend werden die Inhalte direkt in der eAkte angewendet. Die Intensiv-Schulung besteht somit aus zwei Teilen: Der erste Teil vermittelt grundlegende PC-Kenntnisse und umfasst einen halben Tag. Der zweite Teil vermittelt Grundlagen der elektronischen Akte und umfasst einen ganzen Tag. Die Intensiv-Schulung erleichtert den Einstieg in die Praxisschulung (eAkte | Office – Langzeitspeicherung).

Der nächste Schritt: eAkte|Office – Desktop (Digitaler Posteingang)

Statt Briefe zu kopieren und von Hand in die Büros zu tragen, landet die Post digital im richtigen Fach und kann sofort bearbeitet werden. Wenn Sie in Ihrer Kommune den digitalen Posteingang nutzen, dann ist diese Schulung besonders wichtig. Hier lernen Mitarbeitende, wie eingehende Dokumente direkt digital verarbeitet und in der eAkte abgelegt werden.

Somit trägt diese Schulung dazu bei, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und einen nahtlosen digitalen Ablauf zu schaffen. Das Schulungsformat findet – wie die anderen Formate auch – vorzugsweise in Präsenz statt. Auch nach dieser Schulung ist es sinnvoll, das erlernte Wissen in einer eAkte-Sprechstunde zu vertiefen.

Begleitende Formate: Lernen, üben, nachhaken

Schulungen legen den Grundstein, doch erst, wenn Wissen nachhaltig verankert wird, entfaltet die eAkte ihren vollen Nutzen. Deshalb bietet die ekom21 verschiedene begleitende Formate an, die den Lernprozess unterstützen und vertiefen.

Mit E-Learning-Modulen können Mitarbeitende jederzeit und ortsunabhängig ihr Wissen auffrischen. Das ist besonders praktisch für neue Kolleginnen und Kollegen oder zur Nachschulung, wenn Inhalte flexibel wiederholt werden sollen.

Darüber hinaus laden Anwendertreffen (eAkte Lab), wahlweise in Präsenz oder online, zum Erfahrungsaustausch ein. Hier berichten Kommunen von ihren Projekten, teilen Best-Practice-Beispiele und lernen voneinander.

Ein besonders praxisnahes Angebot sind die Follow-Up-Sessions, oft auch als eAkte-Sprechstunde bezeichnet. Sie finden einige Wochen nach den Basisschulungen statt und bieten Raum für offene Fragen aus dem Arbeitsalltag. Gerade dann, wenn erste Erfahrungen im Umgang mit der eAkte gesammelt wurden, sind diese Nachschulungen wertvoll: Sie geben Sicherheit, vertiefen Routinen und helfen, mögliche Stolpersteine schnell aus dem Weg zu räumen.

Ein klarer Lernpfad mit flexiblen Bausteinen

So begleitet die ekom21 Kommunen Schritt für Schritt auf ihrem Weg zur digitalen Akte. Pflichtstationen sind dabei der Kick-Off, die Praxisschulung eAkte Office – Langzeitspeicherung und, falls der digitale Posteingang genutzt wird, auch die eAkte|Office – Desktop Schulung. Ergänzend können Kommunen auf optionale Bausteine wie die eAkte|Office – Intensiv Schulung oder flexible E-Learning-Angebote zurückgreifen.

Besonders hilfreich sind Sonderformate wie die eAkte-Sprechstunde oder das eAkte Lab: Sie geben Sicherheit im Arbeitsalltag und machen den Lernprozess nachhaltig. Viele Kommunen berichten, dass hier der entscheidende Moment kommt: Aus einzelnen Lernschritten wird Routine, aus Unsicherheit wird Sicherheit und aus Papierarbeit wird digitale Zusammenarbeit.

So entsteht ein klarer Lernpfad, der sich an die unterschiedlichen Bedürfnisse anpasst. Am Ende steht eine Verwaltung, in der Akten nicht mehr in Regalen, sondern jederzeit auf dem Bildschirm verfügbar sind – und das effizient, rechtssicher und zukunftsfähig.