eMailarchivierung

eMails aus Microsoft Exchange und Outlook revisionssicher archivieren und komfortabel schnell wieder finden. 

Der Benutzer erhält zusätzlich zu seiner gewohnten Arbeitsumgebung das Werkzeug für eine schnelle Volltextsuche in Mails und den angehängten Dateien.

Die Umstellung eines großen Teiles der Geschäftskorrespondenz auf elektronische Post hat in Industrie und öffentlicher Verwaltung innerhalb kurzer Zeit das Kommunikationsverhalten entscheidend verändert. Vielen Organisationen ist überhaupt noch nicht klar, wie viel ihrer geschäftlichen Korrespondenz heute tatsächlich schon über eMail abgewickelt wird.

So schnell und einfach bedienbar diese schöne neue Welt auch ist - sie schafft neue Anforderungen an die Verantwortlichen:

  • eMails sind Handelsbriefe und als solche aufzubewahren, 
  • die schiere Menge der Mails sorgt für permanent überlastete Mailserver, 
  • die Größe der Maildatenbanken macht die EDV-Systemadministration, Datensicherung und sonstige Handhabung der gespeicherten eMails aufwendig und 
  • wichtige Geschäftskorrespondenz bleibt in den Postfächern einzelner Benutzer deren Eigentum und nicht das Wissen der Organisation 
  • Eine ordentliche und transparente Ablage - wie bei Papier - findet in der Regel nicht statt.

Kurz, die organisatorische und technische Verwaltung von eMails ist eine Aufgabe, die Industrie und öffentliche Verwaltung dringend in den Griff bekommen müssen, um die ordnungsgemäße Speicherung von Dokumenten im Sinne der Geschäftsprozesse und des Gesetzgeber sicher zu stellen. Darüber hinaus bedeutet die Verwaltung stets voller Postkörbe und persönlicher Ablagen der Mitarbeiter einen nicht zu unterschätzenden betriebswirtschaftlichen Aufwand.

Hier setzt 2Charta Mail-Mill an:
  • Ein- und ausgehende Mails werden direkt am Server - nachdem Virenscanner und Spam-Filter ihre 
     Arbeit getan haben - abgegriffen und in 2Charta abgelegt. Kein Mail geht verloren.
  • Ebenso können automatisch, durch hinterlegte Regeln, Mails von bestimmten Sendern, bzw. an  
     bestimmte Empfänger, einer definierten Personengruppe zur Recherche zugeordnet werden.
  • 2Charta Mail-Mill speichert alle Mails sicher ab – eine separate Verwaltung im Mailsystem ist nicht mehr erforderlich. Deshalb kann die Mail-Quote für den einzelnen Benutzer durch die Administratoren sehr klein gewählt werden. In der Folge kann Plattenkapazität der primären Serverplatten erheblich reduziert werden, die Datensicherungszeiten verkürzen sich drastisch und das Mailsystem wird durch den geringen Datenbestand erheblich besser administrierbar.

Die Funktionen von 2Charta Mail-Mill beheben alle Unzulänglichkeiten der heutigen Handhabung von elektronischer Post und sorgen neben der betriebswirtschaftlichen Effizienz für eine revisionssichere Archivierung der Geschäftskorrespondenz im Sinne der gesetzlichen Anforderungen, wie z.B. der „GDPdU“. 

2 Charta Mail-Maill – mehr als nur Standard

2Charta Mail-Mill ist ein standardisiertes Produkt, welches über einfache Konfiguration installiert und in Betrieb genommen werden kann. Umfangreiche organisatorische Vorarbeiten sind nicht erforderlich. 

Wird bereits ein DMS- oder Archivierungsprodukt eingesetzt, liegt die Anforderung nahe, die in 2Charta Mail-Mill gespeicherten Mails den vorhandenen Vorgängen innerhalb der existierenden Archivierungs- oder DMS-Lösung zuzuordnen.

Hierfür steht entweder der manuelle Weg über eine festgelegte (und individuell anpassbare) Schnittstelle, indem der Benutzer diese Mails einfach in das Archiv verschiebt, oder durch ein Regelwerk mit automatischer Zuordnung zu be- stehenden Akten zur Verfügung. Eine solche Regel kann z.B. lauten, alle Mails von „koenig@kunde.de“ in den (Archiv-)Kundenordner „König“ abzulegen.

Optionen

Zusätzlich zur aus dem Internet bekannten Volltextrecherche steht zur Verbesserung der Volltext- Suchergebnisse die 2Charta „Find“ Technologie als professionelle Recherche in Textdatenbeständen zur Verfügung. Diese Technik, die mit Hilfe künstlicher Intelligenz für eine Erschließung des Wissens durch die semantische und assoziative Recherche in Text-Datenbeständen sorgt, ist quasi ein „Nachbrenner“, der das Finden innerhalb von vielen Mails zu einer einfachen Aufgabe werden lässt. Der Wald wird trotz vieler Bäume gefunden.

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