ecm21

Enterprise Content Management – der digitale Aktenschrank

Die Software ecm21 (Enterprise Content Management) bündelt Methoden, Techniken und Werkzeuge, mit denen die Verwaltung Inhalte („Content“) und Dokumente erfasst, verwaltet, speichert und bereitstellt. 

ECM führt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen: die modulare eAkte für die kommunale Datenverarbeitung inklusive Archivierung. Zentrales Modul von ecm21 ist die digitale Schriftgutverwaltung.

ecm21 – die modulare eAkte für Verwaltungsprofis

Verwaltungsprofis erstellen vielfältige Dokumente: Anschreiben an Bürger, Handlungsaufforderungen und Informationen für andere Verwaltungen. Verwaltungen dokumentieren Entscheidungen: Bescheide, Genehmigungen und Ausführungsbestimmungen. Die Experten in der Verwaltung erhalten aber auch viele Informationen: Datensätze, Urkunden und Dokumente anderer Dienststellen. Kurzum, in der Verwaltung treffen viele strukturierte und unstrukturierte Daten aufeinander, müssen erfasst, verteilt, bearbeitet und am Ende rechtssicher gespeichert werden. Was früher auf Papier geschah, erfolgt zunehmend auf digitalem Weg – schnell, einfach, effizient. Voraussetzung dafür ist eine leistungsfähige und zukunftssichere Software-Lösung.

  • Was bietet ecm21?

    ecm21 bündelt als Lösung für ECM (Enterprise Content Management) alle erforderlichen Methoden, Techniken und Werkzeuge, mit denen die Verwaltung Inhalte („Content“) und Dokumente erfasst, verwaltet, speichert und bereitstellt. Das Besondere dabei: Mit ecm21 lassen sich sowohl strukturierte Daten wie MS Excel als auch unstrukturierte Daten, die in MS Word, PDF oder Faxen vorliegen, verwalten. Damit können Verwaltungsprofis alle Ein- und Ausgaben der Verwaltung vollständig auf einer Plattform bearbeiten.

  • Bearbeiten statt suchen – in rechtsicheren Schritten

    ecm21 vereinfacht die Vorgangsbearbeitung enorm und verschafft damit der Verwaltung einen deutlichen Effizienzgewinn. Das beginnt mit der digitalen Aufnahme von Schriftstücken – ob am Arbeitsplatz gescannt, direkt aus anderen Verfahren übernommen oder in ecm21 erstellt. Alle Schriftstücke sind jederzeit verfügbar und dank einheitlichem Aktenplan sofort zur Bearbeitung oder Einsicht aufgerufen. Wege ins Archiv oder in einen anderen Fachbereich gehören der Vergangenheit an, denn der Aktenplan schafft konsequent Ordnung und ist zugleich Basis für die Verteilung. Kein Dokument geht verloren.

  • Automatisch ins Langzeitarchiv

    Mit ecm21 lassen sich zudem aber auch Workflows erstellen: automatisierte Abläufe und Bearbeitungsschritte, die Dokumente nehmen müssen. So wird kein Arbeits- oder Genehmigungsschritt vergessen – das macht die Verwaltungsakte rechtssicher. Zudem bietet ecm21 neben der verwaltungsübergreifenden Dokumentenablage auch die revisionssichere Langzeitspeicherung: eAkten werden vorschriftsmäßig und automatisch revisionssicher abgespeichert.

  • Nehmen Sie Platz am digitalen Schreibtisch

    ecm21 unterstützt Nutzer zudem mit umfangreichen Schnittstellen: Daten aus den wichtigsten Verwaltungswesen – Finanzen, Einwohnerwesen, öffentliche Ordnung, Personenstand etc.- können direkt ausgetauscht und mittels MS Office bearbeitet werden. So minimiert man Fehler und beschleunigt die Vorgangsbearbeitung insgesamt. Die integrierte Adressverwaltung rundet das Produkt ab. Der digitale Schreibtisch bietet neben Austausch per E-Mail, Drag und Drop und Workflows auch Suchfunktionen, Adress- und Terminverwaltung sowie digitale Ablagen mit To Do-Listen. Und schließlich sorgen Vertretungsregeln und Berechtigungssystem für noch mehr Effizienz im Team, selbst während der Urlaubszeiten.

  • Module integrieren andere Verfahren

    Die Lösung ist modular aufgebaut, damit Städte und Gemeinden die IT passgenau auf ihre Anforderungen einstellen können. Im Bedarfsfall können Experten die Lösung mühelos funktional erweitern und dabei auf Funktionalität von ecm21 zurückgreifen. Für folgende Fachbereiche stehen eigene Module zur Verfügung:

    • Meldewesen Modul emeld21 eAkte
    • Finanzwesen Modul newsystem eAkte
    • Rechnungseingangsworkflow Modul rw21 eAkte
    • Personenstandsregister Modul ePR21 eAkte
    • Personalwesen Modul LOGA eAkte
    • Kommunaler Sitzungsdienst  Modul SD.NET eAkte
    • Sammelakte/Standesamt Modul ePR21 plus
    • Gewerberegister Modul migewa eAkte
    • Ausländerwesen Modul LaDiVA eAkte
    • Fehlbelegungsabgabe Modul domicil21 eAkte
    • KFZ-Zulassung Modul kfz21 eAkte
    • Fahrerlaubniswesen Modul fe21 eAkte
    • Wassergefährdende Stoffe Modul wgs21 eAkte
  • eAkte ohne Mühen

    So umfassend ecm21 die Fragen der Verwaltung beantwortet und Herausforderungen der Profis löst, so einfach sind Einführung, Inbetriebnahme, Wartung und Nutzung von ecm21: Die Lösung wird nämlich über das BSI-zertifizierte Rechenzentraum der ekom21 bereitgestellt. Vielfach gesichert liegen Daten und Software im Hochleistungsrechenzentrum, während die Nutzer über VPN-Verbindungen darauf zugreifen. Verwaltungen benötigen weder kostenintensive IT-Infrastruktur noch aufwändige Schulungen. Wartung und Aktualisierung von ecm21 erfolgt durch die ekom21, die auch die Weiterentwicklung mit ihrer jahrzehntelangen Fachkompetenz verantwortet.

ecm21 – auf einen Blick
  • ist das perfekte Tool, um Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und zu speichern
  • sorgt für effizientes Verwaltungshandeln zu geringen Kosten
  • macht die Verwaltung zur Smart Administration
  • digitalisiert die Kernarbeit der Verwaltung: revisions- und rechtssicher
  • wird wartungsfrei und sicher via ASP-Betrieb im ekom21 Rechenzentrum bereitgestellt.
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