ePR21plus

Standesamtsanwendung und Register sind entkoppelt

Effiziente Unterstützung bei der Registerführung in Standesämtern

Mit dem Personenstandsgesetz (PStG) – in Kraft seit 01.01.2009 - hat der Gesetzgeber die elektronische Registerführung im Standesamt gesetzlich vorgeschrieben (§3 Abs. 2 PStG).
Die in Bücher gebundenen Einträge, wie sie nahezu unverändert seit 1875 existieren, werden durch elektronisch geführte Personenstandsregister ersetzt.

§ 69 der Personenstandsverordnung regelt die elektronische Erfassung von Altregistern. Insbesondere im Bereich der Fortführung von Einträgen und der elektronischen Datenübermittlung können Arbeitsabläufe am Standesamt effizienter gestaltet werden je mehr Einträge bereits in elektronischer Form vorliegen.  Auch in der Interkommunalen Zusammenarbeit entstehen zahlreiche Synergieeffekte, wenn – sowohl für das aktive, als auch für dessen verwaltete Standesämter – Altregister bereits nacherfasst wurden. 

ePR21plus ist ein zentrales Registerverfahren, welches die ekom21 ihren Kunden innerhalb und außerhalb Hessens zur Nutzung als „Datenverarbeitung im Auftrag“ anbietet. Aufgrund der hohen technischen und juristischen Anforderungen des Gesetzgebers an das Personenstandsregister ist eine Lösung als lokales Register direkt vor Ort in der Kommune, auch bei großen Städten, wirtschaftlich nicht sinnvoll.

  • Fachverfahren und ePR21plus-Register arbeiten zusammen

    Fachverfahren und Registerverfahren sind über eine Leitung und - wie in in § 11 Abs. 3 PStV geregelt – über eine standardisierte Schnittstelle (XPersonenstandsregister) miteinander verbunden.

    Wird ein Personenstandseintrag elektronisch verfügt, übergibt das Fachverfahren die elektronische Urkunde an das ePR21plus-Register. Bevor jedoch die Urkunde durch das Register übernommen wird, werden umfangreiche Prüfungen durchgeführt, um den hohen Sicherheitsanforderungen der Anwendung gerecht zu werden:

    • Ist der Benutzer berechtigt (§14 PStV) im Register zu speichern?
    • Entspricht der übergebene Registereintrag den gesetzlich vorgegebenen Standards?
    • Ist die elektronische Unterschrift des Standesbeamten gültig?
    • Konnte der Registereintrag sicher und unveränderbar im Register gespeichert werden?

    Erst nachdem alle diese Prüfungen durchlaufen wurden (das dauert ca. 1–4 Sekunden), erhält das Fachverfahren eine positive Bestätigung, dass die elektronische Verfügung stattgefunden hat und der Registereintrag sicher gespeichert wurde.

    Bei der Recherche nach einem Registereintrag prüft ePR21plus zunächst die Berechtigung des Benutzers und liefert anschließend bei vorliegender Berechtigung dem Fachverfahren den gesuchten Eintrag zurück. Der Benutzer arbeitet für Speicherung und Recherche eines Eintrags immer nur mit der Benutzeroberfläche des Fachverfahrens. Die Benutzung des Registers ist deshalb für die Standesbeamten denkbar einfach.

    Das Signieren eines Personenstandseintrags mit der qualifizierten elektronischen Signatur ersetzt die handschriftliche Unterschrift des Standesbeamten. Zur Erzeugung der elektronischen Signatur wird im Standesamt ein Kartenleser am AutiSta-Arbeitsplatz benötigt.

    Sichere Technik für das gesetzeskonforme Register ePR21plus wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten entwickelt und ist deshalb kompromisslos auf 100% Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften ausgelegt.

  • Und dies macht ePR21plus einzigartig:
    • Konsequente Nutzung von bewährter Archivierungstechnik mit „WORM“ Technik  (keine Ablage der Dokumente in einer Datenbank), um die Unveränderbarkeit der Urkunden von der ersten Sekunde an sicherzustellen.
    • Gemäß der Technischen Richtlinie BSI-TR 03125 werden die qualifiziert elektronisch signierten Daten und Dokumente bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen im Sinne eines rechtswirksamen Beweiswerterhalts vertrauenswürdig gespeichert.
    • Automatische Hochsicherheits- und Backup-Funktionen, damit das Register jederzeit verfügbar ist.
    • Duplizierung der Registereinträge auf mehrere Datenspeicher und die Sicherungsregister in einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum. Ein Datenverlust ist dadurch praktisch unmöglich.
    • Jahrelange Praxiserfahrung durch die Nutzung der ASP-Lösungen der ekom21 mit vielen hundert Kunden und Millionen von Dokumenten, auf denen ePR21 basiert.
    • Integration der Sammelakten in das ePR21plus-Gesamtkonzept.
  • Infos zur Beantragung der Signaturkarte

    Nach § 9 Abs. 2 PStV enthalten die Registereinträge in den elektronischen Personenstandsregistern neben den für die Personenstandsfälle notwendigen Daten nach dem Personenstandsgesetz u. a. auch die dauerhaft überprüfbare elektronische Signatur des beurkundenden Standesbeamten. 
    Zum Anbringen der Signatur benötigen Sie die sog. Signaturkomponenten (Kartenleser und Signatursoftware) sowie eine Signaturkarte mit qualifizierter elektronischer Signatur.  Jeder Standesbeamte, der Beurkundungen vornehmen will, benötigt eine eigene Karte.

    Bei der qualifizierten Signatur handelt es sich um die elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz (SigG) / der Signaturverordnung (SigV) bzw. der eIDAS-Verordnung der EU und damit um die persönliche elektronische Unterschrift des Karteninhabers. Das Antragsverfahren erfüllt aus diesem Grund höchste Sicherheitsansprüche.
    Die Signaturkarte muss bei einem sog. Trust-Center beantragt werden. Sie können die Karte grundsätzlich bei verschiedenen Anbietern bestellen, die qualifizierte Zertifikate ausstellen.
    Wir haben bisher die Signaturkarten von D-Trust und TeleSec getestet.

    Im Folgenden haben wir Ihnen den Link zum Zertifikatsanbieter D-Trust hinterlegt. Wenn Sie diesem auf eine eigene Seite bei D-Trust folgen, erhalten Sie auf die Karte einen Nachlass. Die Abrechnung erfolgt mit D-Trust direkt. Vom Zeitpunkt der Beantragung bis zur Freischaltung können bis zu 6 Wochen vergehen.

  • Antrag Signaturkarte mit qualifizierter elektronischer Signatur

    Zum Antrag

    Bitte füllen Sie den Antrag online aus und senden ihn an D-Trust. Gleichzeitig drucken Sie bitte den abgesendeten Antrag auf Papier aus und unterschreiben diesen handschriftlich.
    Im Antrag geben Sie u. a. den Organisationsnamen z. B. Standesamt XY ein. Die Bescheinigung der Organisationszugehörigkeit drucken Sie bitte ebenfalls aus und lassen diese von Ihrem zuständigen Vorgesetzten mit Dienstsiegel versehen und unterschreiben.

    Die Antragstellung erfolgt über das PostIdent Basic-Verfahren. Hierzu suchen Sie bitte mit Ihrem ausgefüllten PostIdent Coupon eine Filiale der Deutschen Post AG auf. Sämtliche Antragsunterlagen sind von Ihnen bitte ausgefüllt mitzubringen und werden nach der erfolgreichen Identifikation durch den Mitarbeiter der Deutschen Post AG an D-TRUST gesandt. Für die Identifizierung müssen Sie Ihren noch mindestens 4 Wochen gültigen Personalausweis vorlegen.

  • Notwendige Unterlagen zur Beantragung Ihrer qualifizierten Signaturkarte ...

    ... mit Ausfüllhilfen:

    • Von Ihnen unterschriebene Kopie Ihres Ausweisdokuments, (bei Personalausweis Vorder- Rückseite; im Fall eines neuen Personalausweises auf der Vorderseite Ihren 6-stellige Zugangsnummer (CAN) schwärzen),
    • korrekt ausgefüllter und vom Antragsteller eigenhändig unterschriebener Antrag
    • Bescheinigung der Organisationszugehörigkeit (Infos zum Ausfüllen)
    • unterschriebenes PostIdent-Formular aus der Identifizierung bei der Deutschen Post.

    Bitte beachten Sie auch die Checkliste für die Beantragung der Signaturkarte, die in den Antragsunterlagen von D-Trust enthalten ist.

    Per Post wird Ihnen die Signaturkarte zugesandt und mit separater Post die PINs und PUKs sowie das Formular für die Empfangsbestätigung. 
    Das Zertifikat der Signaturkarte wird erst dann freigeschaltet, wenn Sie dem Zertifikatshersteller den Erhalt der Karte durch Rücksendung der Empfangsbestätigung mitgeteilt haben. 
    Die Initialisierung Ihrer Karte und die Vergabe Ihrer persönlichen Signatur-PIN können Sie  – wenn Ihr Kartenlesegerät installiert ist – selbst vornehmen. Hierzu erhalten Sie von D-Trust per Email einen Link zum sog. Card-Assistant.

  • Fragen zu den Signaturkomponenten (FAQ's)

    Können vorhandene Kartenlesegeräte aus dem Einwohnerwesen eingesetzt werden?
    Der im Meldeamt für die Signierung von Reisepass- und Personalausweisbestellungen eingesetzte Kartenleser im Verfahren Pass21 (Omnikey CardMan 3121) kann für die Signierung für das elektronische Personenstandsregister leider nicht verwendet werden.
    Wir liefern das Gerät Cherry ST 2000 aus. Dieses Gerät kann aber vermutlich im Bereich Einwohnerwesen verwendet werden.


    Benötigt der Bürgermeister eine eigene Signaturkarte, wenn er nur Eheschließungen durchführt?
    Wenn der Bürgermeister nur Eheschließungen durchführt, kann auch ein anderer Standesbeamter die Verfügung ins Register – mit seiner eigenen Signaturkarte - durchführen. Der Bürgermeister braucht dann selbst keine Signaturkarte. 

    Im Bereich des Rechnungsworkflows benötigt jeder Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeiterin die mindestens Anordnungen vornimmt eine Signaturkarte.

    Muss beim Antrag der Signaturkarte die Organisation eingetragen werden?
    Die Organisation muss zwingend eingetragen werden. Dann muss allerdings auch eine Bestätigung des Arbeitgebers beigefügt werden.

    In dem Antrag bei D-Trust wird abgefragt, ob die Zertifikate ins Verzeichnis abrufbarer Zertifikate (LDAP) aufgenommen werden sollen. Ist das notwendig?
    Die Eintragung in das LDAP-Verzeichnis ist für die Verfügung in das elektronische Personenstandsregister nicht erforderlich und muss daher nicht angekreuzt werden.

Details zu ePR21 sind in einer separaten Leistungsbeschreibung ersichtlich. ePR21 wird allen Kommunen in Deutschland auf Basis von einwohnerbasierenden Nutzungsentgelten angeboten.

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Fachbereichsleiter Vertrieb

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