Passbehörden stellen Weichen für die Zukunft

Ist das Ausweisdokument nicht mehr gültig ist, führt kein Weg an einer Beantragung eines neuen Dokuments vorbei. Der Beantragungsprozess beginnt mit einem Foto. Genauer gesagt einem biometrischen Lichtbild. Ab dem 01. Mai 2025 ist jede Kommune dazu verpflichtet, Bürger*innen die Möglichkeit anzubieten, digitale biometrische Lichtbilder direkt im Rathaus erstellen zu lassen. Die elektronische Fertigung kann entweder durch einen Dienstleister oder durch die Personalausweisbehörde in Form einer Fotostation erfolgen. 

Fotoservice im Bürgerbüro

Solch eine Fotostation bietet die ekom21 seit 2022 ihren Kunden an. Bereitgestellt wird die Fotostation durch unseren Partner Biometric Solution. In Zusammenarbeit mit der HSH GmbH wird eine reibungslose Integration in die Meldeamtssoftware emeld21 garantiert.

Als Identitätsnachweis geben Bürger*innen zuerst ihr Geburtsdatum an und startet anschließend die Lichtbildaufnahme. Um ein optimales Ergebnis zu erzielen, passt die Fotostation sich zuerst auf die Körpergröße an. Dazu lokalisiert die Fotostation das Gesicht und ermittelt automatisch die richtige Höhe für die Aufnahme des Bildes. Möglich sind hier Werte von 80 bis 210 cm. Neben der automatischen Höhenanpassung inkl. optimaler Höhenausrichtung des Touchscreens sorgen die intuitive Benutzeroberfläche, eine mehrsprachige Menüführung, leichte Sprache sowie große und deutliche Schaltflächen auf dem Touchscreen für einen barrierearmen Zugang. 

Ist die antragstellende Person mit ihrem Lichtbild nicht zufrieden, kann eine festgelegte Anzahl weiterer Bilder angefertigt werden. Anschließend werden alle Fotos direkt nach dem ICAO-Standard auf Konformität überprüft. Sollte ein Bild nicht dem Standard entsprechen, gibt die Station Tipps bzw. justiert sich neu, um ein zufriedenstellendes Passfoto zu erstellen. Das fertige Passfoto wird anschließend automatisch und medienbruchfrei in den entsprechenden Ausweisantrag in emeld21 eingefügt. 

Als idealer Aufstellungsort eignet sich der Wartebereich einer Behörde. Bei Ankunft im Bürgerbüro können Bürger*innen mit dem Terminmanagementsystem direkt an eine Fotostation weitergeleitet werden. Die Fotostation ist selbstverständlich BSI-zertifiziert nach ID BSI-K-TR-0429-2020.

Dokumentenausgabe leichtgemacht – wie Pakete bei der Post

Nachdem das Lichtbild durch die Fotostation erstellt und der Antrag bei der Behörde bearbeitet wurde, steht dem Urlaub fast nichts mehr im Wege. Fehlt nur noch die Abholung des Dokuments. Während dazu bis vor kurzem eine Terminvereinbarung im Bürgeramt notwendig war, bietet die ekom21 eine flexiblere Möglichkeit. 

Mit der Dokumentenausgabebox unseres Partners Biometric Solution können Bürger*innen ihre Ausweisdokumente flexibel und ohne Termin abholen. Durch die direkte Integration in das Fachverfahren emeld21 kann bei der Beantragung des Personalausweises die Abholung an der Dokumentenausgabebox ausgewählt werden. Dafür wird die Mobilfunknummer der antragstellenden Person erfasst, um eine Benachrichtigung mit Abholcode zu versenden, sobald das Dokument zur Abholung bereit liegt. Nach der Abholung wird die Handynummer automatisch gelöscht. Für eine barrierearme Nutzung kann im Fachverfahren vermerkt werden, dass eines der unteren Fächer bevorzugt wird.

Der Abholprozess ist binnen weniger Sekunden abgeschlossen und erfolgt mittels sicherer Drei-Faktor-Authentifizierung. Ähnlich wie bei Poststationen öffnet sich nach erfolgreicher Authentifizierung eines der Ausgabefächer zur Entnahme des neuen Ausweisdokuments. Besitzt die Person einen alten Reisepass oder Personalausweis kann dieser bei der Abholung des neuen Dokuments direkt eingezogen und entwertet werden. Die Echtheit und Zugehörigkeit werden durch das Auslesen des Chips überprüft. 

Kommunen profitieren ebenfalls von den Vorteilen der Dokumentenausgabebox. Diese ist nämlich modular aufbaubar und kann mit 19 und/oder 152 Fächern konfiguriert werden. Mit einer Tiefe von 37 cm und einer Höhe von 180 cm lässt sie sich in nahezu jedem Raum problemlos integrieren. Auch eine nachträgliche Erweiterung sowie der Anschluss an ein Alarmsystem sind möglich. Damit ist die Dokumentenausgabebox maximal anpassungsfähig. Da es sich bei der Dokumentenausgabebox um eine Erweiterung des Passwesens handelt, besteht keine Notwendigkeit einer Ausschreibung. 

Das sagt die Stadt Korbach

Die nordhessische Stadt Korbach hat sich bereits im Juni 2022 auf den Weg zum digitalen Bürgerbüro gemacht. Sowohl die Fotostation als auch die Dokumentenbox sind dort im Einsatz, bilden sie doch wesentliche Bausteine in vollständig digitalisierten und effizienten Prozessen im Pass- und Meldewesen. Die Kommune hat die vielen Vorteile erkannt und freut sich, dass sowohl Bürger*innen als auch die Verwaltungsmitarbeiter*innen davon profitieren. „Die Fotostation spart dem Bürger einen Weg zum Fotografen, der Sachbearbeitung umständliches Aufkleben von Fotos auf Papiervordrucke, die Ausgabe der Dokumente in der Box erspart Bürgern und Sachbearbeitung einen zweiten Termin und schafft somit Ressourcen für Ersttermine“, resümiert Andreas Briehl, Digitalisierungsbeauftragter und Sachgebietsleiter Digitalisierung und IT der Stadt Korbach. 

Seit Juni 2022 wurde die Fotostation in Korbach über 3.000-mal genutzt. Für die Dokumentenausgabebox plant die Kommune das Einsatzfeld zu erweitern und strebt eine bidirektionale Nutzung an. So könnten Bürger*innen beispielsweise darin Fundsachen hinterlegen und deutlich größere Dokumente als Reisepässe abholen. „Beide Produkte werden von den Bürgern sehr gut angenommen – auch wenn die Box noch etwas verhaltener angenommen wird. Wir werden das Produkt zeitnah auf unserer Homepage und auch im Bürgerbüro bewerben – danach erwarten wir eine deutliche Fallzahlsteigerung. Bei der Fotostation sprechen wir von einer jährlichen Fallzahlsteigerung von 80 %. Was sich aber jetzt schon zeigt, dass die Prozessabläufe an der Box und der Fotostation intuitiv ablaufen und wir bisher kaum Rückfragen zur Bedienung an sich von den Bürgern hatten (technische Probleme an der Box ausgeklammert). Gelegentlich leisten die Mitarbeiterinnen aus dem Bürgerbüro an der Fotostation Hilfestellung (bspw. bei Brillenträgern oder Kindern) – an sich ist die Station aber ein Selbstläufer“, betont Briehl abschließend. 

Bilder: ©Lukas Kapfer