Digitale Zukunft in Usingen und Neu-Anspach

Seit 2007 werden die Kämmerei, die Stadtkasse, die Vollstreckungsstelle, der Bereich Steuern und Gebühren, das Ordnungsamt sowie das Standesamt interkommunal betrieben. Das gemeinsame Ordnungsamt und das Standesamt sind dabei räumlich in Neu-Anspach, die übrigen genannten Verwaltungsbereiche in Usingen angesiedelt. Der Standesamtsbezirk wurde seit diesem Jahr noch um Schmitten und Glashütten erweitert; Glashütten hat auch seine Finanzbereiche an Usingen übergeben. Auch mit der Nachbargemeinde Wehrheim besteht eine Interkommunale Zusammenarbeit. Die Stadt Usingen hat für Wehrheim Teile der Personalsachbearbeitung übernommen. Im kommenden Jahr werden Aufgaben des Ordnungsamtes und die Personal-Abrechnung der Gemeinde Grävenwiesbach durch Neu-Anspach bzw. Usingen durchgeführt.

Ehrgeizige Ziele

Mit dem aktuell laufenden Projekt unter der Leitung der Stadt Usingen sollen die ehrgeizigen Ziele der Städte umgesetzt werden. Im aktuellen Projektteam sind derzeit sieben Mitarbeiter aus den beiden Kommunen involviert, die je nach Themenbereich von den Fachabteilungen unterstützt werden. Seitens der ekom21 wird die Digitalisierung mit 18 Projektbeteiligten vorangetrieben. Im Fokus stehen hier insbesondere die Einführung der Basislösungen für Digitalisierungen, „civento“ und „eAkte/DMS“, sowie die Einbindung der Fachbereiche Personalwesen, Standesamt, Sitzungsdienst, Einwohnermeldewesen, Ordnungsamt, Gewerbeamt und Finanzen. Der Zeitplan für das Gesamtprojekt wird derzeit von dem Projektkoordinator der ekom21, Oliver Becker, gemeinsam mit Usingen und Neu-Anspach erarbeitet. Derzeit prüfen die einzelnen Handlungsgruppen, ob ihre Roadmap bis zum Sommer 2020 realisierbar ist.

Komplexe Handlungsfelder

Aufgrund der Komplexität der Aufgabenfelder wird zeitgleich mit der Abarbeitung aller Prozesse in den Bereichen begonnen. Hierbei wird der Handlungsbedarf innerhalb der Handlungsgruppen konkretisiert. So kann festgestellt werden, welche Einzelschritte umzusetzen sind. Umgesetzt wurden bereits die Anbindung des ePayment sowie die ersten Geschäftsprozesse.

Von diesen sind die folgenden bereits produktiv:

• Voranzeige Sterbefall
  
• Eheurkunde beantragen
  
• Geburtsurkunde beantragen
  
• Urkunde Lebenspartnerschaft beantragen
  
• Sterbeurkunde beantragen
  
• Bewerberportal
  
• Antrag und Freigabe von Personal-Verfügungen
  
• An- und Abmeldung von Hunden
  
• Hausumlauf
  
• Beantragung von verkehrsrechtlichen Anordnungen
  

Straffer Projektplan

Die Umsetzung des neuen Rechnungsworkflows 3.0 wird im dritten Quartal 2019 erfolgen, im Bereich Personalwesen konnte der neue LOGA-Web-Client schon bereitgestellt werden. Im Juli 2019 fand der Auftakt für den Sitzungsdienst statt und für die Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter der Kommunen wurden bereits die ersten Schulungen für civento geplant. Für alle Beteiligten ist das Projekt eine große Herausforderung, denn mit der Neuausrichtung der Geschäftsprozesse und der Einführung des derzeit in Arbeit befindlichen Aktenplanes ergeben sich große Veränderungen für die Organisation der gesamten Verwaltungsabläufe.

Gute Voraussetzungen

Aus Sicht des Projektkoordinators der ekom21 läuft hier ein spannendes und ehrgeiziges Projekt, das die jahrzehntelange Verwaltungspraxis revolutioniert. Oliver Becker verfolgt die gesteckten Ziele und ist äußerst zuversichtlich, was den weiteren Projektverlauf anbelangt. Dies führt er auf die guten Voraussetzungen zurück, denn neben der Leistungsfähigkeit der ekom21 arbeiten auch die Kunden mit vollem Engagement am gesteckten Ziel. So stimmt die Basis und das ist die Voraussetzung für erfolgreiche Projekte. Als Ratschlag für andere Kommunen ist bereits jetzt erkennbar, dass ein frühzeitiger Start und eine breite Aufstellung auf Kundenseite eine wichtige Basis für die erfolgreiche Digitalisierung ist, denn nur, wenn alle Handlungsbereiche aktiv angegangen werden, kann auch mit einer zügigen Projektrealisierung gerechnet werden.