Finanzwesen

Erste Regionalkonferenz newsystem

Unternehmensbereichsleiter Andreas Schemel begrüßte die Gäste und machte sie mit der Tagesordnung vertraut. “Ich freue mich, Sie hier zu unserer ersten Regionalkonferenz newsystem begrüßen zu dürfen. Wir werden Sie heute mit wertvollen Informationen versorgen und darüber hinaus jede Ihrer Fragen beantworten“ bekräftigte Schemel.

Der Unternehmensbereichsleiter erteilte dann das Wort an Reichelsheims Bürgermeister Stefan Lopinsky. Dieser hieß die Gäste im Namen der Gemeinde Reichelsheim ebenfalls herzlich willkommen und schilderte – zur Tagesordnung passend – die Einführung des Rechnungsworkflows in seiner Gemeinde (siehe hierzu auch unseren Beitrag "Reichelsheim wird noch digitaler" vom Dezember 2018)

Lopinsky verglich die Neuerung des Rechnungsworkflows mit dem Kauf eines neuen Autos: Jede Funktion sei zunächst ungewohnt, aber nach einiger Zeit wäre selbst das Ungewohnte unverzichtbar, da es zu einer erheblichen Erleichterung geworden sei. Der Bürgermeister ging damit auf die alltägliche Arbeit bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen ein.

Im ersten Vortrag „OZG – Das Onlinezugangsgesetz und das Finanzwesen“ gab Dr. Patrick Weber (Fachbereichsleiter Vertrieb der ekom21) einen Überblick, was die Kommunen aufgrund der OZG-Umsetzung erwarten dürfen bzw. müssen.

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Dr. Patrick Weber (Vertriebsleiter ekom21) und Andreas Schemel (Unternehmensbereichsleiter ekom21)

Er berichtete, dass die Städte, Gemeinden und Landkreise 538 Verwaltungsleistungen bis zum Jahr 2022 auch online ihren Bürgern anzubieten haben. Weber machte im Hinblick auf bereits bestehende ekom21-Fachanwendungen und civento-Services aber ebenfalls deutlich, dass ein gutes Fundament gelegt ist und die ekom21 eifrig weiter am Ausbau arbeitet. Er wies ebenfalls auf spezielle OZG-Veranstaltungen, die im März dieses Jahres stattfinden, und auf die ekom21-Hausmesse eXPO am 5. Juni 2019 hin, die dieses Thema ausführlich behandeln werden.

In dem nachfolgenden Vortrag „Rechnungsworkflow mit RWF 3.0“ schilderte Christian Diste (Fachbereichsleiter Innovation/Technik/Consulting der ekom21) die Vorteile des Rechnungsworkflows in Verbindung mit dem kommunalen Finanzwesen „newsystem“. Außerdem machte er darauf aufmerksam, dass die Kommunen bis 2020 elektronische Rechnungen empfangen und bearbeiten müssen. Eine Verpflichtung zum elektronischen Versand von Rechnungen über 1.000,-- Euro besteht, wie er erklärte, ab dem 27. November 2020 aufgrund einer von der Bundesregierung beschlossenen Rechtsverordnung im September 2017.

Nach so viel Theorie behandelte Diste die Frage, was bei der Einführung eines automatisierten Rechnungsworkflows zu beachten ist und beleuchtete dabei die vier notwendigen Grundpfeiler Projekt, Technik, Organisation und Personal. Die detaillierten und praxisnahen Tipps wurden immer wieder durch Nachfragen aus dem Teilnehmerkreis ergänzt. Außerdem ging er an einem Beispiel den kompletten Ablauf einer Rechnung – vom Eingang in der Verwaltung, über die Kontierung, Buchung, bis hin zur Anordnung – durch.

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Christian Diste (Fachbereichsleiter ekom21)

Auf besonderes Interesse der Teilnehmer stieß der Ablauf, dem die Einführung eines Rechnungsworkflows vorangeht. Diste erklärte, dass immer eine Besprechung und Projekttheorie die Grundlage darstellt. Im zweiten Schritt wird das System nach den Bedürfnissen der Kunden von der ekom21 eingerichtet. Danach erfolgt die Prüfung durch den Kunden, ob die Anpassungen nach seinen Vorgaben erfolgte. Erst nach Klärung all dieser Modalitäten erfolgt die Schulung des teilnehmenden Verwaltungspersonals und der Echtstart des Rechnungsworkflows – natürlich mit intensiver Betreuung durch die ekom21.

Im dritten Vortrag ging ebenfalls Christian Diste auf die Gebührenfakturierung „Capture21“ ein, eine Lösung zum Schreiben von Ausgangsrechnungen. Das Tool schafft die Erfordernisse, eRechnungen zu generieren und zu versenden. Gebührentatbestände können nach aktueller Satzung der Kommune hinterlegt und mit Kontierung, Kostenstelle bzw. Kostenträger etc. ergänzt werden.

Außerdem ging er auf die elektronische Bezahlmöglichkeit „ePayment“ ein und schilderte den fachlichen Ablauf. Des Weiteren machte Herr Diste auf den automatisierten Adressenabgleich zwischen newsystem und emeld21 aufmerksam, den jede Kommune zur Aktualisierung ihrer Adressbestände nutzen sollte. Zu künftigen Entwicklungen ging Herr Diste auf neue Online-Services, wie Lastschriftmandat, Bescheidkonto und Vorauszahlungsänderungsmitteilung, die integrierte eAkte in newsystem und den zukünftigen Web-Client ein.

Die offene Fragerunde im Anschluss brachte einen lebendigen Meinungsaustausch der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zutage und sorgte dafür, dass der Dialog noch lange über das offizielle Ende der Veranstaltung andauerte.

Letztendlich waren sich aber ekom21 und Teilnehmer des „1. Regionalkonferenz newsystem“ einig: Die Veranstaltung hat viel gebracht und bedarf einer Wiederholung!

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