Rechnungsworkflow

Reichelsheim wird noch digitaler

Von links nach rechts: Bürgermeister Stefan Lopinsky (Gemeinde Reichelsheim), Projektleiterin Bianca Hofmann (Gemeinde Reichelsheim), Unternehmensbereichsleiter Andreas Schemel (ekom21), Büroleiter Gerd Hübner (Gemeinde Reichelsheim)

Die Gemeinde Reichelsheim im Odenwald hat viel zu bieten: eine sehenswerte Altstadt, eine intakte Infrastruktur und im Umland die Natur einer wunderschönen Mittelgebirgslandschaft mit grünen Wiesen und ausgedehnten Wäldern. Rund 8.600 Einwohner fühlen sich hier wohl.

Aber gleichzeitig ist Reichelsheim auch eine Gemeinde, die fest im 21. Jahrhundert lebt – dafür steht nicht nur das ausgebaute Breitbandnetz, sondern auch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsprozesse der Verwaltung der Gemeinde. Jüngstes Beispiel: Seit dem 4. Dezember 2018 hat Reichelsheim die Bearbeitung von Rechnungen in der Verwaltung komplett digitalisiert. Die Gemeinde setzt dabei auf die Rechnungsworkflow-Software RWF3.0 und die umfassenden Erfahrungen des kommunalen IT-Dienstleisters ekom21, der die Software im eigenen hochgesicherten Rechenzentrum für die Gemeinde betreibt. Als erste Gemeinde des Odenwaldkreises, die dies so umsetzt, nimmt Reichelsheim damit eine Vorreiterrolle beim Thema Digitale Verwaltung ein.

„In der Vergangenheit kamen die Rechnungen in der Regel noch ganz klassisch in Papierform auf den Schreibtisch der Sachbearbeiter und wurden gestempelt, weitergereicht, bearbeitet, abgeheftet“, so Oberamtsrat Gerd Hübner, der die Umstellung gemeinsam mit der Kassenleiterin Bianca Hofmann vorangetrieben hat. „Mit der Einführung des digitalen Rechnungsworkflows RWF3.0 wird die Bearbeitung von Rechnungen auf ein völlig neues Niveau der Transparenz und Effizienz gehoben.“ Alle Mitarbeiter der 27 Köpfe umfassenden Kernverwaltung der Gemeinde können nun gleichzeitig Zugriff auf die Rechnungen nehmen. Besonders im Bereich Liquiditätsplanung wird zudem eine deutlich bessere Steuerung ermöglicht.

Hübner versteht diese Umstellung als einen weiteren bedeutenden Schritt hin zu einer papierlosen und durchgehend digitalen Verwaltung. Gerade im Hinblick auf die Verarbeitungsfähigkeit von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen), die zukünftig bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben ist, erleichtert der digitale Rechnungsworkflow die Arbeit der Bediensteten der Gemeinde.

Reichelsheim setzt bereits für verschiedene Aufgaben auf die von der ekom21 betriebene Software, z.B. im Bereich Personalverwaltung oder Einwohnerwesen. Der digitale Rechnungsworkflow mit RWF3.0 ist aber insbesondere im Hinblick auf das digitale Finanzwesen eine ideale Ergänzung – so lassen sich Daten automatisch und ohne Brüche zwischen dem Rechnungsworkflow und der Finanzwesen-Software INFOMA newsystem austauschen, die Reichelsheim ebenfalls von der ekom21 im Rechenzentrum bereitgestellt bekommt. Dadurch ist auch die Sicherheit und der Datenschutz der oft sensiblen Finanzdaten gewährleistet.

„Für uns bei der ekom21 ist der Rechnungsworkflow der Prototyp der Digitalisierung von Prozessen in der öffentlichen Verwaltung“, so Andreas Schemel, Leiter des für Finanzen zuständigen Unternehmensbereichs bei der ekom21. „Der Nutzen ist hier für jeden ersichtlich und der Effizienzgewinn sofort da. Wir freuen uns, die Gemeinde Reichelsheim hier bei der Wahrnehmung dieser Vorreiterrolle im Odenwaldkreis zu unterstützen.“

In Reichelsheim hatte man das Thema digitaler Rechnungsworkflow bereits seit Jahren auf der Agenda, jedoch entsprachen die auf dem Markt verfügbaren Lösungen lange nicht den Ansprüchen. „In den letzten zwei Jahren haben wir das Thema jedoch verstärkt ins Auge gefasst – zunächst mit dem Gedanken, dies gemeinsam mit Nachbargemeinden anzugehen“, so Gerd Hübner. „Dort waren die Prozesse aber häufig noch nicht so weit gediehen, dass ein gemeinsames Vorgehen Sinn gemacht hätte, so dass wir für uns die Entscheidung getroffen haben, dies mit RWF3.0 und der ekom21 gemeinsam noch in diesem Jahr umzusetzen.“

Der Wunsch nach der schnellen Umsetzung konnte erfüllt werden: Zwischen der Beauftragung im Sommer und der Produktivsetzung des Digitalen Rechnungsworkflows am 4. Dezember 2018 lagen nur wenige Monate.              

Wir verwenden Cookies um sicherzustellen, dass wir Ihnen ein optimales Besucher-Erlebnis auf ekom21.de bieten. Durch die Nutzung unserer Website erklären Sie sich mit diesem Einsatz von Cookies einverstanden.