Verfahren

curalit21 – wir drucken immer digitaler

einfo21: Herr Gärtner, alle sprechen von Digitalisierung, Sie vom Drucken – also alles analog oder was? 

Rüdiger Gärtner: In der Tat hört man seit über 25 Jahren, dass die papier- und drucklose Zeit unmittelbar bevorsteht. Persönlich kann ich das nur bedingt bestätigen. Die Korrespondenz in der öffentlichen Verwaltung hat sich allerdings gewandelt. Derzeit sehen wir einen starken Trend zu „Printing as a Service“ – dabei wird der Druck virtualisiert und um Zusatzdienste erweitert. Mag es behördenintern auch mehr rein digitale Prozesse geben, Drucken bleibt meiner Einschätzung nach in der heutigen Zeit unerlässlich. Schließlich gibt es viele Bürger, die ihre Briefe in Papierform wünschen und benötigen. Und es gibt viele Verwaltungsakte, die der Schriftform bedürfen. Insofern drucken wir, aber immer digitaler. 

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Rüdiger Gärtner vom Druckzentrum der ekom21 am Standort Kassel

einfo21: Was muss denn überhaupt gedruckt werden?

Rüdiger Gärtner: Drucken auf Papier ist eigentlich nur erforderlich, wenn Unterschriften im Original erfolgen müssen. Ansonsten wäre es auch möglich, Unterlagen, wie Bescheide, Rechnungen oder Anträge, in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. Theoretisch, denn aktuell fehlt eine zentrale Voraussetzung: Das digitale und sichere Postfach für alle Bürger ist noch nicht im Einsatz. Daher wird es wohl noch ein bisschen dauern, die Papierflut weiter einzudämmen. Außerdem ist ein Behördenbrief nicht bloß ein Ausdruck, sondern dahinter steht ein ganzer Prozess. 

einfo21: Neben dem Druck gibt es also noch andere Verarbeitungsschritte?

Rüdiger Gärtner: Aber ja, und zwar ziemlich viele. So banal es klingen mag, aber bevor man druckt, braucht man einen funktionsfähigen Drucker, Toner, Papier in verschiedenen Formaten und Farben, Umschläge sowie Postwertzeichen. Dieses Material muss die Kommune bevorraten. 

Neben dem eigentlichen Druck muss das Behördenschreiben dann aber auch kuvertiert, mit einer Briefmarke versehen und an den Logistiker geliefert werden. Diese Schritte werden meistens vom Ersteller des Briefes selbst vorgenommen und nehmen wertvolle Zeit in Anspruch – die man sinnvoller nutzen könnte. Hinzu kommt, dass es meist nicht um einen einzigen Brief geht.

einfo21: Und mit curalit21 kann man drucken und Brief-Post erledigen?

Rüdiger Gärtner: Genau, curalit21 ist eine Lösung – oder vielleicht besser ausgedrückt, ein Druck-Service – für diese vielen ineinandergreifenden Verarbeitungsschritte. Wir haben den Service so gestaltet, dass sich Verwaltungsprofis auf die Erstellung der Behördenkorrespondenz konzentrieren können. Alles andere übernimmt curalit21. Das läuft dann ungefähr so: Der Verwaltungsexperte erstellt an seinem PC ein Schreiben an den Bürger. Wenn er jetzt den Druckbefehl wählt, übernimmt curalit21 das Schreiben und überträgt es verschlüsselt in das Druckzentrum der ekom21. Hier erfolgen dann alle anderen Schritte, die sonst in der Verwaltung manuell erledigt werden müssten: Druck, Falzung, Kuvertierung, Frankierung und Auslieferung an den Versanddienstleister. Der Sachbearbeiter in der Kommune hat mit alldem keine Last mehr. Wenn er in curalit21 druckt, liegt das Schreiben zwei Tage später beim Bürger. 

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Ein kleiner Teil des großen Maschinenparks im Kasseler Druckzentrum 

einfo21: Bei allen analogen Aspekten – hinter curalit21 steckt doch viel digitale Technik, oder?

Rüdiger Gärtner: In der Tat, curalit21 ist natürlich Software. Wir nutzen die Chancen der Digitalisierung selbstverständlich, um das Drucken und den Versand so effizient wie möglich zu machen. Das ist mit meiner Aussage gemeint, dass wir immer digitaler drucken. Software versetzt uns in die Lage, aus den Textverarbeitungsprogrammen der Sachbearbeiter Daten zu übernehmen und dem Output-Management zur Verarbeitung zur Verfügung zu stellen. Dieses produziert daraus dann entweder einen Papierbrief oder auch einen elektronischen Brief. Gleichzeitig managen wir die Beschaffungs- und Wartungsprozesse. Papierstau, leerer Toner oder fehlende Postwertzeichen sind Vergangenheit. 

einfo21: Welche Städte und Gemeinden arbeiten denn mit der Lösung?

Rüdiger Gärtner: Derzeit ist curalit21 schon bei mehreren hessischen Städten und Gemeinde unterschiedlicher Größe im Einsatz – etwa bei der Stadt Groß-Gerau, der Stadt Hanau oder der Gemeinde Waldkappel. Das Interesse ist sehr groß, sodass wir aktuell in vielen Gesprächen sind. 

einfo21: Sie sind dauernd im Kundendialog. Sagen Sie bitte, wie sind die Erfahrungen Ihrer Nutzer?

Rüdiger Gärtner: Bei den Kundenkontakten zeigt sich: Das Verfahren erfordert anfänglich ein Umdenken, wird dann aber nach der Eingewöhnung sehr gut angenommen. Für die Nutzer ist es eine echte und sehr geschätzte Entlastung, Dokumente nicht mehr eigenhändig zu kuvertieren und zu versenden. Man schätzt die gewonnene Zeit, die man wichtigeren Dingen widmen kann.

einfo21: Welche sind aus Ihrer Sicht aktuell die drei größten Herausforderungen im Output-Management?

Rüdiger Gärtner: Erstens, der Wandel vom Papier hin zur rein digitalen Versendung aller Arten von Briefsendungen. Zweitens, die Anbindung an alle Varianten des digitalen Versandes. Drittens, die Anbindung des Druckens direkt an die verschiedenen Archivsysteme inklusive der Erzeugung von Dokumenten direkt aus den Archivsystemen.

einfo21: Wird man in 20 Jahren noch drucken und analoge Briefe erhalten? 

Rüdiger Gärtner: Davon gehe ich aus. Denn es wird immer Verwaltungsvorgänge und Anlässe geben, zu denen ein persönliches Schreiben gehört. Außerdem höre ich schon seit mindestens 25 Jahren, dass alles papierlos werden soll. Geschehen ist es bisher nicht. 

einfo21: Herr Gärtner, vielen Dank für das Interview!

Weitere Informationen zum Verfahren curalit21 finden Sie hier:

curalit21 auf der ekom21-Website

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curalit21@ekom21.de