​Volkmarsen in Vorreiterrolle

 

eGovernment, also automatisierte Verwaltungshandlungen über das Internet, gewinnt in Form von Transparenz, Effizienz und Bürgerfreundlichkeit immer mehr an Bedeutung. Moderne Kommunalverwaltungen nutzen diese Technologie, um ihre internen Abläufe und die Kommunikation mit dem Bürger effizienter zu gestalten – so auch die Stadt Volkmarsen (Landkreis Waldeck-Frankenberg).

Am 21. Mai 2014 stellten Bürgermeister Hartmut Linnekugel und Ulrich Künkel (Geschäftsführer des IT-Dienstleisters ekom21) eine neuartige Software vor, die für mehr Bürgerservice und Verwaltungseffizienz sorgt.

Team für eGovernment (v.l.n.r.): Ulrich Künkel (Geschäftsführer der ekom21), Benjamin Mielke (Bürgerservice der Stadt Volkmarsen), Volker Steinbeck (Projektleiter der ekom21), Jürgen Salokat (Büroleiter der Stadt Volkmarsen), Annika Kny (Projektmitarbeiterin der ekom21) und Hartmut Linnekugel (Bürgermeister der Stadt Volkmarsen)

Volkmarsen ist schon seit Langem für seine Innovationsfreudigkeit bekannt und geht mit dem Einsatz von civento21 (einer Lösung, die speziell für Kommunalverwaltungen entwickelt wurde) diesen Weg konsequent weiter.

Bürger einbeziehen
Ein Teil dieser Software ist der so genannte „Bürgerblick“. Damit können die Bürger von Volkmarsen von jetzt an ihre Beschwerden oder Vorschläge der Stadtverwaltung mitteilen – ganz einfach, vollkommen zeitunabhängig und bequem von zu Hause aus.

„Wo etwas nicht stimmt, sehen die Bürgerinnen und Bürger meist zuerst“, weiß Hartmut Linnekugel, Bürgermeister der Stadt Volkmarsen. Dazu gehören obligatorische Schäden, wie klappernde Kanaldeckel, flackernde Straßenlaternen oder Schlaglöcher.

„Aber es geht nicht nur um Schäden. Manchmal sind es einfache Hinweise, Tipps oder Verbesserungsvorschläge, die uns letztendlich Kosten sparen“, so der Bürgermeister weiter. Linnekugel bekräftigt: „Wir wollen das Wissen unserer Bürger nutzen, müssen aber gleichzeitig die Möglichkeit bieten, rund um die Uhr und an jedem Tag der Woche erreichbar zu sein“. Mit dem „Bürgerblick“ ist dies möglich und vor allem ganz einfach. Die Einbeziehung der Bevölkerung macht Sinn, denn die Verwaltung kann nicht überall ihre Augen haben und richtig teuer wird es für die Kommune, wenn ein Defekt immer größer wird oder Folgeschäden eintreten.

Hilfe bei Antragsstellung
Weitere Prozesse, die die neue Software abdeckt, betreffen die Plakatierung und die Sondernutzung öffentlicher Verkehrsflächen bei Baumaßnahmen. Bei Letzterem geht es um die Sicherung von Baustellen, wenn sich die Maßnahme auf den Verkehr auswirkt. Von der zuständigen Behörde gibt es hierfür klare Vorgaben, wie die Baustelle abzusperren und zu kennzeichnen ist und wie der Verkehr geleitet werden muss. Die Software unterstützt den Antragsteller bei jedem Schritt.

Die benötigten Daten werden in vordefinierten Feldern erfasst. Außerdem bekommt der Antragsteller zum Beispiel angezeigt, welche Unterlagen benötigt werden und in welcher Höhe sich die Gebühren belaufen. Auch über die entsprechenden Fristen und Rechtsgrundlagen wird Auskunft gegeben.

Sind alle Daten erfasst, kann sich der Antragsteller die zusammengestellten Unterlagen nochmals als PDF-Datei anzeigen lassen oder ausdrucken und sodann versenden. Die Abwicklung solcher Anträge hat viele Vorteile – wesentlicher Pluspunkt ist aber, dass durch medienbruchfreie Weiterverarbeitung in der Verwaltung die Prozesse einfacher und schneller werden. Es wird also nicht, wie bei vielen andern Lösungen, ein Formular heruntergeladen, sondern die Daten des Antragstellers werden medienbruchfrei an die Software der Gemeinde übertragen.


Hin zum Bildschirm – weg von der Eingangsmappe: Bürgermeister Hartmut Linnekugel (rechts) zeigt ekom21-Geschäftsführer Ulrich Künkel wie in Volkmarsen zukünftig gearbeitet wird

Mehr Effizienz
Rund 70 Arbeitsabläufe hat die ekom21 in ihrer eGovernment-Software bereits abgebildet. Durch Anregungen und Wünsche von Kommunen kommen ständig neue Prozesse hinzu.

Über die vielfältigen Möglichkeiten ist man sich im Rathaus von Volkmarsen bewusst. „Wir beginnen zunächst mit dem Bürgerblick, der Plakatierung und der Sondernutzung öffentlicher Verkehrsflächen. Aber wir denken schon weiter, denn die Software kann uns in vielen Bereichen unterstützen. Ziel ist dabei immer, die Kommunikation mit unseren Bürgern effizienter und serviceorientierter zu gestalten“, so Bürgermeister Linnekugel.

Ulrich Künkel, Geschäftsführer der ekom21, erklärt, dass sich im Produktivbetrieb schon nach kurzer Zeit eine Produktivitätssteigerung durch effizienteren und effektiveren Einsatz des Personals erkennen lässt.

„Durch den Einsatz von civento21 ergeben sich mehr Bürgerzufriedenheit, höhere Transparenz und schnellere Bearbeitungs- und Reaktionszeiten sowie Kosteneinsparungen“, so der Geschäftsführer. „Volkmarsen nimmt im Raum Nordhessen eine Vorreiterrolle ein“, lobte Künkel.