Landkreis Groß-Gerau setzt auf rw21

 

Seit Dezember 2014 bearbeitet der Landkreis Groß-Gerau seine Eingangsrechnungen mit dem Rechnungsworkflow rw21 der ekom21. Der zusammen mit Lorenz Orga-Systeme entwickelte Rechnungsworkflow mit dem Kürzel „rw21“ ist Teil der eGovernment-Suite der ekom21 und erfreut sich steigender Beliebtheit bei den hessischen Kommunen. Kein Wunder, denn der Workflow bietet eine Reihe von Vorteilen, wie beispielsweise optimierte Prozesse und transparenten Ablauf bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Noch vor einigen Monaten war der tägliche Eingang von Rechnungen in der Kreisverwaltung Groß-Gerau mit erheblichem Aufwand verbunden.

Durch die elektronische Rechnungsprüfung des ekom21-Systems entfallen im Landkreis die bislang üblichen Kontierungsbelege für fast 50.000 Rechnungen im Jahr und rund 140.000 Kreditoren-Buchungen. 
Außerdem sind durch die Installation des ekom21-Workflows alle beteiligten Personen fähig, jederzeit Auskunft über den Sachstand einer Rechnung zu geben. Startschuss für die Einführung des Rechnungsworkflow war Mitte des vergangenen Jahres mit Einführung eines Pilotprojekts in den vier Fachbereichen Schul- und Gebäudeservice, Personal und Organisation, IT-Center und Finanzmanagement. 
Seitdem findet die komplette Sachbearbeitung mit der sachlich und rechnerischen Feststellung, der buchhalterischen Prüfung sowie der Anordnung ausschließlich am Bildschirm statt. Durch die Einführung von rw21 sind also eine erhebliche Zeitersparnis und Arbeitserleichterung zu verzeichnen. 
Jede Kreditorenrechnung wird in der zentralen Poststelle der Kreisverwaltung direkt nach ihrem Eintreffen gescannt und durch automatisierte Prozesse an die zuständigen Stellen weitergeleitet.  
Die Sachbearbeiter der zentralen Rechnungsstelle des jeweiligen Fachbereiches sind anschließend das erste Glied in der Workflowkette; sie erfassen die Rechnungsnummer und das Belegdatum, sowie den Kreditor mittels Zugriff auf die Stammdaten des Finanzwesens newsystem® kommunal. Die Bankverbindungen werden aus dem Finanzverfahren automatisch eingelesen. So können die Anwender schon an dieser Stelle eine Dublettenprüfung vornehmen und kontrollieren, ob sich die Rechnung eventuell schon im System befindet. 
Auch Besonderheiten, wie beispielsweise die Einbindung weiterer regelbasierten Prüfungsinstanzen im Bereich des Schul- und Gebäudeservices, wurden nach den Vorgaben des Landkreises Groß-Gerau im Rahmen des Einführungsprojektes in rw21 mit eingebunden. Diese ganzen Abstimmungsprozesse fanden früher per Umlaufmappe statt, was zu erheblichem zeitlichen Aufwand führte. 
Im Zuge des elektronischen Workflows werden Abläufe gestrafft, denn alle Zwischenschritte des Verteilens und Transportierens von Papierunterlagen fallen nun weg. Eine Rechnung im Baubereich braucht für die Prüfung natürlich länger, als in der allgemeinen Verwaltung, weil durch die externen Stellen weiter Prüfschritte hinzukommen. Trotzdem bleibt es bei einer erheblichen Reduzierung der Durchlaufzeit. Das Resultat: Einhaltung aller Skonti und größtmögliche Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung.