Kommune digital – Bad Hersfelds Weg in die Zukunft

 

Das digitale Zeitalter ist überall:  Wir kommunizieren ständig, machen via Internet Einkäufe und Erledigungen. Praktisch kein Bereich des Alltags, der Gesellschaft oder der Wirtschaft bleibt von der Digitalisierung unberührt. Besonders spannend: „Bad Hersfeld 4.0.“ und die Liebe zur Stadt.
Digitalisierung: Chance und Gestaltungsaufgabe
Digitale Technologien versprechen, die Effizienz der Verwaltung zu erhöhen und Kosten zu senken. Sie versprechen auch mehr Bürgerservice und bessere Kommunikation. Die Hessische Landesregierung begreift die Digitalisierung als Chance und Gestaltungsaufgabe. Konkret für die Verwaltung formuliert die Landesregierung das Ziel so: „Digitalisierte Dienstleistungen machen Hessens Verwaltung bürgerfreundlicher, schneller und effizienter“ (aus Digitalstrategie Hessen, 03 / 2016, S. 16 ). Und wie sieht die Umsetzung in den Kommunen aus? In Hessen gibt es viele gute Ansätze und umgesetzte Projekte – trotz finanzieller und rechtlicher Herausforderungen. Besonders spannend: die osthessische Mittelstadt Bad Hersfeld.


„Bad Hersfeld 4.0“
Unter dem Begriff „Bad Hersfeld 4.0“ hat Thomas Fehling, Bürgermeister der Stadt, 2015 mehrere umfassende Projekte gestartet, mit denen er Bad Hersfeld zukunftsfähig macht. Dabei lehnt man sich in Bad Hersfeld ganz bewusst an den Begriff Industrie 4.0 an, um die Chancen digitaler Technologien wie Vernetzung, Daten, Kommunikation, Intelligenz oder Analytik in den Vordergrund zu rücken. Das Konzept legt den Fokus einerseits auf die Infrastruktur der Stadt. Hierzu gehören etwa ein neues Parkleitsystem inklusive Handy-Parkscheinen, ein Energiemonitoring mit Bürger-Cockpit oder energiesparende LED-Straßenbeleuchtung. Dazu gehören aber auch Hochleistungs-WLAN und Breitband, schließlich sollen die kommenden Bad Hersfelder Festspiele, das Lullusfest und 2019 auch der Hessentag via Handy-Video von Tausenden Besuchern in die ganze Welt ausgestrahlt werden. Und auch die Wirtschaft benötigt Breitband dringend. Zusätzlich legt das Konzept Bad Hersfeld 4.0 aber auch einen starken Fokus auf die Optimierung der städtischen Verwaltung.
 
Verwaltung effizient gedacht, Prozesse neu gemacht
So geht es mittlerweile ziemlich digital zu in den Amtsstuben von Bad Hersfeld. Richtungsweisend war etwa die Umstellung des Rechnungswesens: Jährlich rund 11.000 Eingangsrechnungen bearbeitet die Stadtverwaltung. Früher nahm die Poststelle die Rechnungen an und verteilte diese an die zuständigen Fachabteilungen – ein umständliches und aufwendiges Verfahren. Bereits 2013 hat man begonnen, den Rechnungseingang zu digitalisieren. Eingehende Rechnungen werden heute zentral gescannt und abgelegt. Alle an der Rechnungsbearbeitung beteiligten Mitarbeiter können damit direkt vom Arbeitsplatz auf den Datenbestand zugreifen. Aber es geht weiter: Mit der Einführung des Rechnungsformates ZUGFeRD (Abkürzung für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) hat die Stadt als eine der ersten Kommunen in Deutschland die Voraussetzung für den kompletten elektronischen Rechnungseingang geschaffen. Lieferanten sind aufgefordert, den Standard bei der Rechnungsstellung zu nutzen. „Rechnung im ZUGFeRD-Format sind maschinenlesbar, wodurch manuelle Arbeiten wie Eingabe in die EDV oder händische Bestellabgleiche entfallen können. Das spart Zeit sowie Arbeitskraft und reduziert Fehler“, sagt Frank Effenberger, IT-Leiter der Stadt.
 
Auslagerung schafft Freiräume
Effenberger setzt die IT-Strategie der Stadt um, führt Personal und Informationen zusammen und sorgt für die notwendige Hard- und Software. Die zentrale Leitfrage: Wie lassen sich beschränkte Ressourcen optimal nutzen? Dazu muss Bad Hersfeld nicht alles in eigener Regie umsetzen. Die aufwendige Lohn- und Gehaltsabrechnung für die 250 städtischen Angestellten und eine Vielzahl temporärer Helfer hat man beispielsweise ausgelagert. Heute erledigt eine kommunale Versorgungskasse im benachbarten Kassel (KVK) die Abrechnungen deutlich schneller und günstiger als es inhouse möglich wäre. Dadurch sind personelle Ressourcen freigeworden – etwa für den Service am Bürger, der in Bad Hersfeld höchste Priorität hat.
 
Top-Service für Bürger, Unternehmen und Vereine
Bessere Service-Angebote für Bürger, Unternehmen und Vereine durch Digitalisierung von städtischen Angeboten und Dienstleistungen? Das war schon immer der Ansatz von Bürgermeister Fehling: „Wir haben dazu gemeinsam mit der ekom21 deren elektronisches Vorgangssystem civento eingeführt und digitalisieren schrittweise Verwaltungsprozesse. Davon versprechen wir uns eine Beschleunigung in der Bearbeitung und mittel- bis langfristig Kosteneinsparungen sowie einen Komfortgewinn für unsere Bürger“, so Fehling. Heute ist das eGovernment-System civento breit im Einsatz, wird ständig erweitert und hat die Arbeit der Stadtverwaltung deutlich verändert. Eine wachsende Zahl von Online-Services steht im Online-Rathaus (http://www.bad-hersfeld.de/buergerbuero/services.html) bereit und erleichtert sowohl Sachbearbeitern als auch Bürgern das Leben. Wie kann man sich das vorstellen?
 
Sonder-Parkausweis, Taufzeugnis, Vereinszuschuss? – Ab ins Online-Rathaus
Wer etwa in Bad Hersfeld Anregungen und Verbesserungsvorschläge einbringen will, kann dies rund um die Uhr in einem Online-Portal tun. Auch das Standesamt ist online erreichbar, so dass man Taufurkunde und andere Personenstands-Dokumente unabhängig von Ort und Zeit anfordern kann. Das macht den Umgang der Bürger mit der Verwaltung komfortabel, die Stadtverwaltung wiederum entlastet es. Aber auch Gewerbetreibende können sich an- und abmelden oder Sondergenehmigungen beantragen – etwa einen Sonder-Parkausweis bei Umzügen. Als sehr praktisch haben sich die elektronischen Bürgerservices übrigens kürzlich für die Bad Hersfelder Vereine erwiesen. Wer nämlich Zuschüsse für seinen Verein möchte, muss diese fristgerecht beantragen. Die Anträge fordert die Stadtverwaltung zwar an, aber oftmals haben sich die Verantwortlichkeiten geändert und die Frist verstreicht. Damit ist jetzt Schluss: Änderungen und Zuschuss-Anträge lassen sich mühelos im Online-Rathaus erledigen – selbst spät abends oder sonntags, was den ehrenamtlichen Helfern sehr entgegenkommt.
Moderne und Tradition, Effizienz und die Liebe zur Stadt
„Das eGovernment-System ist sehr vielseitig. Praktisch erlaubt es, jeden Verwaltungsvorgang komfortabel digital abzubilden“, erläutert Jerome Sauer, der in der Stadtverwaltung die Modellierung der Prozesse in civento verantwortet, und fährt fort: „Wir planen, noch weitere Verfahren abzubilden und so den Weg zum Amt zu erleichtern. Die Bürger sind begeistert, zunehmend aber wird dieser Service auch erwartet. Schließlich sind viele Menschen rund um die Uhr vernetzt“. Zugleich schaffen die Verwaltungsexperten mehr bei geringerem Aufwand.
Doch Bad Hersfeld ist eine gewachsene Stadt, die Wert auf ihre Traditionen legt. Mit dem Lullusfest etwa feiert Bad Hersfeld das wohl älteste Volksfest Deutschlands. Und so hat man im Rathaus bei allem Eintreten für moderne Verwaltung und Smart City die analoge Welt nie aus den Augen verloren. Traditionelle Verwaltungsangebote oder das Bürgerbüro wird es immer geben. „Die Digitalisierung bringt Effizienz-Gewinne, aber die treibende Kraft bleibt der konkrete Bürgernutzen – und die Liebe zur Stadt“, so Thomas Fehling.
 
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