Experten im Dialog: Alexander Schaeff, Chefredakteur Kommune 21 im Interview mit einfo21 digital

 

Kommune 21, stadt+werk oder move (moderne Verwaltung) – wer in der Verwaltung zieht diese Fachpublikationen nicht zu Rate? Während sonst die Redaktion dieser Zeitschriften Interviews führt, haben wir die Rollen getauscht: einfo21 digital konnte Alexander Schaeff, Verlagsgründer, langjähriger Chefredakteur (seit 2001) und profunder Kenner der kommunalen Verwaltung, für ein Interview gewinnen. einfo21 digital hat dabei viel über Trends, Herausforderungen und ein ziemlich ungewöhnliches Hobby erfahren.

einfo21 digital: Was bewegt die öffentliche Verwaltung derzeit besonders?
Alexander Schaeff: Wenn man sich bundesweit die Projekte anschaut, stößt man vor allem auf ein Thema: die elektronische Akte. Dabei geht es um die Kombination aus Dokumenten-Management und Workflows. Ziel ist die medienbruchfreie elektronische Bearbeitung von Vorgängen und damit die papierlose oder zumindest papierarme Verwaltung. Explizit fordern auch eGovernment-Gesetze des Bundes und einiger Bundesländer die zügige Umsetzung der eAkte. Gleichwohl ist die Realisierung schwieriger, als man als unbedarfter Betrachter annimmt.
einfo21 digital: Was macht die eAkte so schwierig?
Alexander Schaeff: Zum einen sind die Anforderungen sehr hoch in Bezug auf Rechts- und Revisionssicherheit, zum anderen aber sind Verwaltungsvorgänge immer komplex. Man denke nur an eine Voraussetzung vieler Vorgänge: die zweifelsfreie Identifizierung eines Bürgers bei der Antragstellung. Wenn ein Bürger persönlich im Bürgerbüro erscheint, kann er sich bei den Verwaltungsmitarbeitern ausweisen. Aber wie funktioniert die Identifizierung sicher, zuverlässig und rechtskonform im Netz? Sehr viele Aspekte müssen bedacht werden, was die Umsetzung nicht eben erleichtert. Hinzu kommen menschlich-organisatorische Faktoren: Verwaltungsexperten müssen bei dem Paradigmen-Wechsel „Papier-Akte zur eAkte“ abgeholt werden und dann auch mitziehen. Das ist für Verwaltungen eine deutliche Zäsur, denn das Management von Dokumenten – ob Aktenschrank oder Dokumentenmanagement-System – ist das Nervensystem der Verwaltung.
einfo21 digital: MWC, CeBIT, Hannover Messe – welche Innovationen treffen den öffentlichen Sektor?
Alexander Schaeff: Als wichtigsten Trend – besonders auf der CeBIT – würde ich Smart Cities ausmachen. Dabei ist der Inhalt des Begriffs Smart City weder eindeutig noch einfach zu fassen. Zusammenfassend: Smart City betrifft die Entwicklung der Stadt als Ganzes und erstreckt sich auf alle Bereiche, die sich vernetzen und so zusammengeführt werden können wie z.B. die Energie-Versorgung oder die Verkehrssteuerung. Das Ziel ist es, durch eine bessere Erfassung und smarte Nutzung der Daten eine Verbesserung der Lebensqualität für den Bürger zu erreichen. Denn was ich im Detail erfassen kann, lässt sich auch präziser steuern. Nehmen wir beispielhaft die Stadt Hamburg: Mit Kameras und Sensorik vermisst man freie Parkplätze. Mit diesen Informationen und Analytik kann man den Verkehrsstrom dann optimal steuern, Irrfahrten vermeiden und ganz praktisch den CO2-Ausstoß reduzieren.
einfo21 digital: Wie ist die Verwaltung konkret betroffen?
Alexander Schaeff: Smart City ist ein breites Feld, das als Querschnittsthema Technologien wie Sensorik, Analytik, Digitalisierung, Big Data und das Internet of Things bündelt. Wir sehen aktuell viele neue technische Möglichkeiten, die zunehmend genutzt werden und auch die Verwaltung verändern. Nehmen Sie wieder die eAkte: Das Ziel ist, dass sie sich entlang juristisch abgesicherter Workflows intelligent durch die Vorgangsbearbeitung bewegt. Aber das ist nur ein Aspekt. In Kombination mit eGovernment-Angeboten, digitalen Bürgerservices und der Vernetzung unterschiedlicher Verwaltungswesen entsteht die intelligente Verwaltung. Wir werden in den kommenden Jahren sicher noch viele Neuerungen sehen.
einfo21 digital: Welche Trends machen Sie noch aus?
Alexander Schaeff: Mobiles Government ist ein Thema, auf das man häufig trifft. Bürger nutzen in ihrem Alltag ständig mobile internetfähige Geräte. Daher erwarten sie zunehmend auch mobil nutzbare Verwaltungsleistungen. Aber auch innerhalb der Verwaltung spielt Mobilität eine zunehmende Rolle. Dann nämlich, wenn Sachbearbeiter oder auch der Bürgermeister und Landräte mobil auf Verfahren, Dokumente oder Berichte zugreifen. Das geschieht immer häufiger.
Und dann würde ich auch Cloud Computing als Trend sehen, wobei man die Technik gar nicht mehr thematisiert. Es ist einfach selbstverständlich geworden, dass Verfahren in Rechenzentren laufen. Und Rechenzentren sind für Verwaltung nicht wirklich neu.
einfo21 digital: Welche Fortschritte sehen Sie bei Open Data?
Alexander Schaeff: Bei Open Data sieht man immer mehr Projekte, die auch von internationalen Initiativen in Schwung gebracht werden. Man verknüpft bei den Kommunen damit einerseits den Wunsch, die Transparenz des kommunalen Handelns zu erhöhen. Anderseits sollen öffentliche Daten Dritten neue Möglichkeiten der Wertschöpfung ermöglichen – etwa wenn App-Entwickler Busfahrpläne inklusive Abfahrzeiten und Routen nutzen und den Bürgern somit bequem zur Verfügung stellen. Nicht wenige Kommunen stellen inzwischen ihre Daten in maschinenlesbarer Form über Open-Data-Portale zur Verfügung. Aber auch dort höre ich immer wieder, dass der Erfolg vom Engagement einzelner Personen abhängt. Individuelle Leidenschaft für Open Data scheint nach wie vor zentral.
einfo21 digital: Was sind die drei größten technischen Herausforderungen für Kommunen?
Alexander Schaeff: Ich sehe eigentlich die Herausforderungen weniger auf der technischen Seite. Die Technik ist da und sie funktioniert. Nein, die entscheidenden Fragen sind aus meiner Erfahrung eher organisatorische Natur. Wie bei der eAkte schon angedeutet: mit der Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen und -prozessen ändere ich diese natürlich. Das muss gelebt werden, die Verwaltung darauf personell und mittels Schulungen ausgerichtet sein.
Dann geht mit dem technischen Wandel ein deutlicher gesellschaftlicher Wandel einher. Bürger sind den Einsatz von Smartphones gewohnt. Und Generation Y wie Z suchen den Weg zur Verwaltung über diese Schnittstelle. Dem müssen Kommunen entgegenkommen, denn die Modernität einer Verwaltung ist auch ein Standortfaktor. Junge Familien können – oder wollen auch – keinen Tag Urlaub nehmen müssen, um einen neuen Personalausweis zu beantragen. Auch die lokale Infrastruktur wie Breitband-Internet ist wichtig als Standort-Faktor. Darum müssen sich Kommunen kümmern, wenn sie attraktiv sein wollen.
Drittens hat die ständige Verfügbarkeit der neuen Technik natürlich auch Auswirkungen auf die Arbeit innerhalb der Verwaltung und ihre Attraktivität für potenzielle neue Mitarbeiter. Wenn Kommunen Mitarbeiter gewinnen wollen, müssen sie auch die richtigen Werkzeuge bieten.
einfo21 digital: Wie bringen Kommunen die notwendigen Mittel für Innovationen auf?
Alexander Schaeff: Kommunen haben kein Geld, das hört man zumindest seit vielen Jahren. Was natürlich nicht stimmt. Die Frage ist eher, wie geben die Kommunen ihre Mittel aus? Aktuell ist die Einnahmensituation gut – man denke nur an die soliden Gewerbesteuer-Einnahmen infolge der robusten Konjunktur.
Nein, es geht eher darum, was die Priorität ist, der neue Sportplatz oder die Modernisierung der Verwaltung? Die Situation in den Kommunen ist ziemlich heterogen. Städte wie Frankfurt oder Stuttgart haben eher keine Engpässe bei der Finanzierung und Umsetzung von Innovationen. Im ländlichen Raum sieht das häufig anders aus und die Mittel sind geringer. Hier kann die interkommunale Zusammenarbeit eine Lösung sein. Warum nicht die Mittel zusammentun und die entwickelte Lösungen anschließend gemeinsam nutzen? Auch mit Einkaufsbündelung kann man den Mittelbedarf reduzieren. Aber man trifft bei der Zusammenarbeit bisweilen noch auf Rivalitäten, die aus Vorzeiten stammen.
einfo21 digital: Und, was begeistert Sie privat?
Alexander Schaeff: Ich bin gerade sehr begeistert von Schwertkampf im Kung Fu. Diese chinesische Kampfsportart ist sehr umfangreich in ihren Lerninhalten und neben dem Kampf ohne Waffen gibt es auch den Kampf mit Waffen. Man lernt Bewegungsabläufe, was Konzentration, Koordination und Kraft gleichermaßen fordert. Körper und Geist sind betroffen und es ist eine tolle Form, sich fit zu halten. Wichtig finde ich darüber hinaus auch, immer wieder Neues zu lernen. Das tue ich und deshalb begeistert mich der Schwertkampf im Kung Fu gerade besonders.
Herzlichen Dank für das spannende Gespräch und die Einblicke.

 

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