Bundesweit einmalig: Elektronische Akteneinsicht

 

In den Räumen des Regierungspräsidiums in Kassel fand ein gemeinsamer eGovernment- und eJustice-Abend des Hessischen Justizministeriums und des Hessischen Innenministeriums statt, an dem rund 130 Gäste teilnahmen. Zu diesem Anlass wurde auch die bundesweit einmalige elektronische Akteneinsicht in Betrieb genommen.

Startschuss gegeben
Die beiden Geschäftsführer der ekom21, Bertram Huke und Ulrich Künkel, gaben zusammen mit Dr. Walter Lübcke (Regierungspräsident Kassel), Horst Westerfeld (Staatssekretär und Bevollmächtigter der Hessischen Landesregierung für E-Government und Informationstechnologie), Dr. Rudolf Kriszeleit (Staatssekretär im Hessischen Ministerium der Justiz, für Integration und Europa) und Oswin Veith (Aufsichtsratsvorsitzender der ekom21) den Startschuss.

Elektronische Akteneinsicht
Gaben den Startschuss: Bertram Huke, Dr. Walter Lübcke,
Horst Westerfeld,
Dr. Rudolf Kriszeleit, Ulrich Künkel und
Oswin Veith (v.l.n.r.)

Seit Einführung der „elektronischen Akte“ im Ordnungswidrigkeitenverfahren owi21 besteht die Möglichkeit, Einzeldokumente in Form einer Sammelakte zusammenzuführen. Zur Herstellung einer vollständigen elektronischen Akte werden bei der Zentralen Bußgeldstelle Hessen (ZBS) alle eingehenden Dokumente eingescannt; owi21 vervollständigt diese mit den Verfahrensdokumenten und stellt eine komplette digitalisierte Akte zusammen.

Bereits vor drei Jahren hatte die ekom21 in owi21 die Anforderungen an den elektronischen Rechtsverkehr umgesetzt. Dadurch konnte die mehrfache Erfassung von Personen- und Verfahrensdaten vermieden und der Transport von Papierakten reduziert werden.

Als weiterer Schritt in Richtung papierloses Büro ist nun die elektronische Akteneinsicht für Rechtsanwälte bei der ZBS. Mit dem produktiven Einsatz haben ZBS und ekom21 einen weiteren Beitrag zu effektivem eGovernment geleistet. 

Elektronische Akteneinsicht
v.l.n.r.: Andreas Werner (ZBS), Elfie Bagda (ekom21),
Moderator
Oliver Lorscheid, Anne Jekel (ekom21) und
Detlef Erdmann (ZBS)

Wirtschaftlich und effektiv
Nachdem der elektronische Rechtsverkehr in owi21 bei der Justiz zur Modernisierung beigetragen hat, profitiert von der elektronischen Akteneinsicht nun auch die Anwaltschaft von der Entwicklung.

Rechtsanwälte und Verteidiger können Akteneinsichten elektronisch beantragen und die angeforderte Akte dann auch elektronisch übermittelt bekommen. Dies vermeidet Medienbrüche und ermöglicht der ZBS eine Reduzierung von Druckkosten und manuellen Arbeitsvorgängen beim Versand von Dokumenten. Zurzeit werden ca. 50.000 Akten pro Jahr in Papierform versendet.

Die Kommunikation aller Verfahrensbeteiligten wird deutlich beschleunigt. Rechtsanwälte, die sich an diesem Verfahren beteiligen, sparen nicht nur Zeit, sondern auch Gebühren. Statt zwölf Euro für eine Papierakte werden für die elektronische Variante nur fünf Euro berechnet.

Geschützte Kommunikation
Als Kommunikationsplattform wird das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP) genutzt. Die EGVP-Umgebung ist ein abgeschlossener Bereich, in dem Rechtanwälte mit Behörden kommunizieren können. Das System ist bereits im produktiven Einsatz. Mit der ZBS steht dort ab sofort eine weitere Behörde als Kommunikationspartner zur Verfügung.

Die eingehenden Nachrichten im EGVP-Postfach der ZBS werden vollautomatisiert ins Fachverfahren owi21 importiert und dort den entsprechenden Aktenzeichen zugeordnet. Der zuständige Sachbearbeiter erhält daraufhin eine Mitteilung in owi21, dass eine elektronische Nachricht eingegangen ist. Die komplette EGVP-Nachricht mit sämtlichen Anhängen steht ihm jetzt im Verfahren zur Verfügung. Der Sachbearbeiter kann dann über den gewohnten Weg eine Akteneinsicht gewähren. Neu im Ordnungswidrigkeitenverfahren ist nun die Option „elektronischer Versand“. Wählt der Sachbearbeiter diese Option aus, erstellt owi21 eine Sammelakte im PDF-Format. Die eAkte wird dann – wiederum vollautomatisiert – über EGVP an den Rechtsanwalt verschickt.
„Damit ist der nächste Schritt in dem vollelektronischen Verfahren vollzogen worden“, hob Staatsekretär Rudolf Kriszeleit hervor.