​Bürgerbüro Offenbach arbeitet (fast) papierlos

 

Bis zu 20 Prozent weniger Zeitaufwand! So viel Zeit spart das Bürgerbüro Offenbach jetzt bei der Vorgangsbearbeitung im Pass- und Meldewesen. Sachbearbeiter und Bürger freuen sich, zugleich sinken die Kosten. Wie ist das möglich? Der Schlüssel ist die neu eingeführte emeld21-eAkte.


Mehr Zeit für den Bürger – die neue Offenbacher Einfachheit sorgt dafür


Aufgeschlossen
Besonders ist das Bürgerbüro der Stadt Offenbach schon seit seiner Gründung im Jahre 2000. Das liegt einerseits an seiner Struktur, denn das als Amt organisierte Bürgerbüro bündelt Pass- und Meldewesen, Führerschein- und Zulassungsbehörde in einer Einheit. Andererseits ist man hier besonders innovationsfreudig. „Wir nutzen Verwaltungsinnovationen und setzen neueste Technologien ein, um den Bürgerservice kontinuierlich zu verbessern“, sagt Martina Fuchs, Amtsleiterin des Bürgerbüros. So auch mit der Einführung der emeld21-eAkte.

Wer umzieht, einen neuen Pass beantragt oder aus der Kirche austreten will, kennt das Vorgehen: Bevor Anträge bearbeitet werden können, sind Informationen zu lesen, Angaben zu bestätigen – etwa zur Staatsbürgerschaft – und Erklärungen zu unterschreiben. Früher druckten die Kundenberater im Bürgerbüro diese Unterlagen aus und händigten sie dem Kunden aus – bisweilen mehrere Seiten Papier. Nach Sichtung unterschrieb der Antragsteller. Jetzt musste der unterschriebene Antrag aber wieder ins Pass- oder Meldearchiv zurück. Also scannte der Kundenberater die zuvor ausgedruckten Unterlagen wieder ein und legte sie digital ab. Ausdrucke mit personenbezogenen Angaben mussten zudem datenschutzrechtlich korrekt entsorgt werden. Insgesamt ein aufwändiger Weg, obwohl die Offenbacher schon in vielen Prozessen und seit langem Unterlagen elektronisch verarbeiten.

eAkte und Bürgermonitor
Mit der emeld21-eAkte ist alles anders geworden, denn jetzt lassen sich Medienbrüche im Pass- und Meldewesen vermeiden. Die eAkte ergänzt das eingesetzte Einwohnermelde-Verfahren der ekom21, emeld21: Statt Unterlagen und Erklärungen auszudrucken, verfügen die Kundenberater jetzt über einen Bürgermonitor. Das ist ein robustes Tablet, auf dem Bürger die Unterlagen angezeigt bekommen. Wer schwächere Augen hat, kann die Größe der Dokumente übrigens einfach nach seinen Bedürfnissen anpassen. Doch der eigentliche Clou: Erklärungen oder Meldescheine lassen sich direkt auf dem Tablet rechtsgültig unterschreiben. Anschließend archiviert das Verfahren die Unterlagen. Der gesamte Vorgang wird automatisch gebündelt und im digitalen Archiv des Bürgerbüros abgelegt. Physisch befinden sich die Daten dann im BSI-zertifizierten Rechenzentrum der ekom21, das wiederum über verschlüsselte Standleitungen mit dem Bürgerbüro verbunden ist. Kurzum, eine Ummeldung, einen Passantrag oder einen Kirchenaustritt kann man in Offenbach komplett papierlos erledigen. Manchmal aber wünschen Bürger trotzdem einen Ausdruck. Diesen erhält man auf Wunsch – und somit arbeitet das Bürgerbüro auch nur fast papierlos.


Der Bürgermonitor im Einsatz

Drucken und Scannen passé
„Kein Ausdrucken, kein Scannen, fast kein Papier“, freut sich Martina Fuchs und unterstreicht die Materialersparnis, denn alle Ausdrucke für Staatsangehörigkeitserklärungen, Meldescheine und so weiter entfallen ersatzlos. Durch das Signatur-Tablet spart ein Bürgerbüro in der Offenbacher Größenordnung etliche 10.000 Blatt im Jahr. Hinzu kommen – so die Amtsleiterin – auch reduzierte Kosten für die Logistik, denn ein Meldeschein mit Unterschrift gehört natürlich nicht in den regulären Papiermüll. Die Entsorgung mit dem Reißwolf muss gewährleistet sein.

„Noch nie so reibungslos“
Seit August ist die eAkte im produktiven Einsatz. Vorausgegangen war eine rund fünfwöchige Implementierungszeit, dann testete das Einführungsteam die emeld21-eAkte in abgeschotteter Betriebsumgebung. Als der Test bestanden war, folgte eine Mitarbeiterschulung mit allen Beratern im Bürgerbüro. „Anderthalb Stunden reichten, dann konnte das Team arbeiten. So reibungslos haben wir noch nie eine neue Lösung eingeführt“, sagt Martina Fuchs.

Neue Offenbacher Einfachheit
Die Kundenberater sind von der emeld21-eAkte begeistert. In den ersten Tagen sei man zwar noch irritiert gewesen. „Es ging alles so einfach und schnell. Haben wir nicht etwas vergessen?“, fragten sich Kundenberater anfangs einige Male. Aber mittlerweile ist die Lösung gesetzt und erleichtert die Arbeit in Offenbach deutlich: Bis zu 20 Prozent Zeitersparnis hat Martina Fuchs ermittelt. Die neue Einfachheit bei der Vorgangsbearbeitung erhöht zudem den Arbeitskomfort, denn alle archivierten Bestandteile der eAkte sind aus emeld21 einsehbar. Der bisher übliche Programmwechsel zur elektronischen Archivierung entfällt und auch die Ordnerstruktur wurde vereinheitlicht, so dass Unterlagen wirklich nur noch einen Fingertipp entfernt sind.

Mehr Zeit für Bürger
„Einige Arbeitsschritte fallen weg oder werden durch die neue Technik deutlich weniger zeitaufwendig“, so Martina Fuchs. Neben dem größeren Bearbeitungskomfort für die Mitarbeiter werden die Zeiteinsparungen in zusätzliche Terminangebote für Kunden umgesetzt. „Wir werden beobachten, wie sich die Bearbeitungszeiten entwickeln und dann unser Terminangebot entsprechend anpassen“, sagt Martina Fuchs.

Offenbach ist die erste Großstadt in Hessen, die das Verfahren emeld21-eAkte der ekom21 einsetzt und damit wieder einmal innovationsfreudig vorangeht. Bürgermeister Peter Schneider freut es: „Das Bürgerbüro Offenbach geht den Weg zum modernen Dienstleister konsequent und mit Engagement. Dabei ist die papierlose Dienstleistung nicht Selbstzweck, sondern führt systematisch zur Verbesserung des Angebots für unsere Bürgerinnen und Bürger. Das gesamte Team kann stolz auf das erreichte hohe Niveau sein“.

Profitieren auch Sie von der emeld21-eAkte! Fragen beantwortet Ihnen gerne das emeld21-Team. Schicken Sie einfach eine eMail an: emeld21@ekom21.de oder wenden Sie sich an Ihren Kommunalberater!