Quantensprung geschafft

 

Auf den Fluren stehen Datenschutzbehälter und Umzugskartons. In den Zimmern sind Schränke geleert und Möbel aufeinander gestapelt. Zwischendurch sieht man ekom21-Mitarbeiter, die Monitore zusammen packen und Kabel aufrollen.


Haben den Quantensprung geschafft (v.l.n.r.): Anne Gockel, Samira Yesil, Andy Hergesell, Peter Krause, Anette Berdel-Weiß, Rainer Litzenberger und Felix Mateos

Wir sind im Rathaus der Stadt Neu-Isenburg – besser gesagt, im Ausweich-Rathaus, denn der eigentliche Verwaltungssitz aus dem Jahr 1957 musste saniert werden. Nach rund zweijähriger Renovierung beginnen nun die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hugenottenstadt mit dem Umzug zurück. Einer wird allerdings nicht mit in das Ursprungsdomizil zurückziehen: Peter Krause, Fachbereichsleiter Zentrale Dienste und Organisation, freut sich nach 48 Dienstjahren auf seinen Ruhestand. Krause hat diesen Umzug, wie eine Vielzahl anderer Projekte, vorbereitet. Darunter zum Beispiel auch die Einführung des Rechnungseingangsworkflow, der seit März diesen Jahres seine Dienste in Neu-Isenburg tut.

Statische Grenzen
Die Software des ekom21-Partners Lorenz Orga-Systeme greift dabei auf das kommunale Finanzwesen newsystem® kommunal zu. ekom21 und Lorenz vertreiben den Rechnungseingangsworkflow in Verbindung mit dem Dokumentenmanagement schon seit einiger Zeit und können dabei verstärktes Interesse verzeichnen. Kein Wunder, denn die Situation stellt sich in den Kommunalverwaltungen meist identisch dar: Jahr für Jahr kommen hunderte, wenn nicht gar tausende Rechnungen zusammen, die mit Anordnungsbelegen und anderen Schriftstücken abgeheftet und archiviert werden müssen – und das mindestens zehn Jahre lang.

Die Aufwendungen für Stauraum, Papier und Ordner sind enorm; von baulichen Belastungen ganz abgesehen. „Alleine, dass unser Aktenarchiv unter dem Dach des Postgebäudes aus statischen Gründen an seine Grenzen gestoßen ist, machte die Anschaffung des Systems sinnvoll“, erklärt Peter Krause. Der Fachbereichsleiter rechnet vor, dass Neu-Isenburg künftig die bislang üblichen Kontierungsbelege für rund 30.000 Buchungen einsparen kann. Geht man davon aus, dass eine Rechnung aus mindestens zwei Seiten besteht, ergeben sich fast 90.000 Seiten, die bearbeitet, sortiert, abgeheftet und archiviert werden müssen. Hinzu kommen die Anlagen zu den Rechnungen, wie beispielsweise Bestellungen, Lieferscheine, Stundenzettel usw. – also noch mal über 120.000 Seiten, die für mindestens 10 Jahre Platz im Archiv eingenommen hätten.

Einfach und schnell
Der Einsatz des Rechnungseingangsworkflow, oder wie es in Neu-Isenburg offiziell heißt, das „Papierlose Anordnungswesen“, führte zu einigen Umstellungen, aber letztendlich auch zur Entlastung. „Das war für uns ein Quantensprung“, erinnert sich Krause.

Seitdem werden eingehende Rechnungen zentral eingescannt und über das Verfahren an die entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet. Per eMail wird darauf hingewiesen, dass eine neue Rechnung zum Bearbeiten vorliegt. Die Sachbearbeitung, bis hin zur Anordnung, erfolgt ausnahmslos am Bildschirm. Dabei ersetzen digitale Signaturen die persönliche Unterschrift. Die qualifizierte elektronische Signatur gemäß Gemeindekassenverordnung (GemKVO) ist integriert und sorgt somit für Rechtssicherheit. Das Verschwinden von Rechnungen oder das ständige Fotokopieren des Belegs durch beteiligte Personen entfällt. In Verbindung mit dem Dokumentenmanagementsystem müssen bei Recherchen auch keine Akten mehr aus dem Archiv geholt werden, denn über das interne Netz hat jeder Berechtigte in der Stadtverwaltung Zugriff auf die Rechnungen. Insbesondere bei Lieferantenfragen ein Vorteil: „Wenn der Lieferant wissen möchte, wann er sein Geld bekommt, kann der Sachbearbeiter im PC sekundenschnell nachsehen, wie es um die Überweisung steht“, erklärt Krause, muss aber eingestehen, dass sich solche Anfragen seit März drastisch reduziert haben.

Dies merkt auch Samira Yesil vom Fachbereich Zentrale Dienste; sie arbeitet von Anfang an mit dem System und ist sehr zufrieden: „Die Bedienung ist einfach und die Abwicklung spürbar schneller“, bestätigt sie. Dass in Neu-Isenburg die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestens geschult sind und routiniert mit dem System arbeiten, können Anne Gockel und Andy Hergesell bestätigen. Beide sind bei der ekom21 unter anderem für den Support des Rechnungseingangsworkflow zuständig.

Effizienter arbeiten
Bürgermeister Herbert Hunkel äußert sich ebenfalls positiv zur Einführung des Workflow: „Damit sind wir einen weiteren Schritt in Richtung digitale Verarbeitung gegangen. Die Steuerbescheide werden schon seit zwei Jahren elektronisch erfasst, jetzt folgt das Anordnungswesen. Dadurch spart die Stadt Neu-Isenburg jährlich mehrere hunderttausend Blatt Papier. Außerdem senken wir die Raum- und Archivierungskosten. Wir können effizienter arbeiten, die Dokumente sind zentral und schnell verfügbar“.

Und Peter Krause? Der gibt sich bescheiden: „Ich habe die Dinge nur angestoßen – umgesetzt haben sie andere“. Der Fachbereichsleiter wird sich in seinem wohlverdienten Ruhestand aber sicher gelegentlich an die vielfältigen Projekte erinnern, die über seinen Schreibtisch gegangen sind und mit denen er der Stadt Neu-Isenburg zu mehr Effizienz verholfen hat.