Gegen den Papierstau
Effiziente eAkte für Ausländerbehörden

 

Die ekom21 hat ihr Angebot für eine dauerhafte Langzeitspeicherung um ein zusätzliches Anwendungsgebiet erweitert: Die LaDiVA-eAkte, die Lösung gegen den Papierstau in der Ausländerbehörde.

Herausforderung
Noch nie haben in Deutschland so viele Ausländer gelebt, wie heute. Schon 2014 erfasste das Ausländerzentralregister fast 8,2 Millionen Menschen mit ausschließlich ausländischer Staatsangehörigkeit. Und durch den aktuellen Zustrom von Asylbewerbern wird diese Zahl weiter steigen. Für die Verwaltungen bedeutet dies eine enorme Herausforderung. Mit technologischen Innovationen hilft die ekom21 den Kommunen bei der Bewältigung ihrer wichtigen Aufgaben.

Als optimale Ergänzung zur Funktionalität der Fachanwendung LaDiVA, der Lösung der ekom21 für die Unterstützung der Arbeiten in der Ausländerbehörde, ermöglicht nun die dms21 LaDiVA-eAkte die digitale Bearbeitung von Fallakten im Ausländerwesen und deren dauerhafte Langzeitspeicherung. 
Praxisnahe Hilfe
Für jeden ausländischen Einwohner, der zum Beispiel einen Aufenthaltstitel beantragt, wird in der zuständigen Ausländerbehörde eine Akte angelegt. Diese beinhaltet Geburtsurkunden, Zeugnisse, Schriftverkehr etc. und umfasst damit nicht selten mehrere hundert Seiten. Die Lagerung der bisher papiergebundenen Akten während der bundeseinheitlichen Aufbewahrungsfrist erfolgt oftmals zentral in der Registratur. Daher müssen die Akten im Bedarfsfall extra angefordert werden. Die Folge ist ein hoher Platz- und Zeitbedarf. 
Die dms21 LaDiVA-eAkte macht diese herkömmliche und umständliche Aktenhaltung überflüssig. Mit der perfekt auf die Bedürfnisse der Praxis zugeschnittenen Anwendung wurde eine komfortable Schnittstelle zwischen dem Fachverfahren und dem Dokumenten-Management-System der ekom21, dms21, geschaffen. 
Im Fachverfahren erzeugte Dokumente sowie gescannte Eingangsunterlagen werden in eine elektronische Akte überführt und dauerhaft im DMS (Dokumentenmanagement-System) gespeichert. Das Scannen weiterer Papierdokumente erfolgt über handelsübliche Geräte oder Multifunktionsdrucker an allen Eingangsstellen (Poststelle, Serviceschalter, Sachbearbeiter, etc.). Das zeitaufwendige Zuordnen der Unterlagen zu den entsprechenden Akten entfällt. Zudem ist die dms21 LaDiVA-eAkte direkt in das Mailsystem integriert. Ohne Umwege können über elektronische Post eingehende Dokumente abgelegt oder bereits abgelegte Dokumente versendet werden. 
Zahlreiche Vorteile
Die Vorgangsbearbeitung erfolgt wie gewohnt im Fachverfahren. Durch die Digitalisierung aller Dokumente wird eine komplett elektronische Fallbearbeitung gewährleistet. Die zentrale Verfügbarkeit aller Akten gewährleistet den Zugriff der berechtigten Sachbearbeiter auf die benötigten Unterlagen. 
Die Vorteile der dms21 LaDiVA-eAkte auf einen Blick:
  • die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten pro Dokument und Vorgang trägt der Sensibilität der verarbeiteten Daten Rechnung
  • die Wiedervorlagefunktion sorgt für die Einhaltung von Fristen und die termingerechte Bearbeitung der Anträge
  • durch die Indexdaten der dms21 LaDiVA-eAkte lassen sich Akten leicht identifizieren und gesuchte Dokumente schnell und effizient auffinden
  • die integrierte Volltextsuche ermöglicht die Dokumentensuche über Textinhalte jedes einzelnen Dokuments
  • die parallele Bearbeitung von Akten durch mehrere Personen ist problemlos möglich
  • der Austausch elektronischer Akten mit anderen Behörden über Standard-Dateiformate wie PDF wird ermöglicht
  • die automatisierte Paginierung zur Weitergabe von Akten über das EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) an die zuständigen Gerichte steht zu Verfügung
  • weitergegebene Akten bleiben weiterhin im eigenen DMS archiviert, Kopien sind somit überflüssig, die gesetzliche Aufbewahrungsfrist ist stets gewährleistet
  • einfache intuitive Bedienbarkeit, minimaler Schulungsaufwand
  • die Lösung steht im ASP-Betrieb im BSI-zertifizierten Rechenzentrum der ekom21 zur Verfügung
  • bei Bedarf kann die Anwendung auch lokal in der Verwaltung autonom betrieben werden.

Die maßgeschneiderte Lösung dms21 LaDiVA-eAkte bietet die ideale Ergänzung zum Fachverfahren. Der Einsatz der digitalen Akte unterstützt die Mitarbeiter optimal und verschafft ihnen mehr Zeit für die eigentliche Fallbearbeitung.

Sprechen Sie uns an, gern präsentieren wir Ihnen die Vorteile dieser neuen Lösung vor Ort in Ihrer Verwaltung. Das Team von Uwe Pott (Leiter Fachbereich eGovernment und Dokumentenmanagement) informiert Sie umfassend über die Funktionalität der dms21 LaDiVA-eAkte. Senden Sie einfach eine eMail an:

dms21@ekom21.de