​Effizienz und Bürgerservice
Gemeinde Biebertal setzt neue Software ein

 

Bürgermeister Thomas Bender (Gemeinde Biebertal) und ekom21-Geschäftsführer Bertram Huke stellten eine neuartige Software vor, die für mehr Bürgerservice und Verwaltungseffizienz sorgt.

Mit dem „Anregungs- und Ereignismanagement“ können die Bürger der Gemeinde Biebertal künftig ihre Beschwerden oder Ideen der Gemeindeverwaltung ganz einfach mitteilen – vollkommen zeitunabhängig und bequem von zu Hause aus.

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Freuen sich über den gelungenen Start in Biebertal (v.l.n.r.): Bürgermeister Thomas Bender, ekom21-Mitarbeiterin Steffi Lemke, Geschäftsführer Bertram Huke und Dietmar Herrmann (Kommunalberater, ekom21)

Bürger einbeziehen
„Die Bürgerinnen und Bürger sehen als Erste, wo etwas nicht stimmt“, erklärt Thomas Bender. Die „Klassiker“, so weiß der Bürgermeister, sind schadhafte Fahrbahnen, klappernde Kanaldeckel oder defekte Straßenlaternen. Was auf der einen Seite für die Anwohner ärgerlich ist, kann auf der anderen Seite für die Gemeinde teuer werden – beispielsweise wenn sich der Defekt ausweitet oder Folgeschäden eintreten.
„Das Wissen unserer Bürger möchten wir insofern nutzen, aber gleichzeitig eine Anlaufstelle bieten, die Rund um die Uhr und an jeden Tag der Woche geöffnet hat“, so Bender.

Das „Anregungs- und Ereignismanagement“ der ekom21 setzt auf diesem Grundgedanken auf, wie Bertram Huke, Geschäftsführer des größten kommunalen IT-Dienstleisters, erklärt: „Wie reden hier von klassischem eGovernment, also von automatisierten Verwaltungshandlungen über das Internet. Unsere Software, das Kommunale Fallmanagement fm21, ist für solche Zwecke eigens entwickelt worden“.

Die Einbeziehung der Bürger beim „Anregungs- und Ereignismanagement“ macht Sinn, schließlich besitzt Biebertal eine Gesamtfläche von rund 4.400 Hektar, alleine 316 Hektar an Verkehrsfläche – da kann die Gemeinde nicht überall ihre Augen haben.

Vielfältiger Nutzen
Die Lösung kann aber weit mehr, als nur Beschwerde oder Anregungen aufnehmen: Mit „fm21“ wird dem Bürger eine durchgängige und vielfältige elektronische Vorgangsbearbeitung über das Internet ermöglicht. Dies hat viele Vorteile – wesentlicher Pluspunkt ist aber, dass durch medienbruchfreie Weiterverarbeitung in der Verwaltung die Prozesse einfacher und schneller werden. Es wird also nicht, wie bei vielen andern Lösungen, ein Formular heruntergeladen, sondern die Daten des Antragstellers werden medienbruchfrei an die Software der Gemeinde übertragen.

Über die vielfältigen Möglichkeiten ist man sich in der Biebertaler Gemeinde bewusst. „Wir beginnen zunächst mit dem Anregungs- und Ereignismanagement, denken aber schon einen Schritt weiter. Die Software kann uns in vielen Bereichen helfen, in denen die Kommunikation mit unseren Bürgern effizienter und serviceorientierter werden kann“, so Bürgermeister Bender.

ekom21-Geschäftsführer Huke macht das an einem Beispiel deutlich: „Mit fm21 kann ein Bürger seinen Hund ganz einfach per Internet bei der Gemeinde anmelden. Das Dokument, das online ausgefüllt wird und auf elektronischem Weg ins Rathaus kommt, wird dort sofort an den richtigen Sachbearbeiter weitergeleitet, der einen Bescheid erzeugt. Die Daten fließen in das kommunale Finanzsystem und werden dort schließlich verbucht – und alles ohne manuellen Mehraufwand oder Erfassungen“.

Unabhängig von dem Eingangsweg (Internet, Post oder Telefon) soll dieses System intern genutzt werden. Damit kommen auch Bürger, die nicht mit der Internetnutzung vertraut sind, in den Nutzen dieser Software.

Mehr Effizienz
Im Produktivbetrieb lässt sich schon nach kurzer Zeit erkennen, dass sich durch die Nutzung von fm21 eine Produktivitätssteigerung in der Verwaltung durch effizienteren und effektiveren Einsatz des Personals ergibt.
Dies gilt auch für den Einsatz von Sachmitteln sowie für die Erreichung politischer Ziele. Durch den Einsatz von fm21 ergeben sich mehr Bürgerzufriedenheit, höhere Transparenz und schnellere Bearbeitungs- und Reaktionszeiten sowie Kosteneinsparungen.

Der Clou: Auch verwaltungsinterne Vorgänge, wie zum Beispiel Urlaubsanträge, Fahrtkostenabrechnungen, Ressourcenreservierungen (Fahrzeuge, Räume etc.), lassen sich mit fm21 bearbeiten.