​Die eAkte: Verwaltungsmodernisierung in der Praxis

 

Für Verwaltungen in ganz Deutschland bedeutet die in den vergangenen Jahren stetig gestiegene Zahl an Asylanträgen eine Herausforderung. In Hessen arbeiten darum immer mehr Ausländerbehörden mit der dms21 LaDiVA-eAkte. Die dms21 LaDiVA-eAkte ermöglicht die digitale Bearbeitung von Fallakten im Ausländerwesen und ihre dauerhafte Langzeitspeicherung. Herkömmliche Aktenhaltung ist daher überflüssig.

Schluss mit dem Papierstau
Sobald ein Antrag bei der Ausländerbehörde eingeht, legt der Mitarbeiter eine Akte an. Doch nicht wie bislang in Papierform, sondern digital. Bestandteil dieser Akte sind unter anderem digitalisierte Geburtsurkunden, Zeugnisse und sämtlicher angefallener Schriftverkehr. Ausgedruckt kommen hier schnell mehrere hundert Seiten zusammen.
Jedes im Fachverfahren erzeugte Dokument und jede gescannte Eingangsunterlage wird sogleich in eine elektronische Akte überführt und dauerhaft im Dokumenten-Management-System (dms21) gespeichert. Somit ist der vormals analoge Verwaltungsprozess elektronisch abgebildet und Platz in der Registratur gespart. 

Die dms21 LaDiVA-eAkte ermöglicht die digitale Bearbeitung von Fallakten im Ausländerwesen und deren dauerhafte Langzeitspeicherung.
Darüber hinaus ist die dms21 LaDiVA-eAkte in das Mailsystem integriert. So können Mitarbeiter über den elektronischen Postweg eingehende Dokumente leicht in der entsprechenden Akte ablegen. Zugleich können sie bereits abgelegte Dokumente mit nur wenigen Klicks in Sekundenschnelle verschicken.
Digitalisierung ermöglicht effizientes Arbeiten
Doch die dms21 LaDiVA-eAkte leistet noch mehr. Sie bietet die Möglichkeit, sämtliche Fälle digital zu bearbeiten. Zum Beispiel sorgt die Wiedervorlagefunktion dafür, dass Fristen eingehalten und der Mitarbeiter die Anträge termingerecht bearbeitet. Durch die Indexdaten der dms21 LaDiVA-eAkte sowie eine integrierte Volltextsuche können die Mitarbeiter in Ausländerbehörden Akten leicht identifizieren und in der Akte enthaltene Dokumente schnell finden. „Vor allem aber bietet die Kombination aus eAkte und elektronischem Fachverfahren hohes Einsparungspotential, da die Bearbeitungsprozesse bei vielen Fällen oft ähnlich strukturiert sind“, sagt Uwe Pott, eGovernment/ Dokumentenmanagement bei ekom21.
Doch damit nicht genug: Im Gegensatz zur papiergebundenen Akte können an der eAkte leicht mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. Auch der Austausch mit anderen Behörden ist wesentlich einfacher als zuvor. Individuell erteilte Zugriffrechte für jedes Dokument und jeden Vorgang sorgen dafür, dass der Schutz sensibler Daten gewahrt bleibt.
Darüber hinaus steht eine automatisierte Paginierung zur Weitergabe von Akten über das EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) an zuständige Gerichte zur Verfügung. Da weitergegebene Akten im Dokumenten-Management-System archiviert bleiben, sind Kopien überflüssig und die gesetzliche Aufbewahrungsfrist ist stets gewährleistet.
Uwe Pott konstatiert: „Die dms21 LaDiVA-eAkte zeigt exemplarisch, welche Chancen die Digitalisierung Behörden bietet. Der Einsatz der digitalen Akte erleichtert Mitarbeitern in Ausländerbehörden ihre Arbeit und beschleunigt den Verwaltungsprozess. So bleibt ihnen mehr Zeit für die eigentliche Fallbearbeitung.“

 

Weiterführende Links
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