Allgemeines
Das Programmpaket eKita für ab Windows 95/NT und höher verwaltet
eigenständig Einrichtungen, Spielgruppen, Personal der
Einrichtungen, Entgelt-Tabellen, eKita-Kinder, Bescheide,
Sollstellungen und diverse interne Tabellen. Darüber hinaus
bietet es Schnittstellen zu Microsoft Word und verschiedenen
HKR-Verfahren und derzeit zum hessischen Einwohnermeldewesen.
Schnittstelle zu Microsoft Word
Die Schnittstelle zu Microsoft Word für die Erstellung von
Bescheiden ist über die Serienbrief-Funktion von Word
implementiert; hierbei werden ASCII-Schnittstellendateien mit
Serienbrief-Feldern sowie den dazugehörigen Daten erstellt, die
Word mit den Dokumenten für Bescheide verknüpfen kann.
Der Vorteil für den Anwender liegt hier einerseits in den
vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten, die Word bietet, um
Bescheide individuell anzupassen, und andererseits darin, dass
Word seit längerem einen Quasi-Standard für Textverarbeitung
bildet, fast überall bereits eingesetzt wird und daher auch
Kenntnisse in Word vorhanden sind.
Schnittstellen zu verschiedenen HKR-Verfahren
Es wurden bereits zahlreiche Schnittstellen zu
unterschiedlichen HKR-Verfahren realisiert; nähere Einzelheiten
erfahren Sie von Ihrem Ansprechpartner.
BOS Druckspooler
Alle Druckausgaben des Programmpaketes werden nicht direkt an
den Windows Druckerspooler gesendet, sondern werden als
Druckaufträge in dem integrierten BOS Druckauftragsspooler
abgestellt. Dieser bietet eine Vielzahl von wichtigen Funktionen
rund um das Drucken, die im wesentlich einfacheren Windows
Spooler fehlen:
- Jederzeit wiederholbarer Ausdruck, auch beliebiger
Abschnitte des Druckes (im Windows Spooler sind Druckaufträge
verloren, wenn während des Ausdrucks etwas ‚schiefgeht‘, wie
z. B. Fehler beim Papiereinzug, Papierstau etc.)
- Druckaufträge können beliebig lang im Spoolsystem
gespeichert bleiben (im Windows Spooler werden entweder alle
Aufträge gedruckt oder keiner)
- Druckaufträge können gezielt einzeln aktiviert (gedruckt)
oder gelöscht werden
- Druckaufträge können jederzeit an einem beliebigen
Drucker, auch völlig anderen Typs, ausgedruckt werden (im
Windows Spooler hingegen kann ein für einen Drucker erzeugter
Auftrag nicht mehr an einen anderen Drucker gesendet werden)
- Druckaufträge können unabhängig vom Computer, auf dem sie
erzeugt wurden, auf jedem anderen Rechner im Netz angesehen,
verwaltet und auch ausgedruckt werden (im Windows Spooler
generell nicht möglich)
- Druckaufträge werden mit Angaben zum Benutzer, Computer,
Datum und Uhrzeit sowie Drucktitel und Programm gespeichert
und können beliebig sortiert werden
- Druckvorschau auf dem Bildschirm (mit WYSIWYG Technologie
– What You See Is What You Get) jederzeit möglich (Funktion
fehlt völlig im Windows Spooler)
Das Layout der Druckaufträge kann jederzeit, auch nach
Erstellung des Ausdrucks, individuell abgeändert und angepasst
werden; mit einem simplen Mausklick kann zwischen den
unterschiedlichen Layouts umgeschaltet werden (Funktion fehlt
völlig im Windows Spooler)
Die Layouts aller Druckausgaben können im Rahmen der Schulung
bzw. Einarbeitung individuell an die Bedürfnisse der Anwender
vor Ort angepasst werden. Je Berichtsart können beliebig viele
Layouts gleichzeitig definiert werden.
Programmbereiche
Stammdatenverwaltung
- Religionszugehörigkeit, Staatsangehörigkeit,
Familienstand, Wartelistenprioritäten etc. frei definierbar
- Erfassung von bis zu 999 Einrichtungen je Gemeinde
- Anlegen von Spielgruppen innerhalb Einrichtungen
- Verwaltung von Personal der Einrichtungen
- Festlegen von beliebiger Tarifarten (z. B.
Betreuungszeiten und –arten); Verwalten der Tarife, die
innerhalb von Einrichtungen und Tarifarten noch weiter in bis
zu 999 unterschiedlichen Einkommensklassen unterteilt werden
können; Tarife unterschiedlich für erstes, zweites, drittes
und jedes weitere Kind spezifizierbar; Getränkegeld,
Mittagessen und feste Umlage ebenfalls getrennt definierbar;
Abgabearten für jede Beitragsart getrennt möglich; weiterhin
Definieren von beliebig vielen zusätzlichen
Einmalzahlungsarten mit zugehörigen Abgabearten
- Personenanschriften (mit HKR-Anbindung)
- Bescheidarten und Word-Vorlagen
Verwaltung Kinder
- Verwaltung aller Daten zu Kindern (Grunddaten,
Erziehungsberechtigte, Geschwister, Zusatzdaten, Einkommen,
Änderungen (mit Chronologie), Einmalzahlungen etc.)
- Automatisierter Austritt schulpflichtiger Kinder im Dialog
(mit Bescheiderstellung/Sollstellung)
- Dialoginformationen zu Sollstellungen (Aktueller Stand,
Differenzen etc)
- Erfassung Mittagessen monatlich und/oder taggenau
- Erfassung Einmalzahlungen taggenau
Abrechnungen/Bescheide/Sollstellungen
Es können beliebige Bescheidarten definiert werden (z. B.
Eintritts-, Austritts-, Mittagessen- und Änderungsbescheide,
freie Rundschreiben etc.). Bescheide werden über die
Serienbrieffunktion von Microsoft Word ausgegeben; über eine
Vielzahl von verschiedenen Serienbrieffeldern können die
Bescheide individuell angepasst werden.
Für die Bescheiderstellung bzw. Sollstellung wird ein einzelnes
Programm gestartet, welches Sollstellungen in die Schnittstelle
Sollstellungen für HKR sowie Serienbriefdaten in
Schnittstellendateien zu WORD abstellt. Über die
Stammdatenverwaltungen (s. o.) können beliebig viele
verschiedene Bescheide definiert werden. Je nach Bescheid kann
eine Sollstellung ohne Bescheid, ein Bescheid oder auch eine
Sollstellung mit Bescheid erstellt werden.
- Die erstellten Bescheide werden als Serienbriefdaten in
WORD-Schnittstellendateien gesammelt und können direkt
gedruckt werden oder zunächst gesammelt und als Stapel
gedruckt werden. Bescheiderstellung und Sollstellungen
Zahlungspflichtige
- Bescheiderstellung und Sollstellung Zahlungspflichtige
- Sollstellung Land/Kreis
- Bescheiderstellung und Sollstellung für die monatliche
Abrechnung Mittagessen und Einmalzahlungen
Auswertungen/Listen
- Alle Listen können über einen Dialog für bestimmte
Gemeinden (von-bis) und Einrichtungen (von-bis) ausgegeben
werden; weitere Einschränkungsmöglichkeiten stehen je nach
Liste zusätzlich zur Verfügung
- Zu allen Listen können neben den mitgelieferten Layouts
beliebig viele weitere Layouts (z. B. im Rahmen der
Einarbeitung bzw. Schulung) vor Ort individuell angepasst
werden
- „Liste Kinder“, „Liste Kinder nach Spielgruppen“, „Liste
Kinder nach Tarifen“, „Liste Kinder nach
Tarifen/Einkommensklassen“ und „Liste Kinder nach Bescheiden“
stellen Stammdatenlisten (Bestandslisten) über alle erfassten
Kinder mit unterschiedlicher Darstellung bzw. Sortierung dar.
- „Zählliste Mittagessen“ gibt Erfassungslisten
(„Strichlisten“) für das Eintragen der verzehrten Mittagessen
aus.
- „Warteliste“ gibt eine nach Geburtsdatum oder Anmeldedatum
sortierte Liste aller Kinder aus, die noch nicht einem
Kindergarten zugeordnet sind (also auf einer Warteliste
stehen). Es können auch nach Belegung (vormittags, nachmittags
oder ganztags) getrennte Wartelisten erstellt werden.
- „Liste Abgänge“ gibt eine Liste aller voraussichtlichen
Abgänge innerhalb eines angegebenen Zeitraums, d. h. Kinder,
für die ein Austrittsdatum innerhalb des gesuchten Zeitraums
erfasst wurde, aus.
- „Liste schulpflichtiger Kinder“ gibt eine Liste aller
Kinder aus, die ab einem bestimmten Stichtag schulpflichtig
sind („Muss-Kinder“) oder die Schule besuchen können
(„Kann-Kinder“). Über einen Dialog werden die Stichtage (für
das Geburtsdatum) für „Muss“- und für „Kann“-Kinder
vorgegeben.
- „Liste Wiedervorlagen“: Hier kann eine komplette Liste
aller Wiedervorlagen oder eine Liste von Wiedervorlagen bis zu
einem Stichtag ausgegeben werden.
- „Liste Sollstellungen“: Hier werden alle Sollstellungen
(außer HLU, Pflegekinder und wJH) eines anzugebenden Zeitraums
aufgelistet.
- „Liste Sollstellungen HLU“: Hier werden alle
Sollstellungen von HLU-Empfängern eines anzugebenden Zeitraums
aufgelistet.
- „Liste Sollstellungen Pflegekinder“: Hier werden alle
Sollstellungen von Pflegekindern eines anzugebenden Zeitraums
aufgelistet.
- „Liste Sollstellungen wJH“: Hier werden alle
Sollstellungen von Kindern mit wirtschaftl. Jugendhilfe eines
anzugebenden Zeitraums aufgelistet.
- „Liste Getränkegeld/feste Umlage“: Hier kann eine separate
Liste für Getränkegeld und feste Umlage erstellt werden.
- „Liste Mittagessen“: Hier kann eine separate Liste für
Mittagessen-Beiträge gedruckt werden.
- „Drucken Annahmeanordnungen“: Druckt Annahmeanordnungen
über die erzeugten Sollstellungen.
- „Belegungsstatistik“: Hier wird eine Belegungsstatistik
von Kindergärten für einen bestimmten Zeitraum und einen
Vergleichszeitraum ausgegeben.
Statistiken via Microsoft Excel
- Neben den Statistiken in Form von ausdruckbaren Listen
bietet das Programmpaket zusätzlich die Möglichkeit, via
Microsoft Excel Zahlen zu visualisieren und auch auszudrucken
- Zu allen Statistiken können neben den mitgelieferten
Vorlagen beliebig viele weitere Vorlagen (z. B. im Rahmen der
Einarbeitung bzw. Schulung) vor Ort individuell angepasst
werden
Dokumentationen/Hilfen
- Vollständige Dokumentation steht als Worddokument zur
Verfügung; neben der Möglichkeit, diese als Handbuch komplett
auszudrucken, bieten die einzelnen Programme eine
Hilfefunktion an, um per Mausklick die Word-Dokumentation zu
öffnen und direkt an die relevante Passage zu springen
(Word-Onlinehilfe)
- Vollständige Dokumentation steht zusätzlich als
Windows-Onlinehilfe mit den Standard-Windowsfunktionen Inhalt,
Index und Suchen zur Verfügung
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